Lean กลุ่ม 1 เครือข่ายและเปลี่ยนเรียนรู้วิชาชีพ เครือข่ายบุคคล

การพัฒนาระบบการเตือนเพื่อต่อสัญญาจ้างทัน ภายในระยะเวลาที่กำหนด 2 2

ที่มา/มูลเหตุจูงใจของโครงการ การต่อสัญญาจ้างพนักงานมหาวิทยาลัย จะดำเนินการให้แล้วเสร็จเป็นเวลาอย่างน้อย 3 เดือน ก่อนครบอายุสัญญา การเปลี่ยนรอบระยะเวลาการต่อสัญญา อาจส่งผลกระทบให้เกิดละเลยการต่อสัญญาหรือต่อสัญญาคลาดเคลื่อนออกไป หรือไม่ตรงตามกำหนดเวลาได้

VSM ก่อนทำ Lean การต่อสัญญาจ้างไม่ทันในระยะเวลาที่กำหนดทำให้เจ้าหน้าที่บุคคล ไม่สามารถส่งสัญญาจ้างให้กับมหาวิทยาลัยได้ทันตามกำหนด พนักงานมหาวิทยาลัยได้รับสัญญาจ้างล่าช้า หลังจากสิ้นสุดสัญญาจ้างประมาณ 3 เดือน ซึ่งมีผลทำให้ไม่สามารถใช้สัญญาจ้างในการทำนิติกรรมกับสถาบันทางการเงินได้  

แผนหรือขั้นตอนการดำเนินงาน ระยะเวลาดำเนินการ ระยะเวลาเริ่มต้นวันที่วันที่ 15 มีนาคม 2554 ถึง วันที่ 30 กันยายน 2554 รวม 5 เดือน 15 วัน เดือน ขั้นตอน มี.ค.54 เม.ย.54 พ.ค.54 มิ.ย.54 ก.ค.54 ส.ค.54 ก.ย.54 วางแผน (Plan) ดำเนินการ (Do) ตรวจสอบ (Check) ขยายผล (Act) ทำระบบการเตือน (จัดทำคู่มือการเตือน)

เป้าหมายและตัวชี้วัด ตัวชี้วัดเชิงปริมาณ ระยะสั้น (Short Term) พนักงานมหาวิทยาลัยยังไม่ได้รับ การต่อสัญญาปฏิบัติงานให้แล้วเสร็จ (วัดผลเมื่อครบ 6 เดือน) ก่อนวันสิ้นสุด สัญญาปฏิบัติงานอย่างน้อย 3 เดือน คิดเป็น 50 % การนำรายงานการเตือน(Query) และระบบการเตือนที่ใช้โปรแกรมสำเร็จรูป (Rainlendar) ในการดำเนินการต่อสัญญาจ้างก่อนครบสัญญาจ้าง 3 เดือน การต่อสัญญาจ้างดำเนินการได้ทันการก่อนสิ้นสุดสัญญาจ้างอย่างครบถ้วน 100% ระยะยาว (Long Term) พนักงานมหาวิทยาลัยได้รับการต่อสัญญา ปฏิบัติงานให้แล้วเสร็จ(วัดผลเมื่อครบ1 ปี) ก่อนวันสิ้นสุดสัญญาปฏิบัติงานอย่างน้อย 3 เดือนคิดเป็น 100 % เพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน และลดระยะเวลาในการปฏิบัติงาน

การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา(ก้างปลา) บุคลากร เครื่องมือ อุปกรณ์ ไม่ได้ฝึกเจ้าหน้าที่สำรองไว้ ข้อมูลในระบบไม่Up date HRเก่าลาออก HR ใหม่ขาดความเอาใจใส่ HR ไม่พร้อมรับระบบใหม่ ไม่มีระบบเตือนอัตโนมัติ คอมพิวเตอร์ไม่เหมาะกับการใช้งาน การต่อสัญญาจ้าง ไม่ทันภายในเวลากำหนด การแจ้งกฎ ระเบียบ ควรใช้ช่องทางใดหรือแจ้งทางEmail กฎ ระเบียบ มีการเปลี่ยนแปลงบ่อย ผ่านกรรมการกลั่นกรองหลายชุด การรับรู้กฎ ระเบียบที่เปลี่ยนแปลงล่าช้า พ้นกำหนดวันที่ครบสัญญาจ้าง ระเบียบ กฎ ข้อกำหนด การบริหารจัดการ

สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ ดำเนินการอบรมให้กับเจ้าหน้าที่บุคคลและผู้ปฏิบัติงานด้านบุคคลเกี่ยวกับ ระบบการเตือนที่เป็นโปรแกรมสำเร็จรูป (Rainlendar) และการเรียกรายงาน การเตือน (Query)ของพนักงานมหาวิทยาลัยที่จะครบกำหนดสัญญาจ้างจาก ระบบ CU-HR

สรุป กระบวนการที่นำมาพัฒนา ใช้เวลาในการต่อสัญญาจ้างโดยทำ รายงานการเตือน(Query) และระบบการเตือนจากโปรแกรม สำเร็จรูป (Rainlendar) เดิม ใช้เวลา 48 วัน 6 ชั่วโมง 10 นาที ขั้นตอน 18 ขั้นตอน ปัจจุบัน สามารถลดได้ 39 วัน 7 ชั่วโมง 10 นาที 17 ขั้นตอน

ผลลัพธ์ตามเครื่องชี้วัดที่กำหนดไว้ VSM (หลังทำ Lean) การดำเนินการต่อสัญญาจ้าง มหาวิทยาลัยได้ดำเนินการคิวรี(Query) ส่งให้หน่วยงานเรื่องการต่อสัญญาปฏิบัติงาน ส่วนงานสามารถนำไปใช้ในการประเมินต่อสัญญาปฏิบัติงานได้ ผลลัพธ์ตามเครื่องชี้วัดที่กำหนดไว้ (เปรียบเทียบรายเดือน หรือ ก่อนและหลังการปรับปรุง) ก่อนการปรับปรุง : ระบบการเตือนและการต่อสัญญาปฏิบัติงานไม่ทันตาม กำหนดระยะเวลาการสิ้นสุดสัญญาปฏิบัติงาน หลังการปรับปรุง : ระบบการเตือนและต่อสัญญาปฏิบัติงานทันตาม กำหนดระยะเวลาการสิ้นสุดสัญญาปฏิบัติงาน

ผู้รับผิดชอบโครงการ 1 ผู้ช่วยอธิการบดี (นายเกรียงศักดิ์ บูรณปัทมะ) ผู้ช่วยอธิการบดี (นายเกรียงศักดิ์ บูรณปัทมะ) ที่ปรึกษาโครงการ 2 ผู้ช่วยศาสตราจารย์ แพทย์หญิงยุวรีย์ พิชิตโชค 3 นางสาวกัลยาณี ตันนุกูล ประธานกลุ่ม 4 นางกมลพร ศิระมาด เลขานุการ 5 นางสุทธิวรรณ นาซะ สมาชิก 6 นางสาวนุษรา ปานกรด 7 นางสาวสุกัญญา มั่งดี 8 นางสาวสุวรรณี จิรพงศ์ไผท 9 นายอภิชาต ธรรมนิธา 10 นางสาวพรทิพย์ งามเกตุวิรุฬห์ 11 นางวราภรณ์ เหลืองทวีผล ผู้รับผิดชอบโครงการ

ผู้รับผิดชอบโครงการ 12 นางสาวคณัสวรรณ ทองเปลื้อง สมาชิก 13 นางสาวคณัสวรรณ ทองเปลื้อง สมาชิก 13 นางกุหลาบ เสริมศักดิ์ 14 นางทรงศรี โพธิสวัสดิ์ 15 นางสุชิรา ปัญญาสัตติกุล 16 นางรุ้งนภา ศรีสวัสดิ์ 17 นางมนฤดี ยิ้มเป็นใย 18 นางกฤษณา บุญมา 19 นางศุภวรรณ อนุกูล 20 นางสาวนัสมน อัมพานนท์ 21 นางสุภาพร กานตานนท์ ผู้รับผิดชอบโครงการ

ขอบคุณค่ะ