Lesson 10 Controlling

Controlling กระบวนการตรวจสอบการปฏิบัติงานและการแก้ไขเพื่อให้งานเป็นไปตามที่ต้องการ

การควบคุม การปฏิบัติการ การตลาด การวิจัยและพัฒนา ทรัพยากรมนุษย์ การเงินและงบประมาณ การปฏิบัติการ การควบคุม การตลาด การวิจัยและพัฒนา ทรัพยากรมนุษย์

ประโยชน์ของการควบคุม 1. งานต่าง ๆ มีความสอดคล้องกัน 2. เป้าหมายขององค์การสำเร็จสมบูรณ์ 3. ทำให้วิธีการปฏิบัตินโยบายและกฎเกณฑ์ขององค์การดำเนินไปในแนวเดียวกันทั้งระบบ

ผลเสียหากไม่มีการควบคุม 1. มีความเชื่อผิด ๆ ว่าสิ่งที่องค์การดำเนินอยู่ถูกต้องแล้ว 2. องค์การไม่ยอมรับความผิดพลาดที่เกิดขึ้น 3. หลบหนีปัญหาต่าง ๆ

กระบวนการในการควบคุม การกำหนดระบการควบคุมไว้ล่วงหน้าเพื่อใช้วัดความก้าวหน้าของการดำเนินงานว่าเป็นไปตามแผนที่กำหนดไว้เพียงใด แยกออกเป็น 4 ขั้นตอน 1. การกำหนดมาตรฐานที่ใช้วัด (Establishing standard) 2. การวัดผลงานที่ทำได้จริง (Measuring actual performance) 3. การเปรียบเทียบผลงานที่ทำได้จริงกับมาตรฐาน (Comparing actual performance) 4. การแก้ไขให้ถูกต้อง (Taking corrective action)

Establishing standard 1. การกำหนดมาตรฐานที่ใช้วัด มาตรฐานผลผลิต (output standard) มาตรฐานปัจจัยการผลิต (input standard) - การเปรียบเทียบมาตรฐานในอดีต - การเปรียบเทียบมาตรฐานเดียวกัน - การเปรียบเทียบมาตรฐานทางวิศวกรรม

Measuring actual performance 2. การวัดผลงานที่ทำได้จริง การวัดผลงานที่เกิดจริงเป็นหน่วยผลิตที่ได้จริงหรือความพยายามที่ให้กับงานจริง

Comparing actual performance 3. การเปรียบเทียบผลงานที่ทำได้จริงกับมาตรฐาน เพื่อหาความแตกต่างที่เกิดขึ้นกับผลงานที่ทำได้จริงกับมาตรฐาน

Taking corrective action 4. การแก้ไขให้ถูกต้อง เป็นการดำเนินงานทางด้านการบริหาร ซึ่งจะดำเนินการเมื่อพบความแตกต่างระหว่างผลงานที่เกิดขึ้นจริงกับมาตรฐาน problem situation opportunity situation

ประเภทของการควบคุม 1. การควบคุมก่อนการดำเนินงาน (Feed forward control) การควบคุมเพื่อให้แน่ใจว่าทิศทางในการดำเนินงานเป็นไปอย่างถูกต้อง

2. การควบคุมระหว่างดำเนินงาน (Concurrent control) การควบคุมที่ใช้ในขณะดำเนินงานอยู่เพื่อให้กิจกรรมทุกอย่างเป็นไปตามแผนงานที่กำหนดและแก้ไขก่อนที่การเสียหายจะเกิดขึ้น Direct supervision Steering control

3. การควบคุมหลังดำเนินงาน (Feedback control) การควบคุมเมื่อทำงานเสร็จเรียบร้อยแล้วโดยการเก็บรวบรวมข้อมูลพร้อมทั้งดำเนินการวิเคราะห์ว่าการดำเนินงานที่เสร็จสิ้นนั้นถูกต้องเพียงใด

การควบคุมที่มีประสิทธิผล 1. ความถูกต้อง (accuracy) 2. ความทันเวลา (timeliness) 3. ความประหยัด (economy) 4. ความยืดหยุ่น (flexibility) 5. การสามารถเข้าใจได้ (understandability) 6. การมีมาตรฐานที่สมเหตุผล (reasonable criteria) 7. การจัดระบบอย่างมีกลยุทธ์ (strategic place)

8. การเน้นกฎแห่งข้อยกเว้น (emphasis on the exception) 9. การใช้มาตรการหลาย ๆ อย่าง (multiple criteria) 10. การแก้ไขให้ถูกต้อง (corrective action)

การควบคุมทางข้อมูล (Information) Data

การควบคุมการดำเนินงาน (operations control) 1. การควบคุมต้นทุน 2. การควบคุมการจัดซื้อ 3. การควบคุม การบำรุงรักษา 4. การควบคุมคุณภาพ 5. ระบบสินค้าคงเหลือ

1. การควบคุมต้นทุน ทุกหน่วยงานจะต้องควบคุมต้นทุนให้เกิดขึ้นอย่างเหมาะสมและควบคุมอยู่ตลอดเวลา

2. การควบคุมการจัดซื้อ 2.1 การสร้างความสัมพันธ์กับผู้ขาย 2.2 ระบบการสั่งซื้อ กำหนดว่าควรจะสั่งซื้อสินค้าอีกเมื่อไร สินค้าที่สั่งเข้ามาใหม่จะมาถึงในเวลาเดียวกันกับที่สินค้าคงเหลือในคลังสินค้าหมดพอดี

2.3 จำนวนการสั่งซื้อที่ประหยัด

3. การควบคุม การบำรุงรักษา ระบบการผลิตที่ สามารถใช้อุปกรณ์ให้เกิด ประโยชน์สูงสุด การขายสินค้าและบริการ ให้มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล

การควบคุม การบำรุงรักษา 1. โดยการป้องกัน 2. โดยการแก้ไข 3. โดยการตรวจสภาพ

4. การควบคุมคุณภาพ สินค้าและบริการเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนด การควบคุมคุณภาพจะต้องเริ่มตั้งแต่วัตถุดิบมาจนถึงสินค้าสำเร็จรูป

การควบคุมทางการเงิน (Financial Control) งบประมาณ Budget อัตราส่วนทางการเงิน Financial ratio Liquidity Asset management Debt management Profitability Market Value

Management by walking around การควบคุมพฤติกรรม 1. การควบคุมโดยตรง Management by walking around

2. การประเมินผลการปฏิบัติงาน การเขียนรายงาน การบันทึกเหตุการณ์ สำคัญ วิธี 360 degree feed back