ระบบเอกสารคุณภาพ เนาวรัตน์ เสียงเสนาะ สอิด QMR ศูนย์คอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

Quality Documented Systems Provide For CONSISTENCY The Ultimate Goal of ISO9000 is to Provide CONSISTENT PROCESSES Documented Systems Provide For CONSISTENCY RESPONSIBILITIES Defined Periodic Internal & External Audits Ensure Systems are Working

ความสำคัญของระบบเอกสาร ในการพัฒนาระบบคุณภาพ ช่วยให้หน่วยงานนั้นบรรลุเป้าหมายที่กำหนด เป็นแนวทางสำหรับการตรวจติดตามระบบ เป็นกลไกสำคัญในการรักษาระบบคุณภาพไว้ ...

วัตถุประสงค์ในการทำเอกสารของหน่วยงาน เป็นหลักฐานในการตรวจติดตามคุณภาพใช้ประกอบ การเขียน SAR ป้องกันปัญหาในการทำงาน ต้องการคุณภาพในการทำงาน ต้องการให้เป็นกลไกในการพัฒนาระบบคุณภาพ

เอกสารที่ใช้ในหน่วยงาน ระบบเอกสาร เอกสารนอกระบบคุณภาพ เอกสารในระบบคุณภาพ ต้นฉบับ สำเนาควบคุม รู้จำนวน เหมือนของจริง สำเนาไม่ควบคุม มีการควบคุมเอกสาร

ลำดับชั้นของเอกสาร คู่มือ คุณภาพ ระเบียบปฏิบัติ วิธีปฏิบัติงาน แบบฟอร์มและบันทึก เอกสารสนับสนุน

เริ่มสร้างระบบเอกสารของหน่วยงาน (1) สำรวจ เริ่มสร้างระบบเอกสารของหน่วยงาน (1) สำรวจ เอกสารที่มีอยู่แล้ว ความต้องการของ ระบบมาตรฐาน ความต้องการของหน่วยงาน ความต้องการการประกันคุณภาพจากลูกค้า

เริ่มสร้างระบบเอกสารของหน่วยงาน (2) วิเคราะห์ เริ่มสร้างระบบเอกสารของหน่วยงาน (2) วิเคราะห์ ประเมินความเป็นไปได้ ของการจัดทำเอกสารที่สำรวจมา ความสัมพันธ์ของเอกสารที่สำรวจมาได้

การเริ่มต้นเขียนระเบียบปฏิบัติ (Procedure) เขียนกระบวนรวมของหน่วยงาน (Flow Chart) แตกกระบวนการเหล่านั้นเป็นกิจกรรมย่อย กำหนดขอบเขตของระเบียบปฏิบัตินั้น ความต่อเนื่องของกิจกรรมเชื่อมโยงกับกิจกรรมใดบ้าง สนองตอบนโยบายคุณภาพ

การเริ่มต้นเขียนระเบียบปฏิบัติ (Procedure) ตรวจสอบเอกสารเหล่านั้นกับ ข้อกำหนด ระบบมาตรฐาน เพิ่มเติมรายละเอียดเอกสาร/ Procedure ที่ต้องทำให้ครบตามข้อกำหนด (อาจมีประเด็นเรื่องความเสี่ยงร่วมด้วย) กำหนดรูปแบบ Procedure รายละเอียดที่ต้องมี เงื่อนไขในการสร้างเอกสาร กำหนดวิธีควบคุมเอกสาร

การบังคับใช้เอกสารคุณภาพ ตรวจสอบเอกสาร อนุมัติใช้ ฝึกอบรม นำไปปฏิบัติ ปรับปรุง แก้ไข ให้เหมาะสม

ระเบียบปฏิบัติ (Procedure) หัวข้อที่ควรจะมี ขอบข่าย ตัวบ่งชี้การทำงาน คำจำกัดความ หน้าที่รับผิดชอบ เอกสารอ้างอิง ขั้นตอนการปฏิบัติ แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง ภาคผนวก

วิธีปฏิบัติ (Work Instruction) เรื่อง ผู้รับผิดชอบ วิธีการทำงาน

สิ่งที่ควรคำนึงถึงในการทำเอกสาร ความแตกต่างระหว่าง PD/WI เขียนในสิ่งที่ทำ ทำในสิ่งที่เขียน ไม่ควรเขียนในสิ่งที่คาดว่าจะทำหรือควรทำ แต่ไม่สามารถทำได้จริง เอกสารต้องมีความยืดหยุ่น สามารถปรับเปลี่ยนแก้ไขให้เหมาะสมสอดคล้องกับการปฏิบัติตามสภาพความเป็นจริง นอกจากเอกสารที่ทำเกี่ยวกับการทำงานของแต่ละงานยังมีเอกสารที่ทำเพื่อเป็นกลไกของระบบคุณภาพ

คำถาม????

Flow chart กิจกรรมต่างๆในแต่ละขั้นตอน การตรวจสอบ อนุมัติ ที่ต้องการตัดสินใจ ลูกศรใช้เชื่อมโยงกิจกรรมต่างๆเข้าด้วยกัน ตัวเชื่อมต่อ Flow