สุปิยา ลิมป์กฤตนุวัตร์ กลุ่มพัฒนาระบบบริหาร Balanced Scorecard Key Performance Indicators Benchmarking โดย สุปิยา ลิมป์กฤตนุวัตร์ กลุ่มพัฒนาระบบบริหาร สำนักงานปลัดกระทรวงอุตสาหกรรม

กรอบการนำเสนอ Balanced Scorecard Key Performance Indicators Benchmarking

เครื่องมือทางการบริหารต่างๆ ของภาคราชการ PMQA Individual SC Office of Strategy Management SWOT Analysis Risk Management สำรวจความพึงพอใจผู้รับบริการ Change Management การวางแผนยุทธ์ศาสตร์ ศูนย์บริการร่วม Benchmarking Knowledge Management Strategy Map Competencies Balanced Scorecard KPI Process Improvement Structure Design GSMS/GFMIS การจัดทำบัญชีต้นทุน ประเมินความคุ้มค่า Project Management Networking Value Chain

เป้าหมายสูงสุดขององค์กรทุกๆ แห่ง นำพาองค์กรสู่ความสำเร็จ สามารถบรรลุวิสัยทัศน์ที่ได้วางไว้ ประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืน สามารถก่อให้เกิดคุณค่าหรือประโยชน์ให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องได้ องค์กรชั้นเลิศ (Excellence Organization) องค์กรที่มีขีดสมรรถนะสูง (High Performance Organization: HPO)

1.Balanced Scorecard ได้รับการพัฒนาขึ้นมาในต้นทศวรรษที่ 1990 โดย Robert Kaplan และ David Norton เพื่อเป็นเครื่องมือในการติดตามประเมินผล การดำเนินงานตามกลยุทธ์ขององค์กรให้ครบถ้วนในทุก ๆ ด้าน

Balanced Scorecard เป็นเครื่องในการแปลงกลยุทธ์สู่การปฏิบัติ - บอกเล่าเรื่องราวของกลยุทธ์ - ถ่ายทอดวิสัยทัศน์และกลยุทธ์สู่การปฏิบัติ ใช้สำหรับการวัดและประเมินผล - เป็นเครื่องมือในการขับเคลื่อนกลยุทธ์ - เป็นเครื่องมือทำให้เกิดความชัดเจนกับกลยุทธ์มากขึ้น

การปรับ BSC มาใช้ในภาคราชการไทย Balanced Scorecard (BSC) Result-Based Management (RBM) คำรับรองการปฏิบัติราชการ

คำรับรองการปฏิบัติราชการ ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2550 มิติที่ 1 : มิติด้านประสิทธิผล - ผลสำเร็จตามแผนปฏิบัติราชการ - ผลสำเร็จตามพันธกิจของส่วน ราชการระดับกรมหรือเทียบเท่า มิติที่ 2 : มิติด้านคุณภาพการให้บริการ - ความพึงพอใจของผู้รับบริการ - การมีส่วนร่วมของประชาชน - ความโปร่งใสในการปฏิบัติ ราชการ มิติที่ 3 : มิติด้านประสิทธิภาพ ของการปฏิบัติราชการ - การบริหารงบประมาณ ประสิทธิภาพของการใช้พลังงาน การลดระยะเวลาการให้บริการ - การจัดทำต้นทุนต่อหน่วย มิติที่ 4 : มิติด้านการพัฒนาองค์กร - การจัดการความรู้ - การจัดการทุนด้านมนุษย์ - การจัดการสารสนเทศ การพัฒนากฎหมาย - การบริหารจัดการองค์กร

คำรับรองการปฏิบัติราชการ ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2550 แผนยุทธศาสตร์ (แผนปฏิบัติราชการ 4 ปี) มิติ 1(ตัวชี้วัดตามประเด็นยุทธศาสตร์) มิติ 1 (Core Function) = 50% Target Group (Stakeholders) มิติ 2 (ตัวชี้วัดตามประเด็นยุทธศาสตร์) มิติ 2 (ตัวชี้วัดทั่วไป) = 15% มิติ 3 (ตัวชี้วัดตามประเด็นยุทธศาสตร์) Blueprint for Change มิติ 3 (ตัวชี้วัดทั่วไป) = 10% มิติ 4 (ตัวชี้วัดตามประเด็นยุทธศาสตร์) มิติ 4 (ตัวชี้วัดทั่วไป) = 25% กระบวนงาน competency

ภายนอก ภายใน ระดับความพึงพอใจของผู้รับบริการ Strategy Map / Balanced Scorecard คำรับรองการปฏิบัติราชการ ภายนอก ภายใน Financial Perspective ประสิทธิผล (ผลลัพธ์) ระดับความสำเร็จตามพันธกิจหรือภารกิจหลักของ กรม Customer Perspective คุณภาพ ระดับความพึงพอใจของผู้รับบริการ ความโปร่งใสในการปฏิบัติราชการ Internal Work Process Perspective ประสิทธิภาพ ระดับความสำเร็จการปรับปรุงกระบวนงาน ประสิทธิภาพการบริหารการเบิกจ่ายงบประมาณ การประหยัดพลังงาน Learning and Growth Perspective พัฒนาองค์การ การพัฒนาทุนด้านความรู้และสารสนเทศ การพัฒนาคุณภาพการจัดการองค์การ ระดับความสำเร็จของการมีส่วนร่วมของประชาชน ระดับความสำเร็จตามแผนปฏิบัติราชการของกระทรวง และ กรม การพัฒนากฎหมาย การพัฒนาทุนด้านมนุษย์

คำรับรองการปฏิบัติราชการของส่วนราชการ โปร่งใส Financial Perspective ประสิทธิผล (ผลลัพธ์) ภายนอก ระดับความสำเร็จตามแผนปฏิบัติราชการของกระทรวง และ กรม ระดับความสำเร็จตามพันธกิจหรือภารกิจหลักของ กรม Customer Perspective คุณภาพ เป็นธรรม ระดับความพึงพอใจของผู้รับบริการ ระดับความสำเร็จของการมีส่วนร่วมของประชาชน ความโปร่งใสในการปฏิบัติราชการ Internal Work Process Perspective ประสิทธิภาพ ระดับความสำเร็จการปรับปรุงกระบวนงาน ประสิทธิภาพการบริหารการเบิกจ่ายงบประมาณ การประหยัดพลังงาน ประหยัด ภายใน Learning and Growth Perspective พัฒนาองค์การ การพัฒนาทุนด้านมนุษย์ การพัฒนาทุนด้านความรู้และสารสนเทศ การพัฒนาคุณภาพการจัดการองค์การ การพัฒนากฎหมาย ประสิทธิภาพ Strategy Map / Balanced Scorecard Framework Customizaton

2. ตัวชี้วัด (Key Performance Indicators) เป้าประสงค์ ???? สิ่งที่จะวัด / จะวัดอะไร / What to measure? ตัวชี้วัด --- จะวัดอย่างไร / How to measure? ภายใต้เป้าประสงค์แต่ละประการ อะไรคือตัวชี้วัดที่จะบอกได้ว่าสามารถบรรลุเป้าประสงค์ดังกล่าว ตัวชี้วัด สามารถพิจารณาได้ ในแง่ ปริมาณ / คุณภาพ / ต้นทุน / เวลา

การกำหนดตัวชี้วัด บอกให้รู้ถึงสิ่งที่ต้องการจะวัด Focus on Improvement Focus on Action บอกให้รู้ถึงสิ่งที่ต้องการจะวัด ตัวชี้วัดไม่จำเป็นต้อง Quantify ได้เสมอไป อาจจะเป็นลักษณะ Verify ไม่เน้นที่ปริมาณ

................................................................ ................................................................ ............. ............. วิสัยทัศน์ พันธกิจ Agenda / Focusing Areas ประเด็นทางยุทธศาสตร์ Detroit of Asia King & Queen of Entertainment Border Trade Fruits Complex แผนที่ทางกลยุทธ์ Strategy Map Corporate Scorecard การติดตามและประเมินผล แผนการดำเนินงาน Action Plan เป้าประสงค์ Objectives Measurement ตัวชี้วัด เป้าหมาย Targets โครงการ Initiatives งบประมาณ Budget มิติด้านประสิทธิผล ตามยุทธศาสตร์ มิติด้านคุณภาพ การให้บริการ มิติด้านประสิทธิภาพ ของการปฏิบัติราชการ มิติด้าน การพัฒนาองค์กร

กรอบการจัดทำแผนยุทธศาสตร์ วิสัยทัศน์และพันธกิจ ค่าเป้าหมาย ประเด็นยุทธศาสตร์ กลยุทธ์ เป้าประสงค์ โครงการ ตัวชี้วัด งบประมาณ

ประเด็นความท้าทายในการกำหนดยุทธศาสตร์ การขาดความเข้าใจในภาพรวมของกระบวนการทั้งหมด ขาดความเชื่อมโยงของแต่ละขั้นตอน การวิเคราะห์ทางยุทธศาสตร์ (Strategic Analysis) การเลือกใช้เครื่องมือ (Analysis Tools) Opinion-based analysis vs. Fact-based analysis วิเคราะห์แล้วไม่ได้นำผลการวิเคราะห์มาใช้ การกำหนดวิสัยทัศน์และพันธกิจ วิสัยทัศน์ที่ไม่ใช่วิสัยทัศน์ จะส่งผลต่อการกำหนดประเด็นยุทธศาสตร์

ประเด็นความท้าทายในการกำหนดยุทธศาสตร์ (ต่อ) การกำหนดประเด็นยุทธศาสตร์ (Strategic Issues) ไม่ใช่สิ่งที่จะนำไปสู่การบรรลุวิสัยทัศน์ เป็นการทำงานประจำมากกว่างานตามกลยุทธ์ การกำหนดเป้าประสงค์เชิงยุทธศาสตร์ (Strategic Goals) ควรจะเป็น “สิ่งที่ต้องการบรรลุสำหรับแต่ละประเด็นยุทธศาสตร์” มักจะมองจากด้านใดด้านหนึ่งเป็นหลัก ไม่ครบถ้วนทุกมิติ ทำให้ขาดการขับเคลื่อน (Drivers) ที่แท้จริง ไม่สามารถสื่อสาร อธิบายสิ่งที่องค์กรต้องการบรรลุให้บุคลากรทั่วทั้งหน่วยงานสามารถเห็นภาพและเข้าใจในยุทธศาสตร์

การแปลงระบบการประเมินผลจากระดับองค์กรสู่ระดับหน่วยงาน

เพื่ออะไร? ทำให้ทุกคนเข้าใจ มุ่งเน้นในยุทธศาสตร์ ร่วมกัน เกิด Accountability + Responsibility ร่วมกันในยุทธศาสตร์ขององค์กร เพื่อเป็นการจูงใจให้ทุกคนดำเนินงานตามยุทธศาสตร์ เพื่อให้มีระบบการประเมินผลที่สอดคล้องและเชื่อมโยงกันในทุกระดับ เพื่อให้มีระบบการประเมินผลในทุกระดับที่สอดคล้องและเชื่อมโยงกับยุทธศาสตร์ ไม่ใช่การจับผิด แต่เพื่อพัฒนาองค์กร

การพัฒนาระบบประเมินผลลงสู่ระดับบุคคล ระดับกระทรวง ระดับกลุ่มภารกิจ ระดับกรม ระดับสำนัก/กอง ระดับบุคคล

ภาพรวมการแปลงระบบประเมินผลจากระดับกระทรวงจนถึงระดับบุคคล แนวทางการพัฒนาระบบประเมินผล กระบวนการพัฒนาระบบประเมินผล เป้าประสงค์ ตัวชี้วัด ประเด็นยุทธศาสตร์ วิสัยทัศน์ ขั้นตอนที่ 1: การพัฒนาระบบประเมินผลระดับกระทรวง 1.1 ยืนยัน วิสัยทัศน์ของ กระทรวง 1.3 กำหนดเป้า ประสงค์กระทรวงที่ ต้องการ บรรลุภายใต้ แต่ละประเด็น ยุทธศาสตร์ 1.2 ยืนยัน ประเด็นยุทธศาสตร์ ของกระทรวง 1.4 กำหนด ตัวชี้วัดใน แต่ละ เป้าประสงค์ ระดับ กระทรวง ขั้นตอนที่ 2 : การพัฒนาระบบประเมินผลระดับ สปอ. 2.1 ยืนยัน วิสัยทัศน์ของ สปอ. 2.3 กำหนด ประเด็นยุทธศาสตร์ ตามวิสัยทัศน์ ของ สปอ. 2.4 กำหนดเป้าประสงค์ ที่ สปอ.ต้องการบรรลุ ภายใต้แต่ละประเด็น ยุทธศาสตร์ 2.2 กำหนดประเด็นยุทธศาสตร์ ที่ สปอ.มีส่วนผลักดันวิสัยทัศน์และ ประเด็นยุทธศาสตร์ของ อก. 2.5 กำหนด ตัวชี้วัดในแต่ละ เป้าประสงค์ บทบาท หน้าที่และภารกิจ ที่สนับสนุนวิสัยทัศน์และ ประเด็นยุทธศาสตร์ อก. วิสัยทัศน์ สปอ. เป้าประสงค์ ตัวชี้วัด ประเด็นยุทธศาสตร์ ระดับ สปอ. บทบาท หน้าที่และภารกิจ ของ กอง / สำนัก ที่สนับสนุนต่อเป้าประสงค์ และตัวชี้วัดระดับ สปอ.. วิสัยทัศน์ หน่วยงาน เป้าประสงค์ ตัวชี้วัด ประเด็นยุทธศาสตร์ บทบาท หน้าที่และภารกิจ ในงานประจำของ กอง / สำนัก ขั้นตอนที่ 3 : การพัฒนาระบบประเมินผลระดับ กอง/สำนัก ระดับ หน่วยงาน 3.1 ยืนยัน วิสัยทัศน์ของ กอง / สำนัก 3.2 กำหนดประเด็น ยุทธศาสตร์ที่ กอง / สำนัก มีส่วนผลักดันวิสัยทัศน์ และประเด็นยุทธศาสตร์ ของ สปอ. 3.3 กำหนดประเด็น ยุทธศาสตร์เพิ่มเติม ตามวิสัยทัศนของ กอง / สำนัก 3.5 กำหนดเป้าประสงค์ ที่ กอง / สำนักต้องการ บรรลุภายใต้แต่ละ ประเด็นยุทธศาสตร์ 3.6 กำหนดตัวชี้วัด ในแต่ละ เป้าประสงค์ บทบาท หน้าที่ของ บุคคล ที่สนับสนุนต่อ เป้าประสงค์และตัวชี้วัด ของผู้บังคับบัญชา งานที่ได้รับ มอบหมาย เป็นพิเศษ เป้าประสงค์ในระดับบุคคล ตัวชี้วัดในระดับบุคคล บทบาท หน้าที่งาน ของบุคคล (Job Description) ขั้นตอนที่ 4 : การพัฒนาระบบประเมินผลระดับบุคคล 3.1 ยืนยัน หน้าที่งาน ของบุคคล 3.3 กำหนด เป้าประสงค์เพิ่มเติม ตามหน้าที่งาน ที่ยังไม่ได้มี การประเมิน 3.4 กำหนด เป้าประสงค์เพิ่มเติม ตามงานที่ได้รับ มอบหมายพิเศษที่ยัง ไม่ได้มีการประเมิน 3.5 กำหนด ตัวชี้วัดในแต่ละ เป้าประสงค์ 3.2 กำหนด เป้าประสงค์ที่บุคคล มีส่วนผลักดันเป้าประสงค์ ของผู้บังคับบัญชา ระดับบุคคล

3.Benchmarking Benchmarking เป็นเครื่องมือในการเรียนรู้ และพัฒนาการดำเนินงานขององค์กร โดยอาศัยการเปรียบเทียบกับองค์กรอื่น หลักการ กำหนดกระบวนการหลัก ที่ต้องการพัฒนาและปรับปรุง จากนั้นเลือกหาองค์กรเป้าหมายที่จะไปเรียนรู้และเปรียบเทียบด้วย นำผลการดำเนินงานของกระบวนการหลักขององค์กรเปรียบเทียบกับองค์กาเป้าหมาย จากนั้นกำหนดแนวทางในการพัฒนาการดำเนินงานขององค์กร โดยเรียนรู้จากองค์กรเป้าหมาย

Benchmarking ประโยชน์ ทำให้เกิดการพัฒนาองค์กร โดยอาศัยการเรียนรู้จากองค์กรที่ทำงานในลักษณะคล้าย ๆ กัน ได้ดีกว่า แทนที่จะเริ่มต้นจากศูนย์ หรือลองผิดลองถูก