Human Resource Management Gaining a Competitive Advantage Chapter 4 The Analysis and Design of Work McGraw-Hill/Irwin Copyright © 2008 by The McGraw-Hill Companies, All Rights Reserved.
Learning Objectives After reading this chapter, you should be able to: วิเคราะห์โครงสร้างขององค์กรและกระบวนการไหลของงาน ระบุผลลัพธ์ กิจกรรม และปัจจัยนำเข้าในการผลิตสินค้าหรือบริการ เข้าใจความสำคัญของการวิเคราะห์งาน เลือกเทคนิคในการวิเคราะห์งานได้อย่างถูกต้อง ระบุทักษะที่ต้องใช้เฉพาะงาน เข้าใจวิธีการในการวิเคราะห์งาน
Work-flow Analysis การวิเคราะห์การไหลของงาน ทำให้ผู้บริหารเข้าใจในทุกงานที่เกี่ยวข้องกับการสร้างผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพสูง ทำให้ทราบเกี่ยวกับทักษะที่ใช้ในการทำงาน Work flow analysis includes: การวิเคราะห์ผลลัพธ์ การวิเคราะห์กระบวนการ การวิเคราะห์ปัจจัยนำเข้า The workflow process is useful because it provides a means for the managers to understand all the tasks required to produce a high-quality product as well as the skills necessary to perform those tasks. Work flow analysis includes: --analyzing work outputs -- Work outputs are products of, or services provided by, a work unit. --analyzing work processes -- Work processes are the activities that members of a work unit engage into produce a given output. --analyzing work inputs -- Work inputs are the "ingredients" that go into the work processes and can be broken down into three categories: raw material, equipment, and human skills.
Developing a Workflow Analysis Raw Inputs - material - information Equipment - facilities - systems ACTIVITY what tasks are required? OUTPUT - product/service - how measured? This diagram presents the workflow process. People - knowledge - skills - abilities
Organizational Structure โครงสร้างองค์กร โครงสร้างองค์กรทำให้ทราบเกี่ยวกับความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลกับหน่วยงานที่สร้างผลลัพธ์ มิติที่สำคัญ 2 ประการ: 1. การรวมศูนย์ Centralization 2. การจัดแผนกงานDepartmentalization Organization structure – provides a cross-sectional overview of the static relationship between individuals and units that create the outputs. A. Two of the most important dimensions of structure are centralization and departmentalition. 1. Centralization is the degree to which authority resides at the top of the organizational chart. 2. Departmentalization refers to the degree to which work units are grouped based upon functional similarity or similarity of workflow.
Structural Configuration การกำหนดเชิงโครงสร้าง Functional หน้าที่ functional departmentalizationจัดแผนกตามหน้าที่ high level of centralization การรวมศูนย์อยู่ในระดับสูง high efficiency ประสิทธิภาพสูง Inflexible ไม่ยืดหยุ่น insensitive to subtle differences across products, regions, and clients Divisional แผนก workflow departmentalization จัดแผนกตามการไหลของาน low level of centralizationการรวมศูนย์ในระดับต่ำ semi-autonomous กึ่งอัตโนมัติ flexible and innovative ยืดหยุ่นและสร้างสรรค์ sensitive to subtle differences across products, regions, and clients low efficiency ประสิทธิภาพต่ำ A functional structure (See Fig. 4.2 in the text) employs a functional departmentation scheme with high levels of centralization. Functional structures are very efficient. However, they tend to be inflexible and insensitive to subtle differences across products, regions, or clients A divisional structure (see Figures 4.3, 4.4, 4.5 in the text) employs a workflow departmentation and low levels of centralization. Because of their workflow focus, their semi-autonomous nature, and their proximity to a homogenous consumer base, divisional structures tend to be more flexible and innovative. However, they are not very efficient
The Importance of Job Analysis to HR Managers Work Redesign การออกแบบงานใหม่ Performance Appraisal การประเมินสมรรถนะ Job Analysis HR Planning Job Evaluation การประเมินงาน 1. Job analysis has been called the building block of everything that the personnel department does. 2. Some of the human resource activities that use job‑analysis information includes selection, performance appraisal, training and development, job evaluation, career planning, work redesign, and human resource planning. Career Planning การวางแผนอาชีพ Selection การเลือก Training and Development การฝึกอบรมและพัฒนา
The Importance of Job Analysis to Line Managers ผู้บริหารต้องมีรายละเอียดของข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับงานเพื่อให้เข้าใจกระบวนการไหลของงาน ผู้บริหารต้อง เข้าใจเกี่ยวกับเงื่อนไขของงาน ผู้บริหารต้อง เข้าใจเกี่ยวกับหน้าที่และกิจกรรมของแต่ละงาน 1. Managers must have detailed information about all the jobs in their work group to understand the work‑flow process. 2. Managers need to understand the job requirements to make intelligent hiring decisions. 3. Since the manager is responsible for ensuring that each individual is performing his or her job satisfactorily, the manager must clearly understand the tasks required in every job.
Job Analysis Information คำบรรยายลักษณะงาน Job Description is a list of tasks, duties, and responsibilities (TDRs) คุณลักษณะเฉพาะงาน Job Specification is a list of knowledge, skills, abilities, and other characteristics (KSAOs) 1. A job description is a list of the tasks, duties, and responsibilities (TDRs) that the job entails. 2. A job specification is a list of the knowledge, skills, abilities, and other characteristics (KSAOs) that an individual must have to perform the job.
Sample Job Description Job Title: Maintenance Mechanic General Description of Job: General maintenance and repair of all equipment used in the operations of a particular district. Includes the servicing of company used vehicles, shop equipment, and machinery used on job sites. 1. Essential duty (40%) Maintenance of Equipment 2. Essential duty (40%) Repair of Equipment 3. Essential duty (10%) Testing and Approval 4. Essential duty (10%) Maintain Stock Nonessential functions: Other duties assigned This slide presents a sample job description.
Job Analysis Methods Position Analysis Questionnaire (PAQ) Fleishman Job Analysis System (FJAS) Occupational Information Network (O*NET) There are three job analysis methods described here: The Position Analysis Questionnaire (PAQ) is a standardized job‑analysis questionnaire containing 194 items representing work behaviors, work conditions, or job characteristics that are generalizable across a wide variety of jobs. Fleishman Job Analysis System (FJAS) -- This approach defines abilities as enduring attributes of individuals that account for differences in performance. The system is based on taxonomy of 52 cognitive, psychomotor, physical, and sensory abilities that adequately represent all the dimensions relevant to work, and The Occupational Information Network (O*NET) -- Instead of relying on fixed job titles and narrow task descriptions, the O*NET uses a common language that generalizes across jobs to describe the abilities, work styles, work activities, and work context required for various occupations that are more broadly defined.
มิติของงาน Job Dimensions and Job Tasks of a University Professor Teaching prepares and presents lecture material in class Research prepares research reports for publication in journals Advising gives career counseling advice to students Service serves on departmental committees as needed This slide presents the job dimensions and job tasks of a university professor which include teaching, research, service, consulting, and advising. Consulting performs work for external organizations
Job Design การออกแบบงาน Job redesign การออกแบบงานใหม่ 4 วิธีการในการออกแบบงานมีดังนี้ : mechanistic approach motivational approach biological approach perceptual-motor approach Job design is the process of defining the way work will be performed and the tasks that will be required in a given job. Job redesign refers to changing the tasks or the way work is performed in an existing job. Four approaches used in job design are: mechanistic approach motivational approach biological approach perceptual-motor approach These approaches will be discussed in the following slides.
Mechanistic Approach Has its roots in classical industrial engineering. Focuses on designing jobs around the concepts of: task specialization ความเชี่ยวชาญในงาน skill simplification การทำให้ง่ายขึ้น Repetition การทำงานแบบซ้ำๆ Scientific management การบริหารงานแบบวิทยาศาสตร์ is one of the earliest mechanistic approaches หาวิธีทำงานที่ดีที่สุดโดยใช้หลักการเคลื่อนไหวและเวลา 1. The mechanistic approach to job design has its roots in classical industrial engineering and focuses on designing jobs around the concepts of task specialization, skill simplification, and repetition. 2. Scientific management, one of the earliest mechanistic approaches, sought to identify the one best way to perform the job through the use of time‑and‑motion studies.
Motivational Approach มุ่งเน้นที่ลักษณะของงานที่มีผลกระทบต่อ the psychological meaning ความหมายเชิงจิตวิทยา motivational potential of job design ศักยภาพในการจูงใจของการออกแบบงาน ทำให้งานมีความซับซ้อนของงานโดย: job enlargement การขยายงาน การเปลี่ยนแปลงขอบเขตของงาน job enrichment การเพิ่มงาน ต้องใช้ความสามารกเพิ่มขึ้น 1. The motivational approach to job design focuses on the job characteristics that affect the psychological meaning and motivational potential, and it views attitudinal variables as the most important outcomes of job design. 2. The prescriptions of the motivational approach focus on increasing job complexity through job enlargement, job enrichment, and the construction of jobs around sociotechnical systems.
Job Characteristics Model โมเดลลักษณะงานที่ปฏิบัติ A model of how job design affects employee reaction is the “Job Characteristics Model”. Work Outcomes High Motivation ภาวะการจูงใจสูง High Quality of Work คุณภาพงานสูง High Satisfaction ความพึงพอใจสูง Low Absenteeism and Turnover การขาดงานและหยุดงานต่ำ Core Job Dimensions Skill Varietyความชำนาญในหลายๆทาง Task Identity เอกลักษณ์ของงาน Task Significance ความสำคัญของงาน Autonomy ความเป็นอิสระในงาน Feedback ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน Psychological States Meaningful Work งานมีความสำคัญ Responsibility for Outcome ความรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ Knowledge of Results ความรู้เกี่ยวกับผลที่เกิดขึ้น A model of how job design affects employee reaction is the “Job Characteristics Model”. a. According to this model, jobs can be described in terms of five characteristics: skill variety, task identity, task significance, autonomy, and feedback. b. These five job characteristics determine the motivating potential of a job by affecting three psychological states: experienced meaningfulness, responsibility, and knowledge of results. c. When the core job characteristics are high, individuals will have a high level of internal work motivation, higher quantity and quality of work, and higher levels of job satisfaction.
Biological Approach วิธีการทางชีววิทยา ศึกษาทางชีวกลศาสตร์ การเคลื่อนไหวในการทำงาน Ergonomics การยศาสตร์ เป้าหมายคือลดความเครียดทางจิตใจของพนักงาน มุ่งเน้นผลลัพธ์ เช่น: physical fatigue ความล้าทางกาย aches and pains ความเจ็บปวดและปวดเมื่อย health complaints การร้องเรียนเกี่ยวกับสุขภาพ 1. The biological approach to job design comes primarily from the sciences of biomechanics (the study of body movements), and it is usually referred to as ergonomics, or the concern with examining the interface between individuals' physiological characteristics and the physical work environment. The goal of this approach is to minimize the physical strain on the worker by structuring the physical work environment around the way the body works. 2. The biological approach focuses on outcomes such as physical fatigue, aches and pains, and health complaints. 3. The biological approach has been applied in redesigning equipment to reduce the physical demands so women can perform the jobs and to reduce occupational illnesses such as carpal tunnel syndrome.
Perceptual-Motor Approach การรับรู้-การเรียนรู้ มาจากรากฐานทางปัจจัยมนุษย์ เน้นที่ความสามารถของมนุษย์ทั่งด้านร่างกายและจิตใจ ออกแบบงานเพื่อไม่ให้เกินความสามารถของมนุษย์ ปรับปรุงความเชื่อถือได้ ความปลอดภัย และปฏิกิริยาของคนโดยออกแบบงานเพื่อลดภาระงานด้านการประมวลข้อมูลในการทำงาน 1. The perceptual-motor approach to job design has its roots in the human‑factors literature and focuses on human mental capabilities and limitations. The goal is to design jobs in a way that ensures that they do not exceed people's mental capabilities. 2. This approach generally tries to improve reliability, safety, and user reactions by designing jobs in a way that reduces the information processing requirements of the job. 3. This approach, similar to the mechanistic approach, generally has the effect of decreasing the job's cognitive demands.
Trade-Offs among Different Approaches to Job Design Job Design Approach Positive Outcomes Negative Outcomes Higher job satisfaction Higher motivation Greater job involvement Lower absenteeism Decreased training time Higher utilization levels Lower likelihood of error Less chance of mental overload and stress Less physical effort Less physical fatigue Fewer health complaints Fewer medical incidences Lower likelihood of accidents Lower training time Increased training time Lower utilization levels Greater likelihood of error Greater chance of mental overload and stress Lower job satisfaction Lower motivation Higher absenteeism Higher financial costs because of changes in equipment or job environment Motivational Mechanistic Biological Perceptual-Motor 1. One research study found job incumbents expressed higher satisfaction with jobs scoring highly on motivational approach. However, the motivational and mechanistic approaches were negatively related, suggesting that designing jobs to maximize efficiency is likely to result in a lower motivational component to those jobs. 2. Jobs redesigned to increase the motivating potential result in higher costs in terms of ability requirements, training, and compensation. 3. In designing jobs, it is important to understand the trade‑offs inherent in focusing on one particular approach to job design.