บทที่ 7 การออกแบบส่วนแสดงผล (Output Design)

จุดประสงค์ เข้าใจวัตถุประสงค์การออกแบบการแสดงผล สามารถออกแบบส่วนแสดงผลให้เหมาะสมกับระบบงาน สามารถเลือกอุปกรณ์ในการแสดงผลให้เหมาะสมกับงบประมาณ และสิ่งแวดล้อมของระบบ สามารถออกแบบการแสดงผลบนจอภาพ เครื่องพิมพ์ ให้ตรงตามวัตถุประสงค์ในการออกแบบได้

วัตถุประสงค์ในการออกแบบ Output (Output Design Objectives) Design Output to serve the intended purpose ออกแบบให้ output ตรงตามวัตถุประสงค์ของการใช้งาน Design Output to fit the user ออกแบบให้ตรงตามความต้องการของ user Deliver the appropriate quantity of output คำนึงถึงปริมาณข้อมูลที่แสดงใน output Make sure that the output is where it is needed คำนึงถึงการกระจาย output ไปยังที่ต่าง ๆ ได้ทั่วถึง Provide the output on time ออกแบบ output ให้ทันกับความต้องการและทันเวลาในการนำไปใช้งาน Choose the right output method เลือกวิธีการนำเสนอ output ให้เหมาะสม

ชนิดของ Output Internal Output : Output ที่ใช้ภายในองค์กรoutput ที่ได้จากระบบสารสนเทศนั้นจะถูกส่งออกไปนอกหน่วยงาน การออกแบบต้องสวยงาม พิถีพิถัน มีคุณภาพดี เช่น ใบเสร็จรับเงิน เช็ค รายงายประจำปี โฆษณา เป็นต้น External Output : Output ที่ส่งออกภายนอกองค์กร เช่น ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น Turnaround output : Output ที่ส่งออกภายนอกองค์กร และมีบางส่วนที่ส่งกลับมายังองค์กร เช่น ใบฝากถอนเงิน ใบส่งสินค้า เป็นต้น

Output Technology Printed output พิมพ์ออกมา Tabular output presents information in columns. Zoned output places text and numbers into designated “areas” Screen output แสดงผลทางหน้าจอ Graphic output is the use of pictorial charts to convey information in ways that demonstrate trends and relationships that cannot be easily seen in tabular formats. Audio CD-ROM Electronic Output

การเลือกใช้อุปกรณ์ในการแสดงผล (Choosing Output Technology) ข้อพิจารณาในการเลือกอุปกรณ์ในการแสดงผล ใครเป็นผู้ใช้ จำนวนผู้ใช้มากน้อยเพียงใด Output ถูกใช้งานที่ไหน วัตถุประสงค์ของ Output คืออะไร ความเร็วที่ต้องการได้ Output ความถี่ในการใช้ Output ระยะเวลาที่ต้องการจัดเก็บ Output นานเพียงใด การผลิต Output ภายใต้กฎ ข้อบังคับอะไรหรือไม่ งบประมาณในการจัดหา Technology และการบำรุงรักษา สิ่งแวดล้อมในการใช้ Output เป็นอย่างไร

การจัดรูปแบบสารสนเทศเพื่อหลีกเลี่ยงความหมายของข้อมูลผิดไป การเรียงลำดับ ตามตัวอักษร ตามวันเดือนปี ตามค่าของข้อมูล เช่น ต่ำสุด มากที่สุด เป็นต้น เช่นการแสดงรายชื่อ Supplier ตามตัวอักษร โดยไม่ได้แสดงราคาขายของสินค้า ผู้ใช้อาจ เข้าใจว่าเรียงตามราคาขายต่ำสุดก็ได้ ดังนั้นควร แสดงค่าของข้อมูลที่ใช้ในการเรียงลำดับด้วย

การจัดรูปแบบสารสนเทศเพื่อหลีกเลี่ยงความหมายของข้อมูลผิดไป การกำหนด limit ในการแสดงข้อมูล เช่น ต้องการแสดงเฉพาะที่ลูกหนี้ที่มียอดหนี้มากกว่า 200,000,000 ซึ่งอาจไม่มีสารสนเทศถูกแสดงออกมาเลยก็ได้ การตั้ง limit ต่ำเกินไป -> สารสนเทศถูกแสดงออกมามากเกินไป การตั้ง limit สูงเกินไป -> สารสนเทศถูกแสดงออกมาน้อย หรือไม่มีเลย

การจัดรูปแบบสารสนเทศเพื่อหลีกเลี่ยงความหมายของข้อมูลผิดไป การใช้ graphic ในการแสดงผล เช่น การวาดกราฟโดยกำหนด scale ละเอียดเกินไป ทำให้สารสนเทศที่ได้ดูมากเกินจริง หรือการใช้สัญลักษณ์ต่าง ๆ แทนข้อมูลอาจดูแล้วไม่สื่อถึงความมาก หรือน้อยของข้อมูล

Graphical Scaling Bias

ข้อแนะนำในการหลีกเลี่ยงความโน้มเอียงในการแสดงสารสนเทศ หาแหล่งที่มาของความโน้มเอียงของสารสนเทศ เปิดโอกาสให้ผู้ใช้ระบบเข้ามามีส่วนร่วมกับการออกแบบ เพราะผู้ใช้ระบบรู้จักธรรมชาติของข้อมูลมากกว่า ระบบต้องมีความยืดหยุ่นพอสมควร เพื่อให้ผู้ใช้สามารถปรับแก้ ให้สารสนเทศเป็นไปตามความต้องการได้

หัวรายงาน (Heading) รายละเอียด (Details) ผลสรุป (Summary) การจัดรูปแบบรายงาน หัวรายงาน (Heading) รายละเอียด (Details) ผลสรุป (Summary) หมายเหตุ (Remark)

หัวรายงาน (Heading) ประกอบด้วย ชื่อรายงานเพื่อสื่อความหมายของข้อมูลในรายงาน เลขกำกับหน้า ชื่อบริษัทหรือหน่วยงาน วันเวลาที่พิมพ์รายงาน

ตัวอย่าง หัวรายงาน เลขหน้า ชื่อองค์กรหรือหน่วยงาน ชื่อรายงาน 1/2 ชื่อองค์กรหรือหน่วยงาน ชื่อรายงาน วันที่พิมพ์รายงาน

รายละเอียด (Details) ใช้แสดงรายละเอียดของข้อมูลต่อเนื่องกันไป อาจมีการกำหนดเงื่อนไขการการพิมพ์ และการควบคุมข้อมูล (Control break) เงื่อนไขการพิมพ์ เช่น ตั้งแต่วันที่ 1 ,มกราคม 2549 ถึง 30 มิถุนายน 2549 Control break การรวบรวมข้อมูลตามกลุ่มของข้อมูล เช่น รายงานแสดงยอดขายแบ่งตามประเภทสินค้า เป็นต้น

Summary

ส่วนของการสรุปข้อมูลในรายงาน เช่น สรุปยอดขายรวมทั้งสิ้น ผลสรุป (Summary) ส่วนของการสรุปข้อมูลในรายงาน เช่น สรุปยอดขายรวมทั้งสิ้น

หมายเหตุ (Remark) รายงานบางประเภทจำเป็นต้องมีรายละเอียดหรือคำแนะนำเพื่อให้ผู้อ่านได้เข้าใจความหมาย เช่นบอกความหมายของตัวย่อ เป็นต้น

ประเภทของรายงาน (Report) Detailed reports present information with little or no filtering. Summary reports categorize information for managers who do not want to wade through details. Increasingly presented inn graphical formats using charts. Exception reports filter detailed information before presenting it.

การนำเสนอข้อมูลในรายงาน ตาราง (Tabular Format) กราฟ (Graph Format) ไอคอน (Using Icon)

Table

Graph

External Document

Turnaround Document