การเตรียมตัวไปต่างประเทศ โดย สุพัตรา ศรีสุข
เจ้าหน้าที่โครงการ ในแต่ละโครงการ จะประกอบด้วย เจ้าหน้าที่ 1 2 3 หรือ 4 คน ขึ้นอยู่กับ จำนวนผู้เข้าร่วมในงานนั้นๆ ส่วนประกอบของเจ้าหน้าที่ * หัวหน้าโครงการ/หัวหน้าคณะ * ผู้ช่วย/สมาชิกคณะ
หน้าที่ของเจ้าหน้าที่โครงการ เป็นตัวแทนกรมฯในการดำเนินการด้านการ ส่งเสริมการส่งออก หัวหน้าโครงการและผู้ช่วยยากที่จะแบ่งหน้าที่ใน การปฏิบัติงานอย่างเด่นชัด ควรมีการมอบหมายและทำความเข้าใจขั้นตอน การปฏิบัติงานระหว่างหัวหน้าและผู้ช่วย * การเงิน * การประสานงาน * การเตรียมงาน * ส่วนตัว
การเตรียมตัวก่อนงาน ข้อมูลงานนั้นๆ ข้อมูลสินค้า ข้อมูลประเทศ ศึกษาข้อมูลที่เกี่ยวข้องในการปฏิบัติงาน ให้ถ่องแท้ ข้อมูลงานนั้นๆ ข้อมูลสินค้า ข้อมูลประเทศ ข้อมูลผู้เข้าร่วมงาน ข้อมูลคนที่จะไปด้วย
การประสานงานเบื้องต้น ศึกษาและทำความเข้าใจ การดำเนินงานแต่ละขั้นตอน เช่น ผู้เข้าร่วมและการประชุมเตรียมการ การออกแบบ ก่อสร้างคูหา การประชุมผู้เข้าร่วมงาน ข้อมูลสินค้า/ภาษี ข้อมูลอื่นๆที่อาจใช้ในระหว่างอยู่ในงาน เช่น กิจกรรมของกรมฯ รายชื่อผู้ส่งออกอื่นๆ ฯลฯ
เตรียมการเดินทาง หนังสือเดินทาง/วีซ่า : ฝ่ายวิเทศสัมพันธ์ จองบัตรโดยสารเครื่องบิน ขอรับบัตรโดยสาร : ฝ่ายวิเทศสัมพันธ์ เอกสารอนุมัติการเดินทาง : สำนักกิจกรรมฯในต่างประเทศ การจองที่พัก : สำนักกิจกรรมฯในต่างประเทศ ประมาณการค่าใช้จ่าย และการยืมเงิน : หัวหน้าโครงการ รับมอบแฟ้มโครงการ : เจ้าหน้าที่โครงการ
การเตรียมเสื้อผ้าและเครื่องใช้ส่วนตัว ประเทศที่ไป ฤดูกาล
ตัวอย่างการแต่งกายชาย ควร ไม่ควร
ตัวอย่างการแต่งกายหญิง ควร ไม่ควร
ประสานงานกับสำนัก/กองต่าง ๆ ฝ่ายพัสดุ กองเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ สำนักกิจกรรมฯในประเทศ สำนักบริการส่งออก ฯลฯ
การปฏิบัติหน้าที่ระหว่างงาน ก่อนกำหนดงาน 3-5 วัน ประสานงานกับศูนย์/สำนักงานในต่างประเทศ ประสานงานกับผู้ก่อสร้างตกแต่งคูหา ประสานงานกับฝ่ายจัดงาน ประสานงานกับบริษัทขนส่ง (Forwarding Agent)
การปฏิบัติงานระหว่างงาน มาแต่เช้า ก่อนเปิดงาน ตอบข้อซักถามแก่ผู้มาเยี่ยมชมงาน รวบรวมนามบัตร อำนวยความสะดวก สังเกตการจัดงานแสดงสินค้า สอบถามผู้เข้าร่วมงาน เพื่อประเมินผล ชำระค่าใช้จ่ายต่าง ๆ
การเรียกเก็บ-การชำระเงิน ค่าขนส่ง /พิธีการ ค่าก่อสร้าง ค่าสาธารณูปโภค ค่าจ้างล่าม
การดำเนินการหลังงานสิ้นสุด ณ ประเทศที่แสดงสินค้า ชำระเงิน/ ขอใบเสร็จรับเงิน ตรวจสอบงานที่ยังค้าง
การดำเนินการหลังงานสิ้นสุด เมื่อกลับถึงประเทศไทย จัดทำรายงาน การเงิน/ การคืนเงินยืม การประเมินผล
Good Luck and Bon Voyage