การกำหนดรหัสของสันแฟ้ม P.S.O. 1101 ระบบข้อมูล
การกำหนดรหัสของสันแฟ้ม การกำหนดรหัสของสันแฟ้ม เพื่อให้เข้าใจและจำได้ง่าย มีข้อแนะนำ ให้กำหนดดังนี้ ขึ้นต้นด้วยชื่อฝ่าย/กลุ่ม - กิจกรรม/กิจกรรมย่อย ตัวอย่างเช่น ฝ่ายบริหาร แทนด้วย 01 ,กิจกรรม คืองานธุรการ แทนด้วย 1 ,กิจกรรมย่อย คือ การตรวจเช็ควันลา แทนด้วย 1 ก็จะได้รหัสสันแฟ้ม ดังนื้ 01 - 11
การกำหนดรหัสของสันแฟ้ม หรือจะใช้ตัวอักษร เพียงอย่างเดียวหรือจะผสมกับตัวเลขก็ได้ เช่น ตัวอย่าง ฝ่ายบริหาร แทนด้วย บห ,กิจกรรม คืองานธุรการ แทนด้วย 1 ,กิจกรรมย่อย คือ การตรวจเช็ควันลา แทนด้วย 1 ก็จะได้รหัสสันแฟ้ม ดังนื้ บห - 11 เป็นต้น
การกำหนดรหัสของสันแฟ้ม บห - 11 แทนกิจกรรมย่อย ตรวจเช็ควันลา แทนกิจกรรม แทนฝ่ายบริหาร ชื่อแฟ้ม (ตามกิจกรรมย่อย) จำนวนแฟ้มที่จัดเก็บในเรื่องเดียวกัน แฟ้มที่ ปี ? ตามปี พ.ศ. หรือปีงบประมาณ เก็บอย่างไร เช่นในคอมพิวเตอร์,แผ่นดิส จัดเก็บ - ? ตู้/ชั้น/ลำดับ- ?/?/? หมายถึงตู้/ชั้นและลำดับของแฟ้มที่เท่าไหร่
ทะเบียนคุมแฟ้มเอกสาร ชื่องาน………. ชื่อฝ่าย/กลุ่ม……. กอง…… ทะเบียนคุมแฟ้มเอกสาร ชื่องาน………..ชื่อฝ่าย/กลุ่ม…….. กอง…….. ฐานข้อมูล……………… (ตู้ที่ ……)
ทะเบียนคุมตู้เก็บแฟ้มเอกสาร ชื่องาน………. ชื่อฝ่าย/กลุ่ม……. กอง…… ทะเบียนคุมตู้เก็บแฟ้มเอกสาร ชื่องาน………..ชื่อฝ่าย/กลุ่ม…….. กอง…….. ฐานข้อมูล………………
สารบัญ ชื่อแฟ้ม (ชื่อกิจกรรมที่ดำเนินการ) ฐานข้อมูลงาน………ฝ่าย/กลุ่ม……… สารบัญ ชื่อแฟ้ม (ชื่อกิจกรรมที่ดำเนินการ) ฐานข้อมูลงาน………ฝ่าย/กลุ่ม………..กอง…….
การกำหนดสีของสันแฟ้ม เพื่อให้การค้นหาแฟ้มเอกสารได้ง่ายและรวดเร็ว ให้กำหนดสีเป็นสัญลักษณ์ตามภารกิจ ดังนี้ ภารกิจหลัก - กำหนดสีของสันแฟ้มเป็นสีเหลืองอ่อน ภารกิจรอง - กำหนดสีของสันแฟ้มเป็นสีฟ้าอ่อน ภารกิจสนับสนุน - กำหนดสีของสันแฟ้มเป็นสีชมพู
แฟ้มเชื่อมโยง
จบการนำเสนอ การกำหนดรหัสของสันแฟ้ม P.S.O. 1101 ระบบข้อมูล