น.ส.บุญศรี โชติวรรณวิวัฒน์ ระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 น.ส.บุญศรี โชติวรรณวิวัฒน์

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 งานสารบรรณ หมายถึง งานเกี่ยวกับการบริหารเอกสาร เริ่มตั้งแต่ จัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลายเอกสาร ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี เป็นผู้รักษาการตามระเบียบ งานสารบรรณ และมีอำนาจตีความ วินิจฉัยปัญหาเกี่ยวกับการปฏิบัติตามระเบียบ

หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ * หนังสือที่มีไป-มา ระหว่างส่วนราชการ * จากส่วนราชการไปถึงบุคคลภายนอก หรือหน่วยงานที่ไม่ใช่ส่วนราชการ * จากบุคคลภายนอกมาถึงส่วนราชการ * ราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐาน เช่น บันทึกสอบสวน * เอกสารที่ราชการจัดทำขึ้นตามกฏหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ

หนังสือราชการแบ่งเป็น 6 ชนิด ได้แก่ หนังสือภายนอก เป็นแบบพิธีโดยใช้ กระดาษตราครุฑ (2) หนังสือภายใน เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือ ภายนอก ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือ จังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษ บันทึกข้อความ

(3) หนังสือประทับตรา ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อ ของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง เป็นผู้ลงชื่อย่อกำกับตรา เฉพาะกรณีไม่ใช่เรื่องสำคัญ (4) หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด คือ * ระเบียบ * คำสั่ง * ข้อบังคับ

(5) หนังสือประชาสัมพันธ์ ได้แก่ * ประกาศ * แถลงการณ์ * ข่าว (6) หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐาน ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึกที่เจ้าหน้าที่เสนอผู้บังคับบัญชา และ หนังสืออื่น ๆ รวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม เทปบันทึกเสียง บันทึกภาพ

ชั้นความเร่งด่วน ได้แก่ ด่วนที่สุด ด่วนมาก ด่วน ให้ปฏิบัติ ดังนี้ (1) ด่วนที่สุด ให้ปฏิบัติทันที (2) ด่วนมาก ให้ปฏิบัติโดยเร็ว (3) ด่วน ให้ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ สำเนาหนังสือ โดยปกติให้มีสำเนาคู่ฉบับเก็บไว้ ที่ต้นเรื่อง 1 ฉบับ เก็บไว้ที่หน่วยสารบรรณกลาง 1 ฉบับ

การเก็บหนังสือราชการ แบ่งเป็น 3 ประเภท ได้แก่ (1) เก็บระหว่างปฏิบัติ (2) เก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว (3) เก็บเพื่อไว้ใช้ในการตรวจสอบ อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี หนังสือธรรมดาไม่ใช่เรื่องสำคัญ และเกิดขึ้นเป็นประจำ ให้เก็บไวไม่น้อยกว่าหนึ่งปี

ครุฑ มีสองขนาด ได้แก่ การทำลายหนังสือราชการ ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม แต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ อย่างน้อย 3 คน โดยให้แต่งตั้งจากข้าราชการ ระดับ 3 ขึ้นไป ครุฑ มีสองขนาด ได้แก่ ขนาด 3 ซ.ม. ขนาด 1.5 ซ.ม.

เลขหนังสือของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ประกอบด้วย ตัวเลข 4 ตัว โดยสองตัวแรก หมายถึงส่วนราชการระดับกรม หรืออำเภอในส่วนภูมิภาค ส่วนสองตัวหลังหมายถึงกองหรือแผนก งานต่าง ๆ เช่น มท 0601/..... 06 ได้แก่กรมป้องกันฯ ส่วน 01 หมายถึงสำนักงานเลขานุการกรม

การปรับปรุงเลขประจำส่วนราชการ ให้มีการปรับปรุงทุก ๆ 5 ปี โดยถือเอาปี พ.ศ. ที่ลงท้ายด้วย เลข 5 และเลข 0 เป็นหลัก เช่น พ.ศ. 2535 , พ.ศ. 2540 หรือ พ.ศ. 2545 เป็นต้น

3. กรมเชื้อเพลิงธรรมชาติ 4. กรมธุรกิจพลังงาน รหัสตัวพยัญชนะประจำกระทรวง ของ กระทรวงพลังงาน คือ พน. กระทรวงพลังงาน มีส่วนราชการ ดังนี้ 1. สำนักงานรัฐมนตรี 2. สำนักงานปลัดกระทรวง 3. กรมเชื้อเพลิงธรรมชาติ 4. กรมธุรกิจพลังงาน 5. กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษ์พลังงาน 6. สำนักงานนโยบายและแผนพลังงาน

กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษ์พลังงาน มีหน่วยงานสังกัด รหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจำเจ้าของเรื่องดังนี้ สำนักงานเลขานุการกรม ที่ พน ๐๕๐๑/ กองแผนงาน ที่ พน ๐๕๐๒/ กองฝึกอบรม ที่ พน ๐๕๐๓/ สำนักกำกับและอนุรักษ์พลังงาน ที่ พน ๐๕๐๔/ สำนักถ่ายทอดและเผยแพร่เทคโนโลยี ที่ พน ๐๕๐๕/ สำนักพัฒนาพลังงาน ที่ พน ๐๕๐๖/ สำนักพัฒนาพลังงานแสงอาทิตย์ ที่ พน ๐๕๐๗/ สำนักวิจัย ค้นคว้าพลังงาน ที่ พน ๐๕๐๘/ สำนักส่งเสริมการอนุรักษ์พลังงาน ที่ พน ๐๕๐๙/

หนังสือถึงบุคคลธรรมดา ให้ขึ้นต้นด้วย "เรียน" ลงท้ายด้วย "ขอแสดงความนับถือ" หนังสือถึงประธานองคมนตรี นายกรัฐมนตรี ประธานรัฐสภา ประธานวุฒิสภา ประธานสภาผู้แทนราษฎร ประธานศาลฎีกา รัฐบุรุษ ให้ขึ้นต้นด้วย "กราบเรียน" ลงท้ายด้วย "ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง"