บริการผลการศึกษาทันใจกับ สทป. โครงการพัฒนาคุณภาพงาน ประจำปี พ.ศ.2554 บริการผลการศึกษาทันใจกับ สทป.

งานระเบียนการศึกษา ฝ่ายทะเบียนการศึกษา สำนักงานการทะเบียนและประมวลผล หน่วยงาน งานระเบียนการศึกษา ฝ่ายทะเบียนการศึกษา สำนักงานการทะเบียนและประมวลผล

ชื่อกลุ่ม CU_gradebook

ที่มา/มูลเหตุจูงใจของโครงการ สำนักงานการทะเบียนและประมวลผลเป็นหน่วยงานที่ให้บริการเกี่ยวกับงานทะเบียนนิสิต โดยทำหน้าที่แจ้งผลการศึกษาแก่นิสิตหลังจากอาจารย์ผู้สอนส่งเกรดตามกำหนดเวลาปฏิทินการศึกษาในแต่ละภาคการศึกษา ซึ่งสำนักงานการทะเบียนและประมวลผลจะทำการบันทึกข้อมูลและประมวลผลพร้อมแจ้งผลการศึกษาผ่านเว็บไซต์ก่อนกำหนดเวลาประมาณ 2 วันตามปฏิทินการศึกษา และเมื่อหลังจากหมดเขตการส่งเกรดตามปฏิทินการศึกษาแล้วจะมีอาจารย์ผู้สอนบางท่านส่งคะแนนล่าช้าทำให้นิสิตทราบผลการศึกษาช้า เป็นเหตุให้ไม่สามารถนำหลักฐานไปแสดงในการขอทุนการศึกษา การขอจบการศึกษา การสมัครงาน และศึกษาต่อสถาบันอื่น ๆได้ทันกำหนดเวลา เนื่องจากสำนักงานการทะเบียนและประมวลผลจะทำการประมวลผลของรายวิชาที่อาจารย์ผู้สอนส่งเกรดหลังกำหนด และแจ้งผลการศึกษาแก่นิสิตเดือนละ 2 ครั้ง คือในวันที่ 10 และ 25 ของเดือน

เป้าหมายและตัวชี้วัด 1. ระยะเวลาที่นิสิตทราบผลการศึกษาจาก 16 วัน เป็นน้อยกว่า 7 วัน 2. ความพึงพอใจในการบริการของสำนักงานการทะเบียนและประมวลผลสูงขึ้น

สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา 1. ต้องทำการถ่ายโอนข้อมูลเนื่องจากฐานข้อมูลไม่เป็นฐานเดียวกัน 2. แนวปฏิบัติเดิมหลังจากหมดเขตการส่งเกรดตามปฏิทินการศึกษาแล้ว สำนักงานการทะเบียนและประมวลผล จะทำการประมวลผลของรายวิชาที่อาจารย์ผู้สอนส่งเกรดหลังกำหนดและแจ้งผลการศึกษาแก่นิสิตเดือนละ 2 ครั้ง คือในวันที่ 10 และ 25 ของเดือน 3. เจ้าหน้าที่จัดเรียงเอกสารผิดพลาด เนื่องจากมีเอกสารที่ไม่ชัดเจนและมีจำนวนมาก

สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ 1. จัดให้เจ้าหน้าที่เป็นผู้ทำการถ่ายโอนข้อมูล - การถ่ายโอนแบบ online - การถ่ายโอนโดยเจ้าหน้าที่   ถ่ายโอนผลการศึกษาขึ้น Web site เจ้าหน้าที่เตรียมข้อมูล ผลการศึกษาของนิสิต INGRES ORACAL

2. เจ้าหน้าที่จะต้องมีความรับผิดชอบและรอบคอบ 3 2. เจ้าหน้าที่จะต้องมีความรับผิดชอบและรอบคอบ 3. กำหนดเวลาในการถ่ายโอนข้อมูลที่แน่นอนทุกสัปดาห์ คือ เย็นวันพฤหัสบดี 4. ยกเลิกแนวการปฏิบัติจากเดิมแจ้งผลการศึกษา ทุก ๆ 16 วันเป็นน้อยกว่า 7 วัน

5. ลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน - ไม่มีการบันทึกรับใบแจ้งผลการศึกษา - ไม่มีการจัดชุดสำหรับใบแจ้งผลการศึกษา

6. บันทึกข้อมูลและตรวจสอบผลการศึกษาทุกวันเพื่อเตรียมประมวลผลการศึกษา 7 6. บันทึกข้อมูลและตรวจสอบผลการศึกษาทุกวันเพื่อเตรียมประมวลผลการศึกษา 7. ขออุปกรณ์ในการจัดหมวดหมู่ / วางเก็บเอกสาร 8. ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเป็นแนวทางเดียวกัน 9. เจ้าหน้าที่สามารถทำงานทดแทนกันได้

ผลลัพธ์การดำเนินการ (ข้อมูลตัวชี้วัดเปรียบเทียบก่อนและหลังการปรับปรุง) ผลลัพธ์การดำเนินการ (ข้อมูลตัวชี้วัดเปรียบเทียบก่อนและหลังการปรับปรุง) 1. ระยะเวลาที่นิสิตทราบผลการศึกษาจาก 16 วัน เป็นน้อยกว่า 7 วัน - สามารถทำได้ตามเป้าหมายที่กำหนดโดยนิสิตสามารถเข้าไปดูผลการศึกษาของ ตนเองทุกวันศุกร์ของสัปดาห์ - มีผลทำให้การสอบถามเรื่องผลการศึกษาลดลงเช่น ทางโทรศัพท์, ทาง e-mail, มาด้วยตนเอง

2 ความพึงพอใจในการบริการของสำนักงานการทะเบียนและประมวลผลสูงขึ้น จากสถิติที่เก็บข้อมูลแบบสำรวจความพึงพอใจผ่านทาง web site

สมาชิกกลุ่ม CU_gradebook (จากซ้ายมาขวา) นางสาวมาลินี กาญจนศรีสุขกุล (เลขา) , นางรัตนา บุณยมาลิก (ประธานกลุ่ม) , นางน้ำทิพย์ ตั้งวรชัย , นายวรรณสิทธิ์ บุญอ่อน , นางณิภา พุทธพงศ์ , นางปิยนาถ บุญบันดาลชัย , นางรัตนาพร อาจกมล