Workshop 5 การนิยามวัตถุประสงค์ จาก SLM และสร้างตัวชี้วัด

กระบวนการและขั้นตอนการสร้างและใช้แผนที่ยุทธศาสตร์ (Strategy Map) 1 วิเคราะห์บริบท / สถานการณ์ ( 2 1 กำหนดจุดหมายปลายทาง (Destination) 3 (1)สร้างแผนที่ยุทธศาสตร์ (Strategy Map) การสร้างแผนที่ การใช้แผนที่ 2 4 (1)สร้างแผนที่ยุทธศาสตร์ปฏิบัติการ(SLM) (2)การสร้างกลุ่มงาน (Job Family) 5 4 (1) การนิยามวัตถุประสงค์จาก SLM (2) กำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จ นิยามวัตถุประสงค์และตัวชี้วัด สร้างแผนที่ปฏิบัติการ (Mini-SLM) 6 7 เปิดงานและการติดตามผล

เครื่องชี้วัดความสำเร็จ (Indicator) คืออะไร? เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการ... กำหนดทิศทางการดำเนินงาน การตรวจสอบ ควบคุมและติดตามผล เพื่อให้งานนั้นบรรลุเป้าหมายสูงสุด (จะใช้วัดความก้าวหน้าของกิจกรรมและวัดผลที่ได้จากการทำกิจกรรมในแต่ละวัตถุประสงค์ของยุทธศาสตร์)

เครื่องมือที่ใช้ชี้วัดความสำเร็จ ใช้เครื่องมือสำคัญ 2 ชนิด คือ 1.หัวใจของความสำเร็จ (Critical Success Factor:CSF) “ อะไรคือสิ่งที่จุดประกายที่ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงต่างๆ (หรือปฏิกิริยาลูกโซ่)ที่นำไปสู่ความสำเร็จ” 2.ตัวชี้วัดความสำเร็จ (Key Performance Indicator:KPI “ เราต้องทำหรือจะทำอะไร? ที่ก่อให้เกิดปฏิกิริยาลูกโซ่เหล่านั้น ”

การค้นหาหัวใจของความสำเร็จ •ภายในวัตถุประสงค์ของยุทธศาสตร์ (Strategic Objective) แต่ละข้อจะมีองค์ประกอบ(อาจเป็นกระบวนการหรือตัวคนก็ได้)ที่มีความสำคัญสูงต่อการเปลี่ยนแปลงหรือการบรรลุความสำเร็จ •สิ่งที่ท้าทายคือ ความสามารถกลั่นกรอง เลือกเฟ้นองค์ประกอบที่มีความสำคัญสูงสุด หรือที่เรียกว่าเป็น หัวใจความสำเร็จ หรือ Critical Success Factor(CSF) ของยุทธศาสตร์ให้พบ

ตัวอย่าง:หัวใจของความสำเร็จ (Critical Success Factor : CSF) การสร้างแผนงานและโครงการโดยชุมชน การเฝ้าระวัง(สุขภาพ) ตนเองสภาวะแวดล้อมสังคม สร้างการมีส่วนร่วม กับภาคส่วนต่างๆ ในการพัฒนา สุขภาพ สร้างคนที่มีความสามารถ (Capability) และพลังใจที่จะ ทำงานให้สำเร็จ

ประเภทของเครื่องชี้วัด ประเภทที่ 1 แสดงผลลัพธ์ที่สำคัญ ของการเปลี่ยนแปลง ใช้ชื่อว่า “ตัวชี้วัดผลลัพธ์” (Key Result Indicator:KRI) ประเภทที่ 2 แสดงปฏิบัติการที่นำไปสู่ผลลัพธ์ในประเภทที่ 1 ใช้ชื่อว่า “ตัวชี้วัดผลงาน” (Performance Indicator:PI) ประเภทที่ 3 แสดงปฏิบัติการสำคัญที่มีผลต่อวัตถุประสงค์ของยุทธศาสตร์หลายตัวหรือทั้งหมด ใช้ชื่อว่า “ตัวชี้วัดผลสำเร็จ” (Key Performance Indicator:KPI)

ตัวชี้วัดผลลัพธ์ที่สำคัญ (Key Result Indicator : KRI)  แสดงผลลัพธ์ที่สำคัญที่ได้จากการปฏิบัติตามแผน วัดผลสำเร็จของโครงการ  เหมาะสำหรับผู้บริหารระดับสูง ผู้ควบคุมนโยบาย บอกได้ว่าเกิดผลกับนโยบายอย่างไรบ้าง? แต่ไม่สามารถบอกที่มาที่ไปหรือเบื้องหลังของผลที่ได้  มีลักษณะเป็นอดีต (Historical) แสดงว่า “เราได้ทำ อะไรไปแล้ว” (Output/Outcome )

ตัวชี้วัดผลลัพธ์ที่สำคัญ (Key Result Indicator : KRI) •เป็นผลรวมของกระบวนการต่างๆ หลาย อย่าง ไม่สามารถระบุที่มาที่ไปได้ •ไม่บอกว่า “ได้ทำ (process) อย่างไร?” ใครทำ” จึงใช้ปรับทิศทางไม่ได้ ตัวอย่าง เช่น  ร้อยละของกลุ่ม/เครือข่ายที่มีแผนงาน/โครงการของตนเอง  ร้อยละของผู้ผ่านการฝึกอบรมตามโครงการ  ร้อยละของผู้สูงอายุได้รับการตรวจร่างกาย  อัตราป่วยด้วยโรคไข้หวัดนก ฯลฯ

ตัวชี้วัดผลงาน (Performance Indicator : PI)  เป็นเครื่องชี้วัดที่หน่วยงานต่างๆ สร้างขึ้นสำหรับควบคุมการปฏิบัติงานในส่วนที่รับผิดชอบหรือวางแผนงบประมาณ แสดงว่า “เราต้องทำอะไรบ้าง” แต่ไม่บอกว่าอะไรมีความสำคัญสูงสุด  มีจำนวนมาก อยู่ระหว่าง KRI กับ KPI  เป็นแหล่งที่มาของ KPI ใช้ประกอบกับ KPI โดยเฉพาะในองค์กรระดับปฏิบัติการ  อาจไม่มีผลโดยตรงต่อการบรรลุเป้าหมายในระยะสั้นแต่มีผลต่อการพัฒนาในระยะยาว

ตัวชี้วัดผลงาน (Performance Indicator : PI) •ใช้ได้ทั้งเพื่อแสดงอดีต(ผลงานที่ผ่านมา)หรือปัจจุบัน (กำลังทำอะไรอยู่) ตัวอย่าง เช่น  จำนวนโครงการศึกษาวิจัยองค์ความรู้  การมีศูนย์ประสานงานเครือข่าย  จำนวนฐานข้อมูลที่พร้อมใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ  จำนวนคู่มือ/สื่อ/ศูนย์การเรียนรู้ ฯลฯ

ตัวชี้วัดผลสำเร็จ (Key Performance Indicator : KPI)  มีลักษณะเป็นปัจจุบันหรืออนาคต เท่านั้น “เราต้องทำหรือจะทำอะไรที่ก่อให้เกิดปฏิกิริยาลูกโซ่ที่นำไปสู่ความสำเร็จ” ใช้ติดตามงานที่เกิดขึ้นเป็นรายวัน/ทุกวัน หรือเป็นปัจจุบัน (Real Time)  ใช้วางแผนงานล่วงหน้าว่าจะทำอะไรในอาทิตย์หน้า/เดือนหน้า

ตัวชี้วัดผลสำเร็จ (Key Performance Indicator : KPI)  ผู้ปฏิบัติงานทุกคนต้องเข้าใจเครื่องชี้วัดและรู้วิธีแก้ไขเมื่อเกิดปัญหา  สามารถหาผู้รับผิดชอบในระดับต่างๆได้เมื่อเกิดปัญหา  มีผลกระทบต่อยุทธศาสตร์อย่างมีนัยสำคัญและ กว้างขวาง(หลายมุมมอง)  ต้องมีการติดตาม ตอบสนองโดยผู้บริหารระดับ CEO

ตัวอย่าง : ตัวชี้วัดความสำเร็จ : KPI  การรายงาน/แจ้ง การพบผู้ป่วยโรคไข้หวัดนก ภายใน 1 ชั่วโมง  เดินออกกำลังกายอย่างต่อเนื่องวันละ 30 นาที (ไม่ใช่ 3 วัน/สัปดาห์)  ดำเนินการตามข้อตกลงการดำเนินงานร่วมกัน (ไม่ใช่มีแค่เอกสาร)  ผู้ผ่านการเสริมสร้างทักษะสามารถสร้างแผนที่ยุทธศาสตร์ในพื้นที่เป้าหมายได้  การแลกเปลี่ยนและใช้ข้อมูลสารสนเทศระหว่างเครือข่าย

ตำแหน่งและสัดส่วนของตัวชี้วัด ผลสำเร็จ 10 % ผลลัพธ์ที่สำคัญ 10 % ผลงาน 80 %

สร้าง KPI จากแผนที่ฉบับปฏิบัติการ (SLM) สำหรับผู้จัดการ การวัดเพ่งเล็งวัดเฉพาะวัตถุประสงค์ที่กำหนดใน SLM ประกอบด้วย 2 ชนิดที่ต้องวัดคู่กัน วัดความก้าวหน้าของกิจกรรม วัดผลที่ได้จากการทำกิจกรรมนั้น วัดเฉพาะ KPI ของแต่ละกล่องวัตถุประสงค์เท่านั้น สำหรับผู้บริหาร หา”หัวใจของความสำเร็จ CSF” ให้พบ แล้วติดตาม KPI เฉพาะส่วนนั้นในการติดตามผล จะใช้เพียง 1-2 ตัว ผลลัพธ์ กิจกรรม

วิธีการนิยามวัตถุประสงค์และเครื่องชี้วัด 1.นำวัตถุประสงค์และกลยุทธ์สำคัญมาบรรจุลงในช่อง(ช่องที่ 1, 2) 2.ร่วมกันคิดกิจกรรมสำคัญของแต่ละกลยุทธ์ ในช่องกิจกรรมสำคัญ ต้องการคิดใหม่ๆ หรืออาจนำกิจกรรมที่มีมาใส่ (ช่องที่ 3) เช่น...จัดทำระบบข้อมูล ฯลฯ 3.ระบุอาการกระทำ (กริยา) หรือวิธีการทำกิจกรรมสำคัญแต่ละกิจกรรมว่าทำอย่างไร เช่น เก็บรวบรวมข้อมูล ออกแบบฐานข้อมูล แลกเปลี่ยนข้อมูล(ช่องที่ 4) 4.กำหนดตัวชี้วัดผลงาน (PI) ในแต่ละการกระทำ (อดีต- ปัจจุบัน) (ช่องที่ 5)

ตัวชี้วัดผลผลิต/ผลลัพธ์(KRI) ตารางนิยามวัตถุประสงค์ของแผนที่ยุทธศาสตร์ปฏิบัติการ (SLM) (ตาราง 11 ช่อง) วัตถุประสงค์ ของยุทธศาสตร์ (1 ) กลยุทธ์ สำคัญ (2) กิจกรรมสำคัญ (3) มาตรการทาง วิชาการ (4) ตัวชี้วัดผลงาน (PI) (5) ตัวชี้วัด ผลสำเร็จ (KPI) (6) ตัวชี้วัดผลผลิต/ผลลัพธ์(KRI) (7) ปริมาณ งาน (8) งบ ประมาณ (9) ระยะเวลา ดำเนินการ (10) ผู้รับผิดชอบ (11) # 1 (จากกล่องต่างๆของ SLM) ***** จากกลยุทธ์ที่ผู้บริหารเลือกไว้(ต้องทำ) และกลยุทธ์อื่นๆ (ควรทำ) ******* 3-5ข้อ ต่อ 1 กลยุทธ์ (การกระทำหรืองานที่ทำ) ออกโดย ฝ่ายวิชาการ สาธารณสุข # 2 # 3 กิจกรรมสำคัญ --------ดำเนินการในกลุ่ม----

แผนปฏิบัติการสำหรับท้องถิ่น เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ “ประชาชนมีความรู้ด้านสุขภาพ” จังหวัดนครพนม ปี 2552 ใช้ความรู้ในการสร้างเสริมสุขภาพ เครื่องหมาย ตัวอย่าง จัดเวทีแลกเปลี่ยน/เวทีประชาคม แทน KPI ประชาชน แทน PI เกิดความรู้ความเข้าใจในการดำเนินงานกองทุนสุขภาพ การถอดบทเรียน คณะกรรมการมีความรู้และ ได้ใช้ความรู้ในเชิงวิชาการ เกิดระบบติดตาม/ประเมินผล ภาคีเครือข่ายได้ทำบทบาทที่กำหนดร่วมกัน ภาคี ประชุมคณะกรรมการกองทุน จัดเวทีประชาคม กำหนดรูปแบบการติดตาม สร้างกองทุนต้นแบบ สร้างและใช้ระบบการเผยแพร่ข้อมูลข่าวสาร ดำเนินการจัดตั้งกองทุนฯ กระบวนการ ได้รูปแบบกองทุนฯ สร้างฐานข้อมูลเชื่อมโยง อบรม/ศึกษาดูงาน มีความรู้/เข้าใจ การบริหารกองทุนฯ รากฐาน สร้างและใช้ฐานข้อมูลด้านสุขภาพ มีความรู้/เข้าใจเรื่องสุขภาพที่เหมาะสม

ความสัมพันธ์ของตัวชี้วัดผลงาน ผลสำเร็จ และ ผลลัพธ์ ผลลัพธ์(KRI) ตัวชี้วัด ผลสำเร็จ(KPI) 1 2 3 ผลงาน(PI) 1 2 3 โครงการ 1 2 3 งบประมาณ 1 2 3

วิธีการจัดทำแผนเพื่อกำหนดเป้าหมายและเครื่องชี้วัด 5.ดำเนินการจนครบทุกวัตถุประสงค์ของยุทธศาสตร์และกลยุทธ์สำคัญทุกข้อ (โดยยังมิต้องกำหนด KPI) 6.หา CSF ให้พบที่อยู่ในชุดกิจกรรมหรือการกระทำ (ช่อง 3 และ 4) เช่น การแลกเปลี่ยนข้อมูล (ทำให้เกิดปฏิกิริยาลูกโซ่) 7.เมื่อได้ CSF แล้วก็ให้พิจารณากำหนด KPI โดยคัดเลือกจาก PI จำนวนมาก(ในช่อง 5 )คัดเลือกเพียง 1 ตัวต่อ 1 วัตถุประสงค์ของยุทธศาสตร์ ลงใน(ช่อง 6) 8. การหา CSF / KPI ต้องเคร่งครัด อย่าพยายามเหมาว่า PI ตัวใดตัวหนึ่งคือ KPI 9.กำหนดผลผลิตหรือผลลัพธ์ที่จะได้ (ช่องที่ 7)

วิธีการจัดทำแผนเพื่อกำหนดเป้าหมายและเครื่องชี้วัด 10.หากหา KPI ไม่ได้ แสดงว่าการกระทำที่คิดไว้อาจไม่ให้ผลตอบแทนที่ดีพอ ดังนั้นต้องระดมสมองพิจารณาค้นหาความคิดริเริ่มใหม่ๆ ไว้ใน(ช่องที่ 7) 11.ข้อสังเกต KPI เป็นปัจจุบันหรืออนาคตเท่านั้น เช่น บุคลากรสามารถปฏิบัติการจัดทำแผนที่ยุทธศาสตร์ได้ (ส่งผลที่จะไปดำเนินต่อๆไป) 12.เมื่อได้โครงการ ตัวชี้วัด KPI/CSF และเป้าหมาย แล้ว CEO จะเป็นผู้คัดเลือกบุคคลเป็นผู้รับผิดชอบประจำกลุ่มคนละ 1 กล่องเป้าประสงค์ของยุทธศาสตร์ หากบุคลากรไม่เพียงพอให้รับผิดชอบไม่เกิน 2 กล่อง

ตัวอย่าง:การนิยามวัตถุประสงค์ของยุทธศาสตร์ เป้าประ สงค์ของยุทธศาสตร์ (1) กลยุทธ์สำคัญ (2) กิจกรรมสำคัญ (3) มาตรการทางวิชาการ (วิธีทำ/กระบวน การ/เทคนิคอย่างไร?) (4) ตัวชี้วัดผลงาน(การกระทำ)(PI) (5) ตัวชี้วัดผลสำเร็จ (KPI) 1 ตัวต่อ 1เป้าประสงค์ของยุทธศาสตร์ (6) ตัวชี้วัดผลลัพธ์(KRI) (7) การพัฒนาระบบสาร สนเทศ 1.พัฒนาฐานข้อมูล 2……………. 3……………. 1.สร้างและใช้ฐานข้อมูลด้านต่างๆ 1.ตั้งคณะทำงาน 2.สำรวจ/รวบรวมข้อมูล 3.วิเคราะห์/กำหนดประเภทข้อมูล 4. สร้างฐานข้อมูล 5.เชื่อมโยงระบบข้อมูล 6.จัดหาเทคโนโลยีและพัฒนา website 1.จำนวนครั้งของการประชุมคณะทำงาน 2.จำนวนฐานข้อมูลที่จำเป็น 3.มีระบบการเชื่อมโยง(website วิทยุชุมชน/สื่อสิ่งพิมพ์ฯลฯ) 5.มีการแลก เปลี่ยนและใช้ข้อมูลในการวางแผนพัฒนา KPI:การเชื่อมโยงและใช้ข้อมูล ในการวางแผน/การเรียนรู้ร่วมกัน KRI:ร้อยละ 95 ของหน่วยงานในพื้นที่มีการใช้ฐานข้อมูลร่วมกัน

ตัวอย่าง:การนิยามวัตถุประสงค์ ของยุทธศาสตร์ เป้าประสงค์ของยุทธศาสตร์ (1) กลยุทธ์สำคัญ (2) กิจกรรมสำคัญ (3) มาตรการทางวิชาการ (วิธีทำ/กระบวน/เทคนิคอย่างไร) (4) ตัวชี้วัดผลงาน(การกระทำ)(PI) (5) ตัวชี้วัดผลสำเร็จ (KPI) 1 ตัวต่อ 1เป้าประสงค์ของยุทธศาสตร์ (6) ตัวชี้วัดผลลัพธ์(KRI) (7) การเฝ้าระวังโรคไข้หวัดนกในชุมชน 1.พัฒนาระบบเฝ้าระวังของชุมชน 2…………. 3………… 1.การวางแผนและดำเนินงานเฝ้าระวังและควบคุมโรคแบบมีส่วนร่วม 3…………. 1.ประสานงานแกนนำ/อสม. 2.จัดเวทีการเรียนรู้ 3.สำรวจ/รวบรวมข้อมูลและสถานการณ์แหล่งโรคในชุมชน 4.การวางแผนเฝ้าระวังโรค 5.เพิ่มช่องทางการสื่อสารผ่านวิทยุชุมชน 6.มีทีมเคลื่อนที่เร็วเพื่อควบคุมโรคทันทีที่สงสัย 1.จำนวนครั้งของการประชุมคณะทำงานฯ 2.มีข้อมูลสถานการณ์โรคและความเสี่ยงในชุมชน 3.มีแผนการเฝ้าระวังโรคไข้หวัดนกในชุมชน 4.มีรายงานผลการดำเนินงานทุกระยะ KPI:การเฝ้าระวังอย่างต่อเนื่องและรายงานสถานการณ์โรคทันทีที่สงสัย KRI: อัตราการป่วย/ตายด้วยโรคไข้หวัดนก

สวัสดี