Microsoft Outlook 2010 การจัดการโฟลเดอร์และข่าวสาร Note for Present - ให้ผู้บรรยายแนะนำตัวเองเบื้องต้น ทศวรรษ อัมพาโรจน์ ( เอ็ม ) Programmer แผนก EDP rev 3

ขอบเขตเนื้อหา การสร้างโฟลเดอร์ใหม่ การคัดแยกข่าวสาร การจัดประเภทกลุ่มข่าวสาร ระบบตอบกลับข่าวสารอัตโนมัติ Note for Present - อธิบายขอบเขตเนื้อหา

การสร้างโฟลเดอร์ เพื่อเป็นการจัดระเบียบจดหมาย เป็นระบบระเบียบ แยกจดหมายเป็นส่วนๆ ให้ดูง่ายต่อการค้นหา จัดเก็บ ง่ายต่อการสืบค้น

รู้จักเครื่องมือเกี่ยวกับโฟลเดอร์ Note for Present - อธิบายเครื่องมือแต่ละตัว ว่าใช้ทำอะไร Mark All as Read - ทำเครื่องหมายจดหมายเปิดอ่านแล้ว New Search Folder – สร้างโฟลเดอร์ค้นหาใหม่ Run Rules Now - เริ่มทำคัดแยกข่าวสาร Rename Folder – เปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ Clean Up Folder - ลบจดหมายที่ซ้ำกัน New Search Folder – ย้ายโฟลเดอร์ New Folder – สร้างโฟลเดอร์ใหม่ Copy Folder – คัดลอกโฟลเดอร์ Delete All – ลบจดหมายทั้งหมด Delete Folder - ลบโฟลเดอร์

การสร้างโฟลเดอร์ใหม่ มี 2 วิธี วิธีที่ 1 คลิกขวาที่ชื่ออีเมล์ เลือก New Folder คลิกเลือก New Folder

การสร้างโฟลเดอร์ใหม่ (ต่อ) มี 2 วิธี วิธีที่ 2 คลิกที่แท็บ Folder คลิกเลือก New Folder

การสร้างโฟลเดอร์ใหม่ (ต่อ) จะพบหน้าสร้างโฟลเดอร์ใหม่ขึ้นมา ช่อง Name ให้ตั้งชื่อตามที่ต้องการ เลือกตำแหน่งที่จะสร้างโฟลเดอร์ขึ้นมา เมื่อตั้งชื่อและเลือกตำแหน่ง ที่สร้างโฟลเดอร์แล้ว คลิก OK

การสร้างโฟลเดอร์ใหม่ (ต่อ) จะปรากฏโฟลเดอร์ที่เราสร้างขึ้นมา เป็นอันเสร็จเรียบร้อย

Demo

การคัดแยกข่าวสาร คัดแยกจากกล่องขาเข้า เก็บในโฟลเดอร์ต่างๆ สามารถนำข้อความจดหมายไปสร้างเป็นปฏิทินนัดหมาย หรือ สมุดบันทึก หรือ ตารางงาน เพื่อดำเนินการจัดการเรื่องอื่นๆ ต่อไป

การคัดแยกข่าวสาร การย้ายจดหมายไปยังโฟลเดอร์ตามที่ต้องการ คลิกเลือกจดหมายที่ต้องการย้าย

การคัดแยกข่าวสาร เลือกที่แท็บ Home และเลือกที่ปุ่ม Move เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการย้าย

การคัดแยกข่าวสาร หากต้องการย้ายไปโฟลเดอร์อื่นนอกเหนือจากที่สร้าง ให้คลิก Other Folder

Demo

การสร้างโฟลเดอร์และค้นหาข้อมูลอัตโนมัติ เป็นการสร้างโฟลเดอร์ขึ้นมาใหม่ และทำเงื่อนไขในการค้นหา จะได้จดหมายตามเงื่อนไขในการค้นหาลงในโฟลเดอร์นี้ อัตโนมัติ เป็นการคัดลอกจดหมายลงโฟลเดอร์เท่านั้น จดหมายต้นฉบับจะ ยังอยู่ที่เดิม และที่โฟลเดอร์ค้นหา

การสร้างโฟลเดอร์และค้นหาข้อมูลอัตโนมัติ การสร้างโฟลเดอร์ค้นหา ไปแท็บ Folder คลิกเลือก New Search Folder

การสร้างโฟลเดอร์และค้นหาข้อมูลอัตโนมัติ (ต่อ) จะพบหาจอ เลือกเงื่อนไขในการค้นหาลงในโฟลเดอร์ Unread mail จดหมายที่ยังไม่อ่าน Mail Flagged for follow up จดหมายมีสถานะติดตามงาน Mail either unread or flagged for follow up จดหมายที่ยังไม่อ่าน หรือมีสถานะเป็นตามงาน Important mail จดหมายสำคัญ

การสร้างโฟลเดอร์และค้นหาข้อมูลอัตโนมัติ (ต่อ) Mail from and to specific people, Mail from specific people จดหมายจากอีเมล์ที่ระบุ ส่งมาถึงเรา Mail sent directly to me จดหมายที่ส่งมาโดยตรงถึงตัวเอง Mail sent to public group จดหมายที่ส่งมาถึงกลุ่มอีเมล์

การสร้างโฟลเดอร์และค้นหาข้อมูลอัตโนมัติ (ต่อ) Categorized mail จดหมายแยกประเภท Large mail จดหมายที่มีขนาดตามที่กำหนด Old mail จดหมายย้อนหลัง Mail with attachments จดหมายที่มีไฟล์แนบ Mail with specific words จดหมายที่มีคำเฉพาะ

การสร้างโฟลเดอร์และค้นหาข้อมูลอัตโนมัติ (ต่อ) เลือกเงื่อนไขค้นหาเสร็จแล้ว จะได้โฟลเดอร์และจดหมายที่ค้นหาให้เรียบร้อย

Demo

การจัดประเภทกลุ่มข่าวสาร การทำ Rule จัดประเภทจดหมายอัตโนมัติ เมื่อมีจดหมายเข้ามา ไม่ต้องคัดแยกข่าวสารเอง สืบค้นย้อนหลังได้ง่าย

การจัดประเภทกลุ่มข่าวสาร (ต่อ) เลือกจดหมายที่ต้องการทำ Rule คลิกเลือกแท็บ Home คลิกที่ปุ่ม Rules เลือก Create Rule

การจัดประเภทกลุ่มข่าวสาร (ต่อ) จะปรากฏหน้าต่างการสร้าง Rule ขึ้นมา การสร้าง Rule จะแบ่งเป็น 2 ส่วน หลักๆ จะกระทำกับใคร ให้กระทำทำอะไร

การจัดประเภทกลุ่มข่าวสาร เป็นการสร้าง Rule เสร็จเรียบร้อย *Run this rule now on messages already in the current folder ให้เริ่มทำกับข้อความเก่าที่อยู่ในเครื่องด้วย

Demo

ระบบตอบกลับข่าวสารอัตโนมัติ เป็นระบบเพื่อให้ทราบว่าผู้ส่ง ได้อ่านจดหมายที่ตัวเองส่งไปหรือ ยัง เมื่อผู้รับอ่านจดหมายแล้ว จะส่งจดหมายกลับมาทางผู้ส่งว่าได้ เปิดอ่านจดหมายแล้ว

Demo

Thank You! Next lesson Contacts & Business Card Note for Present - กล่าวขอบคุณ และแนะนำบทเรียนให้อีกคนต่อไป