ถุงเงิน ถุงทอง

ลดความล่าช้าในการส่งคืนเงินรองจ่าย ค่าใช้จ่ายบุคลากรของหน่วยงาน โครงการประเภท Cross Function

สมาชิก OD Cross Function โดยความร่วมมือของ 4 หน่วยงาน ฝ่ายการคลัง สำนักบริหารแผนและการคลัง ฝ่ายการงบประมาณ สำนักบริหารแผนและการคลัง ฝ่ายบริหารงานบุคคล สำนักบริหารทรัพยากรมนุษย์ ศูนย์การจัดการทรัพยากรมหาวิทยาลัย (CU-ERP)

กระบวนการที่นำมาพัฒนา (VSM) การส่งคืนเงินรองจ่ายค่าใช้จ่ายบุคลากรของหน่วยงาน

ที่มา / มูลเหตุจูงใจของโครงการ รับผิดชอบ เบิกจ่ายค่าใช้จ่ายบุคลากร/ส่งคืนเงินรองจ่าย รับผิดชอบ ดำเนินการบันทึกข้อมูลและประมวลผลในระบบ CU-ERP(HR) หน่วยงานต่าง ๆ (คณะ/ วิทยาลัย/สถาบัน/ศูนย์/ สำนัก) ฝ่ายบริหารงานบุคคล สำนักบริหารทรัพยากรมนุษย์ บุคลากร/ เจ้าหนี้บุคคลที่ 3 ฝ่ายการคลัง สำนักบริหารแผนและการคลัง รับผิดชอบ ดำเนินการรองจ่าย เพื่อให้จ่ายเงินเดือนได้ทันในแต่ละเดือน ได้รับเงินเดือนฯ ก่อน 3 วันทำการสุดท้ายของเดือน หน่วยงานต่าง ๆ ส่งคืนเงินรองจ่ายค่าใช้จ่ายฯ ล่าช้าเป็นระยะเวลานานหลายเดือนบางหน่วยงาน ไม่สามารถส่งคืนได้ทันในปีงบประมาณ ทำให้มหาวิทยาลัยไม่สามารถวางแผนการบริหารเงิน ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เป้าหมายและตัวชี้วัด 1. จำนวนเงินลูกหนี้เงินรองจ่ายค่าใช้จ่ายบุคลากรคงค้างลดลง จำนวนหน่วยงานที่ส่งคืนเงินรองจ่ายค่าใช้จ่ายบุคลากรครบถ้วนภายในเวลา ที่กำหนดเพิ่มขึ้น

VSM (ก่อนทำ Lean)

สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา (ก้างปลา)

สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา (ก้างปลา) ขาดการประสานงานระหว่าง จนท.HR จนท.การเงิน จนท.นโยบายและแผน ของส่วนงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง บุคลากรของส่วนงาน (คณะ/สถาบัน/วิทยาลัย/ศูนย์/สำนัก) ขาดความเข้าใจในการตรวจสอบรายงานการเบิกจ่าค่าใช้จ่ายบุคลากร ฝ่ายการคลัง ไม่มีกำหนดแนวทางเร่งรัดการส่งคืนรองจ่ายค่าใช้จ่ายบุคลากร 4. กรณีงบประมาณค่าใช้จ่ายบุคลากรไม่เพียงพอ เอกสารประกอบการขอโอนงบประมาณไม่ครบถ้วน

สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ เชิญเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องทุกฝ่ายของส่วนงานต่าง ๆ ที่มีปัญหา ร่วมประชุมปรึกษาเพื่อหาสาเหตุและวิธีการแก้ปัญหาร่วมกัน สำนักบริหารทรัพยากรมนุษย์ จัดทำรายงานสรุปนำส่งเงินรองจ่ายค่าใช้จ่ายบุคลากร เพิ่มเติม ฝ่ายการคลัง สำนักบริหารแผนและการคลัง จัดทำแนวทางโดยกำหนดระยะเวลาในการส่งคืนเงินรองจ่ายค่าใช้จ่ายบุคลากร ฝ่ายการงบประมาณ สำนักบริหารแผนและการคลัง จัดทำเอกสารแนะนำเรื่องการขอโอนงบประมาณ กรณีงบประมาณค่าใช้จ่ายบุคลากรไม่เพียงพอในระบบ CU-ERP (FI)

ผลลัพธ์ของการพัฒนา ก่อนปรับปรุง หลังปรับปรุง แผนภูมิแสดง ข้อมูลก่อนการปรับปรุง 6 เดือน ตั้งแต่ธ.ค.53 – พ.ค.54 และหลังปรับปรุง 3 เดือน ตั้งแต่ มิ.ย.54 – ส.ค.54 คือ 1. จำนวนเงินรองจ่ายฯคงค้างแต่ละเดือน ณ วันที่ 10 ของเดือนถัดไป 2. จำนวนหน่วยงานที่ส่งคืนเงินรองจ่ายฯ ครบถ้วนแต่ละเดือน ณ วันที่ 10 ของเดือนถัดไปจาก จำนวน 36 หน่วยงาน

ผลการปรับปรุง จำนวนเงินลูกหนี้เงินรองจ่ายค่าใช้จ่ายบุคลากรคงค้างแต่ละเดือนลดลง จำนวนหน่วยงานที่ส่งคืนเงินรองจ่ายค่าใช้จ่ายบุคลากรครบถ้วนในแต่ละเดือน ยังเห็นการเปลี่ยนแปลงไม่ชัดเจนเนื่องจากบางขั้นตอนอยู่ระหว่างดำเนินการ คาดว่าน่าจะเป็นไปในแนวทางที่ดีขึ้น

VSM (หลังทำ Lean)