การเขียนรายงานการประชุม

ผู้เข้าร่วมประชุม …….……… เริ่มประชุมเวลา …………… รายงานการประชุม …............... ครั้งที่ ….......... เมื่อวันที่ …............ ณ ................... ผู้มาประชุม ………… ผู้ไม่มาประชุม …………… ผู้เข้าร่วมประชุม …….……… บรรทัดแรกรายงานการประชุม จากนั้นเป็นชื่อการประชุม ครั้งที่จัดประชุม ครั้งที่……. ทับ ปีปฏิทิน ครั้งที่ 5/2556 สิ้นธันวาคม เริ่มนับหนึ่งใหม่ หรือจะเขียนอีกวิธี ตั้งแต่คณะกรรมการมา ประชุมรวมทั้งหมดเจ็บสิบครั้ง ก็เขียนเป็น ครั้งที่ 70 - 5/2556 วันที่จัดประชุม เมื่อ วันที่ 5 มกราคม 2556 ไม่ต้องมีคำว่า เดือน พ.ศ. นำหน้า เวลาไม่ต้องมาใส่ท้าย พ.ศ. เพราะมีเวลาเริ่มประชุมอยู่แล้ว สถานที่จัดประชุม เขียนให้ชัดเจน ห้อง อาคาร ชั้น หน่วยงาน ย่อหน้า ใหม่ ผู้มาประชุม คือคนที่เข้าประชุม และมีสิทธิโหวต โดยปกติคือคณะกรรมการที่ได้รับการแต่งตั้ง ผู้มาประชุม เราดูว่าเค้าเป็นคณะกรรมการเพราะชื่อ หรือตำแหน่ง ถ้าเป็นคณะกรรมการเพราะชื่อ ให้เขียนชื่อก่อน ตามด้วยตำแหน่งตามปกติ และตำแหน่งการประชุม ถ้าเป็น คณะกรรมการโดยตำแหน่ง เขียนตำแหน่งปกติก่อน ตามด้วยชื่อ แล้วตามด้วยตำแหน่งประชุม คนที่มาโดยตำแหน่งถ้ามาไม่ได้ จัดคนมาแทนได้ ถ้าแต่งตั้งโดยชื่อ มาไม่ได้ จัดคนมาแทนไม่ได้ อาจจะมาฟังได้ แต่ไม่มีสิทธิโหวต เพราะการแต่งตั้งโดยชื่อ แต่งตั้งโดยความสามารถพิเศษ ของบุคคล ตำแหน่งคนแทนได้ ชื่อคนแทนไม่ได้ การประชุมผู้บริหารขององค์กร ไม่มีคำสั่งว่าใครเป็นคณะกรรมการ ให้ใช้ตำแหน่งขึ้นก่อน ถ้ามาไม่ได้ จัดคนมาแทนได้ ผู้ไม่มาประชุม ก็คือ คนที่มีสิทธิโหวตแต่มาไม่ได้ เขียนเหมือนผู้มาประชุม มาโดยชื่อใส่ชื่อ มาโดยตำแหน่งใส่ตำแหน่ง ให้ใส่เหตุผลว่ามาไม่ได้เพราะอะไร จัดคนมาแทน คนมาแทนโหวตไม่ได้ ให้ไปใส่ในผู้เข้าร่วมประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม เชิญด้วยชื่อ เขียนชื่อก่อน เชิญด้วยตำแหน่งเขียนตำแหน่งก่อน ดูที่เจตนาของการเชิญ เจตนาของการมา ในการเขียนชื่อ หรือตำแหน่งก่อน เริ่มประชุมเวลา ใช้เวลาจริง นับเวลาจริง ตอนประธานกล่าวเปิด เป็นเวลาเริ่มประชุม ประธานกล่าวเปิด ไม่อยู่ในระเบียบวาระที่ 1 จะอยู่ก่อนเข้าระเบียบวาระ ระเบียบวาระ ใช้คำว่า วาระ อย่างเดียวไม่ได้ วาระ หมายถึง ครั้งคราว โอกาส ระเบียบวาระ เป็นศัพท์สำหรับการประชุม หมายความว่า ลำดับขั้นตอนที่กำหนดขึ้นสำหรับเสนอต่อที่ประชุม เริ่มประชุมเวลา …………… ประธาน กล่าวเปิดการประชุม ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ

เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ - เหตุผลความจำเป็นและวัตถุประสงค์ของการประชุม - เรื่องที่ไปประชุมมา - เรื่องที่หน่วยเหนือ มอบหมาย สั่งการ หรือให้นโยบายมา - เรื่องที่สำคัญที่องค์กรหรือบุคลากรต้องปฏิบัติ เรื่องที่น่าสนใจ ควรรู้ควรทราบที่เกี่ยวข้องกับงาน ระเบียบวาระที่ 1 ให้เกียรติประธานคนแรก แจ้งเรื่องให้ที่ประชุมทราบ อันดับแรก เหตุผลความจำเป็น และวัตถุประสงค์ของการประชุม การประชุมในครั้งนี้ เพื่อแจ้งให้ทราบ เพื่อขอความเห็น จากนั้น เรื่องที่ท่านไปประชุมมา หรือเป็นเรื่องที่หน่วยเหนือ ได้รับมอบหมาย สั่งการ ให้นโยบายมาปฏิบัติ เรื่องสำคัญที่องค์กร เรื่องที่น่าสนใจ เช่น ท่านไปดูงาน เรื่องประกาศเกียรติคุณ และเรือ่งแนะนำบุคลากร - ประกาศเกียรติคุณ องค์กร หรือบุคลากร - แนะนำบุคลากรใหม่

วิธีเขียน ในระเบียบวาระที่ 1 ดังนี้ หัวข้อเรื่อง บุคคลนำเข้า เนื้อหา วิธีเขียน ในระเบียบวาระที่ 1 ดังนี้ หัวข้อเรื่อง บุคคลนำเข้า เนื้อหา วิธีการเขียน ในระเบียบวาระที่ 1 หัวเรื่อง บุคคลนำเข้า ทุกข้อความ ต้องมีคนนำเข้าเสมอ เนื้อหา และบทสรุป ที่ประชุมรับทราบ เรื่องนี้ไม่ต้องโหวต จบแค่ที่ประชุมรับทราบ บทสรุป ที่ประชุมรับทราบ

ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องการรับรองรายงานการประชุม ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องการรับรองรายงานการประชุม ประธาน มีหน้าที่นำการประชุม วิธีเขียน ประธานได้เสนอร่างรายงานการประชุม ครั้งที่... เมื่อวันที่... ให้ที่ประชุมพิจารณา ที่ประชุมพิจารณาแล้ว รับรองรายงานการประชุม โดยไม่มีการแก้ไข หรือ มีการแก้ไขดังนี้ ..... เรื่องการรับรองรายงานการประชุม เป็นบทบาทหน้าที่ของประธาน ในการนำการประชุม การรับรองการประชุม ประธานได้เสนอร่างรายงานการประชุม ครั้งที่ เมื่อ วันที่ ให้ที่ประชุมพิจารณา จบแค่ ที่ประชุมพิจารณาแล้ว รับรองรายงานการประชุม โดยไม่มีการแก้ไข หรือมีการแก้ไข ดังนี้ หน้าที่เท่าไหร่ ย่อหน้าที่เท่าไหร่ ข้อความเดิม แก้เป็น หรือเพิ่มเติมเป็น การรับรองรายงานการประชุม ไม่ใช้คำว่ามีมติรับรอง เพราะไม่ต้องมีการยกมือโหวต การรับรองรายงานการประชุม เป็นการรับรองว่าที่เขียนมาทั้งหมดนั้นถูกต้องหรือไม่ และรับรองไปเพื่อ หากมีใครไปปฏิบัติที่นอกเหนือจากมติในที่ประชุม แล้วเกิดความเสียหาย มีการฟ้องร้องเกิดขึ้น สามารถนำการรับรองรายงานการประชุมไปยืนยันได้

วิธีการตรวจแก้ ดังนี้ วิธีการตรวจแก้ ดังนี้ การสะกดคำ ข้อความที่คลาดเคลื่อนความเป็นจริง คำหยาบ เวลารับรองรายงานการประชุม เราตรวจ สะกดผิดเป็น สะกดถูก ไม่ตรงความจริง แก้ให้ตรง สำนวนไม่เหมาะ ปรับให้เหมาะ คำหยาบแก้เป็นคำสุภาพ รับรองรายงานการประชุม แก้ไขมติไม่ได้ ถ้าจะแก้ไขเรื่องให้ยกเรื่องมาพิจารณาใหม่ รายงานการประชุมประธานที่มีอำนาจสูงสุด จะแก้ตามลำพังไม่ได้ เพราะหากมีผลได้ผลเสีย แล้วอาจถูกฟ้องร้องภายหลังได้ สำนวนที่ไม่เหมาะ

การรับรองโดยการแจ้งเวียน เหตุผลความจำเป็น ประชุมครั้งเดียว ประชุมครั้งสุดท้าย ประชุมครั้งต่อไปอีกนานมาก วิธีดำเนินการ เลขานุการ ร่างรายงานการประชุม สำเนา ส่งให้ คณะกรรมการตรวจแก้ รับรอง จัดทำฉบับสมบูรณ์ การรับรองโดยการแจ้งเวียน ประชุมครั้งเดียว ประชุมครั้งต่อไปอีกนาน จึงต้องแจ้งเวียน เมื่อประชุมเสร็จ วิธีการเลขาร่างรายงานการประชุม พอร่างเสร็จสำเนาส่งให้คณะกรรมการ ไปตรวจแก้ และรับรองรายงานการประชุม ต้องมีเงื่อนไข ตรวจแก้แล้วขอให้ส่งคืนมาภายในวันที่ หากพ้นจากนี้แล้วถือว่ารับรอง เมื่อส่งคืนมาแล้ว ให้นำที่ตรวจแก้มาทำฉบับสมบูรณ์ ฉบับสมบูรณ์มีรายละเอียดดังนี้ หน้าแรก ฉบับผ่านการรับรองแล้ว ใบสุดท้าย มีลายเซ็นประธาน และบอกว่าคณะกรรมการในที่ประชุมได้รับรองรายงานการประชุมนี้แล้ว โดยการแจ้งเวียน ฉบับสมบูรณ์นี้สามารถนำไปใช้ได้ตามกฎหมาย

การรับรองแบบเร่งด่วน เหตุผลความจำเป็น มีความจำเป็นเร่งด่วนที่จะต้องรับรองรายงานการประชุม เพื่อนำไปใช้งานสำคัญที่เร่งด่วน วิธีดำเนินการ ประธานกล่าวเหตุผลความจำเป็น เลขานุการสรุปการประชุม ที่ประชุมปรับแก้ เมื่อไม่มีใครปรับแก้แล้ว ที่ประชุมรับรองรายงานการประชุม เลขานุการจัดทำรายงานการประชุมฉบับสมบูรณ์ รับรองแบบเร่งด่วน ประชุมเสร็จแล้วรับรองทันที เนื่องจากมีเหตุผลจำเป็นเร่งด่วน ต้องรีบใช้รายงานการประชุม วิธีการ ประธานกล่าวเหตุผลความจำเป็น ของการรับรองรายงานแบบเร่งด่วน เลขาสรุปการประชุม ที่ประชุมปรับแก้กันขณะนั้น เมื่อไม่มีใครปรับแก้ที่ถือว่าที่ประชุมรับรองรายงานการประชุม จากนั้นเลขานุการ จัดทำรายงานการประชุมฉบับสมบูรณ์ ใบแรก ฉบับผ่านการรับรองแล้ว ใบสุดท้ายคณะกรรมการในที่ประชุมได้รับรองรายงานการประชุมนี้แล้วอย่างเร่งด่วนเมื่อวันที่ ประธานเซ็นรับรอง โดยปกติแล้ว จะรับรองครั้งต่อไป เพราะมีเอกสารรับรองดีที่สุด วิธีแจ้งเวียน กับเร่งด่วน ต้องมีเหตุผลความจำเป็น

ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ เลขานุการ มีหน้าที่นำการประชุม เรื่องที่นำเข้า มีดังนี้ รายงานผลการปฏิบัติงานที่สืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่แล้ว เรื่องที่สำคัญที่องค์กร หรือ บุคลากรต้องปฏิบัติ เรื่องที่น่าสนใจ ควรรู้ควรทราบ เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ เป็นหน้าที่ของเลขา ต้องเตรียมเอกสารให้ คณะกรรมการ เรื่องที่นำเข้า รายงานผลการปฏิบัติที่สืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่แล้ว ครั้งที่แล้วประชุมมีมติอย่างไร ก็มารายงานในครั้งนี้ เรื่องที่สำคัญที่องค์กรต้องปฏิบัติ การเปลี่ยนแปลงระเบียบ คำสั่งต่างๆ เรื่องที่น่าสนใจ เช่น ไปอบรม ไปดูงาน อะไรที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร แจ้งให้ที่ประชุมได้ทราบได้ วิธีเขียน เหมือนระเบียบวาระที่ 1 หัวข้อเรื่อง คนนำเข้า เนื้อหา สรุป อย่าเอาตัวรายงานไปเป็นตัวระเบียบวาระ รายงานขอให้อยู่ในระเบียบวาระ วิธีเขียน เหมือนกับ ระเบียบวาระที่ 1

ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา เลขานุการ มีหน้าที่นำการประชุม วิธีเขียน หัวข้อเรื่อง ผู้นำเข้า เนื้อหา ให้ประกอบด้วย ประเด็นปัญหา และผลกระทบ ข้อเท็จจริง ความคิดเห็น ข้อเสนอ มติที่ประชุม เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา หัวข้อเรื่อง ผู้นำเข้า เนื้อหา ประกอบด้วย เรื่องนี้มีปัญหาอะไร ส่งผลกระทบอะไร ข้อเท็จจริง ระเบียบ สาเหตุ เรื่องราว เป็นอย่างไร ความเห็นของที่ประชุม ทำแล้วเกิดประโยชน์ ถ้าไม่ทำแล้วเสียหายอย่างไร ข้อเสนอ ต้องการอะไร มติ ขอให้เป็นมติที่สมบูรณ์ อย่าเป็นมติลอย คือ มติเห็นชอบ แต่ไม่ลงรายละเอียดว่าให้คัยทำอะไร อย่างไร ไม่สามารถนำไปปฏิบัติได้

กรณี พิจารณาอนุมัติโครงการ กรณี พิจารณาอนุมัติโครงการ วิธีเขียน ประกอบด้วย เหตุที่ทำโครงการ และวัตถุประสงค์ รายละเอียดการดำเนินการและค่าใช้จ่าย ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ คำขออนุมัติ มติที่ประชุม จับประเด็นให้ได้ ทำโครงการนี้เพื่ออะไร ทำอย่างไร เงินเท่าไหร่ โครงการนี้ดี หรือไม่ดีอย่างไร ไม่ส่งกระทบเสียหายอย่างไหร่ ขออะไร แล้วมติเป็นอย่างไร ประชุมพิจารณาขออนุมัติโครงการ มีโครงสร้างแค่นี้

ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี) ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี) เป็นเรื่องด่วนและสำคัญ เกิดขึ้นหลังจากที่ออกหนังสือเชิญประชุมไปแล้ว เรื่องแจ้งทราบ พิจารณา รับรองรายงานการประชุม และ นัดหมาย เป็นเรื่องด่วน และ สำคัญ ระเบียบวาระนี้อาจเป็นเรื่องเร่งด่วนที่มิได้แจ้งล่วงหน้า มิได้บรรจุไว้ในระเบียบวาระที่ 4 ประธาน อาจนำมาพิจารณาในระเบียบวาระที่ 5 หรืออาจเป็นเรื่องเสนอเพิ่มเติม ที่ไม่มีการลงมติ ก็ได้

(ผู้จดรายงานการประชุม) ประธาน กล่าวปิดการประชุม เลิกประชุมเวลา ............... ......................... (ผู้จดรายงานการประชุม)

รายงานการประชุมที่ดี 1. เนื้อหาถูกต้อง 2. เที่ยงตรง 3. ชัดเจน เข้าใจง่าย 4. ใช้ภาษาดี 5. มีหัวข้อย่อยทุกเรื่อง