Cost & Programmer Management Document Tracking Cost & Programmer Management

ประโยชน์ www.lotuspssystem.com ตอนนี้เอกสารอยู่ที่ใคร ? อยู่ขั้นตอนไหน ? Tesco ได้รับหรือยัง? เอกสารได้ถูกอนุมัติ ? วางบิลเมื่อไหร่? ไม่ต้องมารับเอกสารไปมา ทำให้เอกสารสูญหาย ง่ายต่อการเข้าข้อมูล แค่มีอินเตอร์เน็ตก่อนเช็คได้

www.lotuspssystem.com

Via Document Tracking System ลำดับการดำเนินการ Consult ติด barcode และกรอกข้อมูลรายละเอียดลงโปรแกรม Document Tracking system 1.Create Certificate PM ตรวจสอบผลงานที่ส่งมอบ 2. Consult Sign off Consult ติดต่อให้ vendor/supplier มารับเอกสารการอนุมัติงวดงาน (certificate payment) 3.Dispatch Vendor ตรวจสอบ เอกสารการอนุมัติงวดงาน (certificate payment) ถ้าถูกต้อง ให้คลิ๊ก Accept หรือสถานะตรวจสอบใหม่ Pending หรือ เอกสารผิด คลิ๊ก Reject เอกสารนั้น 4. Vendor Accept / Pending / Reject CPM รับเอกสารจาก Vendor มาตรวจสอบ จะรับมาเฉพาะ เอกสารการอนุมัติงวดงาน (certificate payment ) และ Payment เท่านั้น ไม่รวมเอกสารต้นฉบับใบกำกับภาษีตัวจริงและสำเนา ,ใบแจ้งหนี้ใด ๆ ถ้าเอกสารมีข้อมูลถูกต้อง จะส่งให้ผู้มีอำนาจเซ็นต์อนุมัติต่อไป 5. CPM Accept / Pending / Reject ผู้มีอำนาจเซ็นต์อนุมัติการเบิกจ่ายงวดงาน 6. PS Accept / Pending / Reject sign off แผนก Payment ทำการ receive เอกสารในระบบ 7. Receive Scan เอกสารการอนุมัติงวดงาน (certificate payment ) และเอกสาร receive แนบเข้าในระบบ tracking document system และอนุมัติสถานะเอกสารเป็น document complete 8. Invoice Process Vendor ตรวจสอบสถานะว่า document complete , print เอกสาร การอนุมัติงวดงาน (certificate payment ) และเอกสาร receive ที่แนบให้ใน system นั้น Vendor จัดเตรียมเอกสารตามที่ทางบัญชีกำหนด มาวางบิลได้ทุกวันที่ 4 และ 16 ของทุกเดือน ที่ห้องวางบิล อาคาร A ชั้น 1 Document Complete Via Document Tracking System หน้าที่ 3 จาก 3

Reject ถ้าเอกสารที่ไม่ตรงกับความต้องการที่คุณจะเบิกเช่น ยอดเงินไม่ตรง งวดไม่ตรง ชื่อสโตร์ และจังหวัด ไม่ถูกต้อง กดปุ่ม Reject พร้อมระบุเหตุผลที่ Reject ติดต่อไปยัง Consult ที่ทำเรื่อง และทาง Consult จะติดต่อคุณเพื่อมารรับ Barcode ใหม่

Pending ถ้าเอกสารถูกต้องแต่ เมื่อตรวจสอบในเว็บไซด์แล้วผิด ยอดเงินไม่ตรง งวดไม่ตรง ชื่อสโตร์ และจังหวัด ไม่ถูกต้อง กดปุ่ม Pending พร้อมระบุเหตุผลที่ Pending ติดต่อไปยัง Consult ที่คุณทำเรื่อง และทาง Consult จะแก้ไขให้แล้ว ทาง Vendor ก็เช็คความถูกต้อง ถ้าถูกต้องแล้วก็กด Accept

คำแนะนำ สิ่งที่ควรตรวจสอบ คำแนะนำ สิ่งที่ควรตรวจสอบ 1. ติดบาร์โค้ตแต่ลืมกรอกข้อมูล 2. ทำไม่ครบขั้นตอน 3. กด Pending – ไม่แก้ไข 1. ได้รับเอกสารต้องทำการตรวจสอบให้แน่ใจว่าถูกต้อง แล้วเลือกสถานะเอกสาร 2. เอกสารที่ทาง Tesco จะอยู่ในขั้นตอน Accept เท่านั้น 3. กด Pending – แล้วไม่แจ้งConsult Vendor Consult ปัญหาที่ทุกผู้ใช้งานพบ ไม่มีที่ยิงบาร์โค้ดกรอกข้อมูลทำให้ผิดพลาด ขอความร่วมมือในการตรวจสอถ้าเอกสารมาถึง Tesco แล้วทาง Vendor ไม่ได้ตรวจสอบผ่านเว็บไซด์มาก่อน จะมีการตีกันทำให้เกิดความล่าช้า - ไม่สามารถส่งมอบงานภายในบริษัทได้เช่นกลับไปบริษัทอธิบายให้ผู้ใช้งานไม่ได้คนทำลาออก

Thank you for your Attention