การรักษาความปลอดภัยของเอกสาร บทที่ 8 การรักษาความปลอดภัยของเอกสาร

การใส่รหัสเพื่อป้องกันการแก้ไขเอกสาร การตั้งค่ารหัสผ่าน 1. เปิดเอกสารที่จะใส่รหัสผ่าน คลิกแท็บ Review (ตรวจทาน) คลิกไอคอน Protect Document (ป้องกันเอกสาร) ในกลุ่มของ Protect (ป้องกัน) 2. ปรากฎแท็บ Restrict Reviewing Options (จำกัดการจัดรูปแบบและการแก้ไข)

3. คลิกเลือก Limit formatting to a selection of styles (จำกัดการจัดรูปแบบให้กับ การเลือกรูปแบบ) 4. คลิกเลือก Settings (การตั้งค่า)

5. ปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Formatting Restrictions (ข้อจำกัดของการจัดรูปแบบ)

6. เลือกคุณลักษณะที่จำกัดความสามารถในการแก้ไขเปลี่ยนแปลง 7 6. เลือกคุณลักษณะที่จำกัดความสามารถในการแก้ไขเปลี่ยนแปลง 7. คลิกปุ่ม OK (ตกลง) 8. กลับมาที่แท็บ Editing restrictions (จำกัดการจัดรูปแบบและการแก้ไข) ให้คลิก เลือก Allow only this type of editing in the document (อนุญาตให้ใช้เพียง รูปแบบของการแก้ไขนี้ในเอกสาร)

9. เลือกแบบ No changes (Read only) (ไม่เปลี่ยนแปลง (อ่านอย่างเดียว)) 10. คลิกเลือก Everyone (ทุกคน) เพื่อป้องกันทุกๆ ผู้ใช้มาแก้ไขเอกสารนี้

11. คลิกปุ่ม Yes, Start Enforcing Protection (ใช่ เริ่มต้นบังคับใช้การป้องกัน)

12. ปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Start Enforcing Protection (การเริ่มต้นบังคับใช้การ ป้องกัน) 13. คลิกเลือก Password (รหัสผ่าน)

14. ป้อนรหัสผ่านที่ต้องการในช่อง Enter new password (optional) (ป้อน รหัสผ่านใหม่) 15. ป้อนรหัสผ่านเดิมอีกครั้งที่ช่อง Renter password to confirm (ใส่รหัสผ่านอีก ครั้งเพื่อยืนยัน) 16. คลิกปุ่ม OK (ตกลง)

ยกเลิกรหัสผ่าน 1. ลองลากเมาส์ครอบทุกอย่างในเอกสาร 2 ยกเลิกรหัสผ่าน 1. ลองลากเมาส์ครอบทุกอย่างในเอกสาร 2. จะเห็นว่าไม่มีเครื่องมือใดสามารถใช้งานได้เลย

3. คลิกแท็บ Review (ตรวจทาน) คลิกไอคอน Protect Document (ป้องกัน เอกสาร) ในกลุ่มของ Protect (ป้องกัน) 4. คลิกปุ่ม Stop Protection (หยุดการป้องกัน)

5. ปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Unprotect Document (หยุดการป้องกัน) 6 5. ปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Unprotect Document (หยุดการป้องกัน) 6. กรอกรหัสผ่านเอกสารลงในช่อง Password (รหัสผ่าน) 7. คลิกปุ่ม OK (ตกลง) 8. เอกสารกลับมาใช้งานได้ตามปกติ

การใส่รหัสเพื่อป้องกันการเปิดเอกสาร การตั้งค่ารหัสผ่าน 1 การใส่รหัสเพื่อป้องกันการเปิดเอกสาร การตั้งค่ารหัสผ่าน 1. เปิดเอกสารที่จะใส่รหัสผ่าน 2. คลิกปุ่มเมนู Office (ออฟฟิศ) 3. เลือกคำสั่ง Prepare (จัดเตรียม) เลือก Encrypt Document (เข้ารหัสลับเอกสาร)

4. ปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Encrypt Document (เข้ารหัสลับเอกสาร) 5. กรอกรหัสผ่านที่ต้องการลงในช่อง Password (รหัสผ่าน) 6. คลิกปุ่ม OK (ตกลง)

7. กรอกรหัสผ่านเดิมอีกครั้งในช่อง Confirm Password (ใส่รหัสผ่านอีกครั้ง) 8. คลิกปุ่ม OK (ตกลง)

ลายเซ็นดิจิทัล ลายเซ็นดิจิทัลใช้เพื่อรับรองความถูกต้อง ลายเซ็นดิจิทัลช่วยสร้างความมั่นใจ ได้ดังต่อไปนี้ ความถูกต้อง   ลายเซ็นดิจิทัลช่วยให้แน่ใจได้ว่าผู้เซ็นชื่อเป็นบุคคลที่ผู้เซ็นชื่ออ้าง ความสมบูรณ์   ลายเซ็นดิจิทัลช่วยให้มั่นใจได้ว่าเนื้อหาไม่ได้ถูกเปลี่ยนแปลงหรือถูก ทำให้เสียหายเนื่องจากมีการเซ็นชื่อแบบดิจิทัล การป้องกันการปฏิเสธความรับผิดชอบต่อข้อมูล   ลายเซ็นดิจิทัลช่วยในการพิสูจน์ให้ ทุกฝ่ายทราบถึงแหล่งที่มาของเนื้อหาที่มีลายเซ็น "การปฏิเสธความรับผิดชอบต่อ ข้อมูล" หมายถึงการที่ผู้เซ็นชื่อปฏิเสธความเกี่ยวข้องใดๆ กับเนื้อหาที่มีลายเซ็นนั้น  

ต้องการสร้างความมั่นใจเหล่านี้ ผู้สร้างเนื้อหาจะต้องเซ็นชื่อแบบดิจิทัลใน เนื้อหาดังกล่าวโดยใช้ลายเซ็นที่เป็นไปตามเกณฑ์ต่อไปนี้ 1. ลายเซ็นดิจิทัลถูกต้อง (ถูกต้อง: หมายถึงสถานะของใบรับรองที่นำมาตรวจสอบกับ ฐานข้อมูลของบริษัทผู้ออกใบรับรอง และพบว่า ถูกกฎหมาย เป็นใบรับรองปัจจุบัน และไม่ได้หมดอายุหรือถูกเพิกถอน เอกสารที่ลงนามด้วยใบรับรองที่ถูกต้อง และไม่ ถูกเปลี่ยนแปลงนับจากมีการลงนาม ถือว่าเป็นใบรับรองที่ถูกต้อง) 2. ใบรับรอง (ใบรับรอง: วิธีการพิสูจน์ตัวตนและความถูกต้องทางดิจิทัล ใบรับรอง คือเอกสารที่ออกโดยบริษัทให้การรับรอง และเหมือนกับใบอนุญาตขับขี่ ที่สามารถ หมดอายุหรือถูกเพิกถอนได้) ที่เกี่ยวข้องกับลายเซ็นดิจิทัลเป็นใบรับรองปัจจุบัน (ยัง ไม่หมดอายุ)

การกู้ไฟล์เอกสารอัตโนมัติ ในกรณีนี้ได้จำลองสถานการณ์ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ เกิดผิดปกติ ทำให้ไม่ สามารถบันทึกไฟล์เอกสารในขณะนั้นได้ ให้เปิดคอมพิวเตอร์ขึ้นมาใหม่อีก ครั้ง จากนั้นเปิดโปรแกรม Microsoft Office Word 2007 ขึ้นมาใช้งาน คลิกขวาเลือกคำสั่ง(Open) เปิดไฟล์เอกสารก่อนการบันทึก (ก่อนเครื่อง คอมพิวเตอร์เกิดผิดปกติ)

คลิกขวาเลือกคำสั่งเปิดไฟล์เอกสาร เปิดไฟล์เอกสารได้แล้ว คลิกปิด ที่ปุ่ม Close

วิธีการสร้างแมโคร แมโคร คือ กลุ่มคำสั่งของการเขียนโปรแกรมด้วย VBA (Visual Basic for Application) แต่ว่าไม่จำเป็นต้องเขียนโปรแกรม เพียงใช้การบันทึกการ กระทำ แล้วเก็บไว้ในรูปของกลุ่มคำสั่งที่ประกอบด้วยคำสั่งที่เรียง ๆ กันเป็น ลำดับ เพื่อเรียกใช้ในงานที่ต้องทำแบบซ้ำซาก ทั้งนี้เพื่อเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้ เป็นผลทำให้งานต่าง ๆ เสร็จได้รวดเร็ว

มีขั้นตอน ดังนี้ แท็บ View (มุมมอง) คลิกไอคอนคำสั่ง Macros (แมโคร) ในกลุ่ม Macros (แมโคร) คลิกคำสั่ง Record Macro (บันทึกมาโคร)

จะปรากฏ Dialog Box Record Macro (บันทึกแมโคร) ดังรูป

ตั้งชื่อแมโครที่ช่อง Macro name (ชื่อแมโคร) คลิกปุ่ม OK (ตกลง) เพื่อเริ่มต้นบันทึก

การเรียกใช้แมโคร 1. แท็บ View (มุมมอง) คลิกไอคอนคำสั่ง Macros (แมโคร) ในกลุ่ม Macros (แมโคร)   2. คลิกคำสั่ง View Macros (แสดงแมโคร)

3. ปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Macros (แมโคร) 4 3. ปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Macros (แมโคร) 4. คลิกเลือก Macro (แมโคร) ที่สร้างเก็บไว้ 5. คลิกปุ่ม Run (เรียกใช้)

การลบมาโคร แท็บ View (มุมมอง) คลิกไอคอนคำสั่ง Macros (แมโคร) ในกลุ่ม Macros (แมโคร) 2. คลิกคำสั่ง View Macros (แสดงแมโคร) 3. ปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Macros (แมโคร) คลิกเลือก ชื่อแมโครที่ต้องการลบ และกดปุ่ม Delete (ลบ)

4. คลิกปุ่ม Close (ยกเลิก)