โครงการเพิ่มความคล่องตัวในการนำเข้า และกำกับ KPI สำนักงานของผู้บริหาร สรุปผลงานโครงการพัฒนาคุณภาพงาน ประจำปี พ.ศ.2554 (ประเภทโครงการ Cross Function/Lean) โครงการเพิ่มความคล่องตัวในการนำเข้า และกำกับ KPI สำนักงานของผู้บริหาร จัดทำโดย กลุ่ม New Entry - Easy Life สำนักงานจัดการทรัพย์สินจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

หน่วยงานที่ร่วมในทีม ประธานกลุ่ม นางรุ่งทิวา ปรีชาไว ผู้จัดการส่วนเทคโนโลยีสารสนเทศ หน่วยงานที่ร่วมในทีม ส่วนเทคโนโลยีสารสนเทศ แผนกวางแผนและงบประมาณ แผนกพัฒนาคุณภาพ

กระบวนการที่นำมาพัฒนา (VSM) กระบวนการแจ้งเตือน รวบรวม ติดตาม และรายงานผลการดำเนินงานตามเครื่องชี้วัด

ที่มา/มูลเหตุจูงใจของโครงการ 4.1 สภาพปัญหา การรายงานผลการดำเนินงานตาม KPI ของสำนักงานฯ ที่ผ่านมา มีลักษณะ ดังนี้  ผู้รับผิดชอบ KPI ไม่มีการเก็บรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบ จึงทำให้ไม่สามารถกรอกข้อมูลได้ครบถ้วน และไม่ทันตามกำหนด ตลอดจนต้องรายงานผลการดำเนินการเรื่องเดียวกัน ในแบบฟอร์มที่แตกต่างกัน  ผู้รับผิดชอบในการรวบรวมผลงานตาม KPI (แผนกวางแผนและงบประมาณ) ต้องใช้เวลาในการรวบรวมข้อมูลซ้ำอีกครั้งหนึ่ง

ที่มา/มูลเหตุจูงใจของโครงการ (ต่อ) 4.2 ผลที่เกิดขึ้น  ต้องใช้เวลาในการรวบรวมตัวชี้วัดจนนำเสนอผู้บริหารค่อนข้างมาก ประมาณ 53 วัน (P/T = 19 วัน) (D/T = 34วัน)  ข้อมูลที่รายงาน ขาดความสมบูรณ์ และไม่เป็นระบบ โดยหน่วยงานต่างๆ รายงานผลการดำเนินงานตาม KPI มาประมาณร้อยละ 35  ข้อมูลที่นำเสนอยังไม่ได้เป็นข้อมูลเชิงบริหาร ผู้บริหารจึงต้องใช้เวลาในการพิจารณามาก รวมทั้ง ไม่สามารถให้ความเห็นในการดำเนินงาน (Feedback) แก่ผู้รับผิดชอบ KPI ได้ทันการ

เป้าหมายและตัวชี้วัด 1. ระยะเวลาการรวบรวมตัวชี้วัดจนนำเสนอผู้บริหาร ภายใน 10 วัน เป้าหมาย 70 % 2. อัตราความครบถ้วน ถูกต้องของตัวชี้วัด เป้าหมาย 70 % 3. การนำเสนอในรูปแบบที่หลากหลาย เช่น กราฟ เป็นต้น

สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา (ก้างปลา)

สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ จัดหาระบบ IT เข้ามาช่วยในการจัดเก็บข้อมูลและประมวลผล เมื่อวันที่ 14 มิ.ย.54 ลงนามใน MOU กับคณบดี คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี เพื่อขอใช้ระบบการจัดการข้อมูลตัวชี้วัด ยุบรวมแบบฟอร์มให้เหลือเพียงแบบฟอร์มเดียว และกำหนดให้รายงานผลในครั้งเดียวกัน จัดทำ KPI Dictionary เพื่อกำหนดความหมาย วิธีการเก็บข้อมูล และเกณฑ์การคำนวณ ฯลฯ ให้ผู้บังคับบัญชาทุกหน่วยงานมอบหมายผู้รับผิดชอบ สร้างช่องทางในการสื่อสารรับ –ส่งข้อมูลข่าวสาร โดยกำหนดให้มีเพียงช่องทางเดียว

ผลลัพธ์ของการพัฒนา ผลการปรับปรุง 1. ทดลองนำร่อง 8 หน่วยงาน ได้แก่ ส่วนเทคโนโลยีสารสนเทศ แผนกพัฒนาคุณภาพ แผนกวางแผนและงบประมาณ แผนกพัฒนาธุรกิจ แผนกบัญชี แผนกการเงิน แผนกกฎหมาย และแผนกธุรการ 2. จัดทำ KPI Dictionary แล้วเสร็จ

ผลลัพธ์ตามตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ (ข้อมูลเปรียบเทียบรายเดือน หรือ ก่อนและหลังการปรับปรุง) เป้าหมาย ผลลัพธ์ก่อนทำ ผลลัพธ์หลังทำ คิดเป็น(%) 1.ระยะเวลาการรวบรวมตัวชี้วัดจนนำเสนอผู้บริหาร ภายใน 10 วัน 70 % 53 วัน 7 วัน 86.79% 2. อัตราความครบถ้วน ถูกต้องของตัวชี้วัด - 80%* 3. การนำเสนอในรูปแบบที่หลากหลาย เช่น กราฟ เป็นต้น นำเสนอในรูปแบบตารางแสดงข้อมูล นำเสนอในรูปแบบตาราง และกราฟแสดงข้อมูล * เป็นจำนวน KPI จากหน่วยงานที่ทดลองนำร่อง 8 หน่วยงาน จำนวน 73 KPI จาก 185 KPI

ตัวอย่างแผนภูมิแท่งแสดงแผนและผลของตัวชี้วัดประจำปี...

ตัวอย่างแผนภูมิเส้นแสดงแผนและผลของตัวชี้วัดประจำปี...

ตัวอย่างแผนภูมิวงกลมแสดงแผนและผลของตัวชี้วัดประจำปี... ไตรมาสที่ 1 ไตรมาสที่ 2 ไตรมาสที่ 3 ไตรมาสที่ 4