Computer in Business เรื่อง การใช้งาน Access เบื้องต้น

MicroSoft Access โปรแกรมจัดระบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (RDBMS - Relational Database Management System) สร้าง จัดเก็บ เรียกค้น แสดงผลข้อมูล ใน ลักษณะต่าง ๆ เช่น รายงาน แบบฟอร์ม

ฐานข้อมูลใน Access จัดเก็บในรูปของ ไฟล์ที่มีส่วนขยาย.MBD

ส่วนประกอบในฐานข้อมูล Access ข้อมูลในแฟ้มฐานข้อมูลของโปรแกรม Microsoft Access จะถูกจัดเก็บไว้เป็น ส่วนย่อยต่างๆ หรือเรียกว่า “ ออบเจ็ค ฐานข้อมูล ” (Database Object) ประกอบด้วยออบเจ็ค 6 ชนิด ได้แก่ รายงาน แมคโคร โมดูล ตาราง แบบสอบถา ม แบบฟอร์ม

ตาราง (Table) ข้อมูลจัดเก็บในรูปตาราง (Table) ที่มี องค์ประกอบคือ ข้อมูลในแถว เรียกว่า Record และข้อมูลแนวตั้งเรียกว่า Field

ตาราง (Table) ตารางข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกัน สามารถสร้างความสัมพันธ์เพื่อลดความ ซ้ำซ้อนของข้อมูลและสะดวกต่อการ แก้ไขข้อมูล

ตารางสืบค้น Query หรือชุดข้อมูลที่สนใจเป็นพิเศษ เรียกว่า DynaSet โดยอาศัยคำถามผ่าน ตารางการสืบค้น (QBE- Query By Example)

แบบฟอร์ม (Form) Form เป็นฟังก์ชันการทำงานตัวหนึ่งของ แอกเซส ที่ช่วยในการสร้างแบบฟอร์ม เพื่อกรอกข้อมูล หรือแสดงผลข้อมูลใน รูปแบบต่างๆ

รายงาน (Report) Report เป็นฟังก์ชันการทำงานของแอก เซส ที่ช่วยในการสร้างรายงานเพื่อ แสดงผลข้อมูลในรูปแบบต่างๆ

แมคโคร (Macro) Macro เป็นฟังก์ชันทีใช้สำหรับการสร้าง ระบบควบคุมการทำงานแบบอัตฺโนมัติ สำหรับงานระดับโปรแกรม

โมดูล (Module) Module หรือ Access BASIC หรือ Visual BASIC Applicatiion เป็น โปรแกรม หรือชุดคำสั่งซึ่งใช้พัฒนา ระบบงานที่ใช้คำสั่งซับซ้อนมากกว่าแมค โคร

สรุปฟังก์ชันการทำงาน

หน้าต่างของฐานข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Access

การเรียกใช้โปรแกรม MS Access คลิกเม้าส์ที่ปุ่ม เริ่ม *Start เลื่อนเม้าส์ไปยังรายการ Programs เลื่อนเม้าส์ไปยังรายการ Microsoft Office7.0 เลื่อนเม้าส์ไปยังรายการ Microsoft Access แล้วคลิกเม้าส์ 1 ครั้ง เพื่อเรียก โปรแกรม รอสักครู่จะปรากฏหน้าจอการทำงานของ โปรแกรม เลือกการทำงานที่ต้องการ

การเลิกใช้โปรแกรม การเลิกโปรแกรม มีหลายวิธี เช่น วิธีที่ 1 คลิกที่ปุ่ม ซึ่งปรากฎที่มุม บนขวา ของหน้า ต่างโปรแกรม วิธีที่ 2 เลือกคำสั่ง แฟ้ม (File) ที่แถบ เมนู และเลือกคำสั่ง จบการทำงาน (Exit)

การเรียกใช้งานแฟ้มฐานข้อมูล กรณีเรียกผ่านกรอบโต้ตอบเมื่อเข้า โปรแกรม

เรียกผ่านเมนู เลือกคำสั่ง File  Open Database( หรือ แฟ้ม  เปิดฐานข้อมูล ) หรือคลิก ปุ่ม ที่แถบเครื่องมือ

การเปิดฐานข้อมูล

วิธีที่ 1 คลิกที่ปุ่ม ของหน้าต่าง ฐานข้อมูล วิธีที่ 2 คลิกที่หน้าต่างฐานข้อมูลและ เลือกที่เมนู File --> Close ( หรือ แฟ้ม --> ปิด )

การสร้างฐานข้อมูลใหม่ กรณีเมื่อกำลังเข้าสู่โปรแกรม - เมื่อเข้าสู่โปรแกรมแอ๊กเซส จะปรากฏ กรอบโต้ตอบขึ้นมา ให้เลือกที่ปุ่มเลือก Blank database( หรือ ฐานข้อมูลเปล่า ) - คลิกปุ่ม OK( หรือ ตกลง )

การสร้างฐานข้อมูลใหม่ กรณีอยู่ในโปรแกรมอยู่แล้ว - เลือกคำสั่ง File  New Database ( หรือ แฟ้ม  เปิดฐานข้อมูล ) หรือคลิก ปุ่ม ที่แถบเครื่องมือ ดับเบิ้ลคลิกที่ Blank Database( หรือ ฐานข้อมูลเปล่า ) - ใส่ชื่อฐานข้อมูล ที่ต้องการแล้วคลิกปุ่ม Create( หรือปุ่ม สร้าง )