แบบบันทึกองค์ความรู้   โครงการ “1 หน่วยงาน 1 องค์ความรู้”   วันที่ 16 เดือน พฤษภาคม 2555 รายละเอียดโครงการโดยสังเขป หลักการและเหตุผล จากการติดต่อสื่อสารที่ยากลำบาก ข้อมูลไม่ครบถ้วน ทั้งเสียเสียเวลา และเสียค่าใช้จ่ายในการตืดต่อสื่อสารจึงได้จัดทำ Freeware มาใช้ในหน่วยงานภายใน เพื่อสะดวกต่อการสืบค้นข้อมูลของภายในหน่วยงาน หรือแม้แต่การส่งข้อมูลให้บุคลากรภายในหน่วยงาน เป็นไปได้เรียบง่ายยิ่งขึ้น และไม่เสียค่าใช้จ่ายเพื่อนำงบประมาณไปใช้ในการทำงานอย่างอื่นต่อไป ดังนั้นโครงการฯจึงได้จัดทำ Freeware มาใช้ในหน่วยงานต่อไป

วัตถุประสงค์ เพื่อประยุกต์ใช้ Freeware มาใช้ในหน่วยงานภายใน เพื่อเพิ่มความรวดเร็วในการค้นหาข้อมูล หรือการส่งข้อมูลให้กับบุคลากรภายในหน่วยงาน อย่างครบถ้วนและถูกต้อง ประหยัดเวลา ไม่เสียค่าใช้จ่าย ง่ายต่อการใช้งานเพราะไม่ต้องลงโปรแกรมคอมพิวเตอร์ให้ยุ่งยาก และยังไม่ต้องเสียเวลามา copy ลงใน Thumb drive ระยะเวลาดาเนินการ ปี 2556 - 2557 ทฤษฎีทางวิชาการ 1. ในการดำเนินการติดตั้ง Free ware ต้องมีความพร้อมของบุคลากรทุกๆด้านไม่ว่าจะเป็นการใช้โทรศัพท์ หรือใช้คอมพิวเตอร์ในการติดต่อสื่อสาร ได้ในทุกที่ทุกเวลา 2. ศึกษาวิเคราะห์ข้อมูล สภาพปัญหา สาเหตุและผลกระทบของหลักในการใช้งาน Free ware ว่าเป็นไปได้ดีหรือไม่ 3. ประยุกต์ใช้อุปกรณ์เครื่องมือ ร่วมกับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆที่เกี่ยวข้องเพื่อจัดทำระบบ Free ware ให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ เพื่อให้ ข่าวสร อัพเดทอยู่ตลอดเวลา

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน 1. ให้ไปที่ลิงค์ดาวน์โหลด Google Drive ที่นี่ แล้วเลือกดาวน์โหลดสำหรับ Desktop จากนั้นมันจะพาเราให้เข้าสู่ระบบเสียก่อนจึงดาวน์โหลดได้ 2. ดังนั้นเราต้องสมัครกันก่อน ถ้าใครมีบัญชี Google หรือ Gmail แล้ว ก็ให้เข้าสู่ระบบเลย โดยกรอบอีเมล์ และรหัสผ่าน แล้วคลิกปุ่ม Sign in 3. หลังจากเข้าสู่ระบบเรียบร้อยแล้ว ก็อ่านข้อกำหนด ส่วนในช่องสีเหลี่ยมจะติ๊กเครื่องหมายถูก จากนั้นก็คลิกปุ่ม ยอมรับและติดตั้ง 4. สักครู่ Google Drive กำลังดาวน์โหลดและติดตั้งให้อัตโนมัติ ถ้าเสร็จแล้ว จะมีหน้าต่างขอบคุณสำหรับใช้ติดตั้ง Google Drive จากนั้นให้หาปุ่ม Sign in now แล้วคลิก 5. ขั้นตอนต่อไป ให้เข้าสู่ระบบด้วยบัญชี Google ที่เราสมัครใว้ ถ้ายังไม่มี ให้กรอบอีเมล์และรหัสผ่าน แล้วคลิกปุ่ม ลงชื่อเข้าใช้งาน 6. Drive และมีทิป เกี่ยวกับการทำงานกูเกิลไดรฟ์ คลิกปุ่ม Next> หน้านี้จะให้ตั้งค่าเกี่ยวกับตำแหน่งที่ตั้งโฟลเดอร์ Google Drive บนคอมพิวเตอร์ โดยค่าดั้งเดิมจะอยู่ที่ My document และตั้งค่าเพื่อให้ Google Drive เริ่มอัตโนมัติหลังจากเปิดเครื่อง เป็นต้น ถ้าอยากตั้งค่าคลิกปุ่ม Advanced setup ถ้าไม่อยากให้ยุ่งยากก็คลิกปุ่ม Star sync ไปเลย จะได้จบ ๆ ในกระบวนการติดตั้ง 7. จากนั้นให้ไปดูตำแหน่งที่เราติดตั้งโฟลเดอร์ Google Drive จะมีโฟลเดอร์ Google Drive ปรากฏอยู่ โฟลเดอร์นี้แหละจะซิงค์ (ทำให้ตรงกัน) ข้อมูลที่อยู่บนพื้นที่ออนไลน์กับโฟลเดอร์ Google Drive เวลาเราจะอัปโหลดไฟล์เข้าพื้นที่ออนไลน์ Google Drive ก็สามารถลากไฟล์ใส่เข้าไปในโฟลเดอร์ Google Drive โดยตรง แล้วมันจะซิงค์เอาเอง

อุปสรรคหรือปัญหาและวิธีแก้ไข   ลำดับ ปัญหาและอุปสรรค ข้อเสนอแนะ 1 ขาดการส่งข้อมูลที่ถูกต้อง 1 ใช้freeware จะส่งหรือโหลดข้อมูลตอนไหนก็ได้ 2 การสืบค้นข้อมูลเป็นไปได้ยากลำบาก 2 ใช้freeware เพราะส่งข้อมูลได้รวดเร็ว 3 ต้องเสียเวลา copy ข้อมูลใส่ Thumb drive 3 ใช้freeware เพราะไม่เสียเวลาในการ copy ข้อมูลใส่ Thumb drive 4 ข้อมูลที่เก็บไว้ใน Hotmail อาจมีความไม่ปลอดภัย 4 ใช้freeware เพราะการเก็บข้อมูลมีความปลอดภัยสูง 5 ต้องติดตั้งโปรแกรมคอมพิวเตอร์ให้ยุ่งยาก 5 ใช้freeware เพราะไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมให้ยุ่งอยาก

ผลลัพธ์หรือความสำเร็จที่เกิดขึ้น 1 ผลลัพธ์หรือความสำเร็จที่เกิดขึ้น 1. มีข้อมูลที่ถูกต้อง รวดเร็ว ทันเหตุการณ์ตลอดเวลา 2. ง่ายต่อการใช้งาน เพราะเหมือนทำงานโดยใช้โปรแกรม Microsoft Office 3. ลดความซับซ้อนในการเก็บเอกสารหลายรูปแบบ หลายเวอร์ชั่น 4. ทำงานบนเอกสารชิ้นเดียวกัน ขณะเดียวกัน ได้คราวละหลายๆคน ซึ่งแต่ละคนสามารถเห็นว่าอีกใครกำลังพิมพ์อะไรอยู่ แบบ Real-Time 5. ค้นหาข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว เพราะ Google เป็นหนึ่งทางด้านการค้นหาอยู่แล้ว สามารถค้นหาข้อความที่อยู่ในเอกสารได้ด้วยไม่ได้ทำการค้นหาเฉพาะชื่อไฟล์ การนำไปประยุกต์ใช้ประโยชน์ในด้านอื่นๆ 1. สามรถใช้แทนโปรแกรม Microsoft office ได้ โดยไม่ต้องเสียค่าลิขสิทธิ์ 2. สามารถใส่ข้อความคอมเมนท์ลงไปในไฟล์ pdf, รูป, วีดีโอ ได้ด้วย และจะมีข้อความแจ้งเตือนถึงผู้ใช้งานเมื่อมีการคอมเมนท์ 3.สามารถเข้าถึงไฟล์ของเราได้ทุกที่ ทุกเวลา ทั้งบนเครื่องคอมพิวเตอร์, Mac, สมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต Android รวมทั้งอุปกรณ์ iOS ด้วย