ประเภท โครงการต่อยอด/ขยายผลโครงการเดิม(A) โครงการลดข้อผิดพลาดการคำนวณค่าใช้จ่าย ขอสนับสนุนทุนไปประชุม/ฝึกอบรม/สัมมนา ณ หน่วยงานภายนอก ประเภท โครงการต่อยอด/ขยายผลโครงการเดิม(A) ฝ่ายพัฒนาบุคลากร สำนักบริหารทรัพยากรมนุษย์

ที่มา/มูลเหตุจูงใจของโครงการ เพื่อลดข้อผิดพลาดจากการคำนวณค่าใช้จ่ายและลดระยะเวลา การจัดทำแบบฟอร์มขอสนับสนุนทุนไปอบรมภายนอก ฝ่ายพัฒนาบุคลากรจึงจัดทำโปรแกรมขอสนับสนุนทุนไปอบรมภายนอก เพื่อให้เกิดความสะดวกในการประมาณการค่าใช้จ่ายและใช้เป็นแบบฟอร์มที่มีมาตรฐานเดียวกัน www.hrm.chula.ac.th

ความสำคัญ/ความจำเป็นที่ต้องจัดโครงการ

เป้าหมายและตัวชี้วัด 1) ลดระยะเวลาและข้อผิดพลาดการจัดทำแบบฟอร์มขอสนับสนุนทุนไปอบรม ณ หน่วยงานภายนอก 2) ลดระยะเวลาการคำนวณประมาณการค่าใช้จ่าย

สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา จัดทำแบบฟอร์มไม่ถูกต้องและไม่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ทำให้เสียเวลาแก้ไขปรับปรุง 2) ไม่ทราบข้อมูลรายละเอียดค่าใช้จ่ายเพื่อขออนุมัติจัดทำประมาณการค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ทำให้เสียเวลาในการติดต่อประสานงาน และการสืบค้นข้อมูลตามระเบียบ ประกาศ 3) ไม่ได้รับความสะดวกกรณีต้องการจัดทำเรื่องขออนุมัติสนับสนุนทุนไปอบรม ณ หน่วยงานภายนอก กรณีเร่งด่วน

สรุปการแก้ไขปรังปรุงที่ได้ดำเนินการ แบ่งการแก้ไขปัญหาเป็น 2 ช่วงโครงการ เมื่อปี พ.ศ.2553 แก้ไขปัญหาโครงการช่วงแรก 1) จัดทำแผ่นพับขั้นตอนการขอสนับสนุนทุนไปประชุม/ฝึกอบรม ณ หน่วยงานภายนอก www.hrm.chula.ac.th

สรุปการแก้ไขปรังปรุงที่ได้ดำเนินการ 2) รวบรวมระเบียบที่เกี่ยวข้องและ แบบฟอร์มขึ้นเว็บไซต์ www.hrm.chula.ac.th/form.html

สรุปการแก้ไขปรังปรุงที่ได้ดำเนินการ ปี พ.ศ.2554 ขยายผลต่อยอดจากโครงการเดิม จัดทำโปรแกรมแบบฟอร์มขอสนับสนุนทุนไปอบรมภายนอก 2) จัดทำคู่มือการใช้โปรแกรมขอสนับสนุนทุนไปอบรมภายนอก

1)โปรแกรมแบบฟอร์มขอสนับสนุนทุนไปอบรมภายนอก www.hrm.chula.ac.th 1

โปรแกรมแบบฟอร์มขอสนับสนุนทุนไปอบรมภายนอก กรอกข้อมูลเข้าสู่ระบบ Account ของจุฬา 2

โปรแกรมแบบฟอร์มขอสนับสนุนทุนไปอบรมภายนอก 3

โปรแกรมแบบฟอร์มขอสนับสนุนทุนไปอบรมภายนอก 4

โปรแกรมแบบฟอร์มขอสนับสนุนทุนไปอบรมภายนอก หน้าจอข้อมูลผู้ขอสนับสนุนทุน 5 เลือกชื่อ-นามสกุลที่ถูกต้อง 6 พิมพ์เงินเดือนปัจจุบัน 7 พิมพ์เลขโทรศัพท์ที่สะดวกติดต่อ 8 ดำเนินการต่อ 5 6 7 8

โปรแกรมแบบฟอร์มขอสนับสนุนทุนไปอบรมภายนอก หน้าจอข้อมูลโครงการ กรอกข้อมูลให้ครบถ้วน 10 ช่วงเวลานับจากเดินทางไปถึงวันเดินทางกลับ 11 กรณีไม่ต่อเนื่องระบุวันที่(ถ้ามี) 12 เลือก มีหรือไม่มีค่าใช้จ่าย 13 กดดำเนินการต่อ ถ้าข้อมูลด้านบนถูกต้อง 9 10 11 11 12 13

โปรแกรมแบบฟอร์มขอสนับสนุนทุนไปอบรมภายนอก หน้าจอคำนวณค่าใช้จ่าย 14 เลือกอัตราค่าเบี้ยเลี้ยงเหมา จ่ายตามระดับเงินเดือน 15 ระบุค่าลงทะเบียน(ถ้ามี) 16 ระบุมื้ออาหารตามเอกสาร โครงการ-กำหนดการ (กรณีค่าลงทะเบียนรวม อาหาร) 17 เลือกค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง 18 เลือกงบประมาณ 19 กดเสร็จสิ้นการบันทึก 14 15 16 17 18 19

โปรแกรมจะประมวลข้อมูลเข้าแบบฟอร์ม พิมพ์เสนอฝ่ายพัฒนาบุคลากร 1 2 3

ผลลัพธ์การดำเนินการ ก่อนการปรับปรุง 1. ระยะเวลาคำนวณประมาณการค่าใช้จ่ายและหาระเบียบที่เกี่ยวข้อง ใช้เวลาประมาณ 30 นาที 2. ระยะเวลาการจัดทำแบบฟอร์ม และตรวจสอบความถูกต้อง

ผลลัพธ์การดำเนินการ หลังการปรับปรุง 1. ลดระยะเวลาการคำนวณประมาณการค่าใช้จ่าย และจัดทำแบบฟอร์ม เหลือเพียง 10 นาที 2. ลดระยะเวลาการจัดพิมพ์และตรวจสอบ พร้อมเสนออนุมัติ ใช้เวลา 5 นาที

สรุปการขยายผลหรือการปรับปรุงที่เพิ่มเติม ลดขั้นตอนการดำเนินการจัดทำแบบฟอร์มขอสนับสนุนทุน โดยใช้โปรแกรม Excel มาช่วยเก็บฐานข้อมูลบุคลากร คำนวณค่าใช้จ่าย ประมวลผลเข้าสู่แบบฟอร์มที่กำหนดและจัดพิมพ์พร้อมนำเสนอฝ่ายพัฒนาเพื่อดำเนินการต่อไป เป็นต้นแบบให้กับคณะ/สถาบัน และหน่วยงานที่สนใจนำโปรแกรมคำนวณค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปฝึกอบรม ไปประยุกต์ใช้งาน 3) เป็นแหล่งสืบค้นข้อมูลระเบียบ ประกาศ แบบฟอร์มต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดฝึกอบรมให้กับบุคคลทั่วไป

ขอบคุณมากค่ะ สำหรับทุกกำลังใจ