ปรู๊ฟทันใจ โครงการ แผนกลูกค้าสัมพันธ์ โรงพิมพ์แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

โรงพิมพ์แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย แผนกลูกค้าสัมพันธ์

ขั้นตอนการทำงานของแผนก ในกระบวนการจัดทำอาร์ตเวิร์ค รับต้นฉบับและ ไฟล์งาน จากแผนกขาย เช็คความถูกต้อง และครบถ้วนของ ต้นฉบับและไฟล์งาน ส่งต้นฉบับและ ไฟล์งาน ให้แผนกออกแบบ ส่งอาร์ตเวิร์ค ให้ผู้รับบริการ เช็คความถูกต้อง ของอาร์ตเวิร์ค รับอาร์ตเวิร์ค และต้นฉบับ จากแผนกออกแบบ

ที่มาและมูลเหตุจูงใจของโครงการ จากการตรวจสอบผลการทำงานที่ผ่านมา พบว่า ผู้รับบริการที่ต้องรอคอยการตรวจปรู๊ฟทั้งปกและเนื้อใน จากโรงพิมพ์เป็นเวลานาน เนื่องจากเกิดความล่าช้าในการดำเนินการต่างๆ ในกระบวนการทำงาน จึงเห็นความสำคัญและจำเป็นต้องเร่งดำเนินการลดเวลาในการทำงานเพื่อให้งานถึงมือผู้รับบริการให้รวดเร็ว ให้เกิดความพึงพอใจในการอำนวยความสะดวก และเกิดความรวดเร็วมากที่สุด

เปอร์เซ็นต์จำนวนงานที่ปรู๊ฟทันกำหนด ตัวชี้วัดของโครงการ เปอร์เซ็นต์จำนวนงานที่ปรู๊ฟทันกำหนด เป้าหมาย 90% ของงานปรู๊ฟที่ทันตามกำหนด

ผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา

สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา วิธีการแก้ไข ผู้ปฏิบัติงาน (เจ้าหน้าที่โรงพิมพ์) ขาดทักษะ ส่งเจ้าหน้าที่ไปฝึกอบรมเพิ่มทักษะและความรู้ ข้อมูลการสื่อสารไม่ชัดเจน เพิ่มความรอบคอบในการทำงาน/ตรวจสอบงานให้ดี มีงานด่วนแทรกหลายงาน วางแผนงานให้ดี/จัดคนให้เหมาะสมกับงาน

สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา (ต่อ) วิธีการแก้ไข ผู้มารับบริการ (ลูกค้า) ไฟล์งานทำมาจากหลากหลายโปรแกรม จัดหาเจ้าหน้าที่คอยให้คำปรึกษา/แนะนำความรู้ให้ลูกค้า เปิดหลักสูตรอบรมให้กับผู้รับบริการ ให้รายละเอียดและข้อมูลงาน ไม่ครบถ้วน ปรับปรุงใบ Check list ให้มีรายละเอียดครบถ้วน

สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา (ต่อ) วิธีการแก้ไข ระบบงาน ไม่สามารถใช้ระบบ Lan ได้ ให้เจ้าหน้าที่ IT เข้ามาดูแลและจัดการระบบอย่างใกล้ชิด คอมพิวเตอร์เสียบ่อย ทำให้งานค้างในระบบ

สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา (ต่อ) วิธีการแก้ไข กระบวนการ/วิธีการทำงาน รอการทำ Artwork นาน กำหนดระยะเวลาปรู๊ฟให้ชัดเจน มีขั้นตอนการทำงานหลายขั้นตอน ลดขั้นตอนการทำงานลง

สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา (ต่อ) วิธีการแก้ไข เครื่องมือ/อุปกรณ์ เครื่อง Print สีเพี้ยน ให้ผู้ปฏิบัติงานเพิ่มการดูแล ตรวจสอบ และบำรุงรักษาเครื่องมือ/อุปกรณ์ ให้พร้อมที่จะใช้งานอยู่เสมอ เครื่องมือไม่ทันสมัย

สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ ประชุมพนักงานให้ทราบถึงความสำคัญของความครบถ้วนของงานลูกค้าสัมพันธ์

สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ

สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ (ต่อ) ปรับปรุงใบ Check list เพื่อความรวดเร็วในการออกแบบของพนักงานออกแบบ

Before

After

สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ (ต่อ) จัดทำสมุดลงเวลากำหนดปรู๊ฟให้ชัดเจน เพื่อช่วยกำกับให้พนักงานออกแบบกำหนดเวลาการออกแบบให้ถูกต้อง

แบบฟอร์มบันทึกกำหนดปรู๊ฟงาน

ผลการดำเนินการ เปรียบเทียบก่อนและหลังการปรับปรุง จากข้อมูลย้อนหลัง 3 เดือน ที่ผ่านมา (เม.ย.-มิ.ย. 54) จำนวนปรู๊ฟทันกำหนดเท่ากับ 68% หลังการปรับปรุง 3 เดือน ต่อมา (ก.ค.-ก.ย. 54) จำนวนปรู๊ฟทันกำหนดเท่ากับ 88% ค่าเป้าหมาย = 90 %

ผู้รับผิดชอบโครงการ ที่ปรึกษากลุ่ม ศรินทิพย์ นิมิตรมงคล ศรินทิพย์ นิมิตรมงคล เสริมสุข สาธุธรรม ประธานกลุ่ม จิราภา คเชนทร์พลอย เลขานุการ เจนจิรา เกสนา สมาชิก นิตยา ฤกษ์ถนอม พรเพ็ญ หลวงเทพ เพ็ญรุ่ง น้อยแรม สิริพรรณ เตยวงศ์ศักดิ์ อรฤดี เสมาเงิน วรรณภรณ์ ธรรมเจริญ คุณัญญา จงตระกูล

ขอบคุณค่ะ..