โครงการปรับปรุงระบบ Oracle Financial มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ รายงานผลการสำรวจความต้องการระบบ บริหารเงินสด (Cash Management) Version 1.0 Copyright © A-HOST, All Right Reserved

การควบคุมเอกสาร การตรวจสอบเอกสาร : ควบคุมเอกสาร : ผู้ตรวจสอบ / ตำแหน่ง วันที่ ผู้ตรวจสอบ ควบคุมเอกสาร : วันที่ ผู้ปรับปรุง/แก้ไข เวอร์ชั่น อ้างอิง

ลงนามเอกสารรายงานผลการสำรวจความต้องการ ระบบบริหารเงินสด (Cash Management) ผู้ดูแลระบบงาน (IT กองคลัง): ______________________ (______________________) หน่วยงาน ________________ วันที่ _____/_____/_____

ลงนามเอกสารรายงานผลการสำรวจความต้องการ ระบบบริหารเงินสด (Cash Management) ผู้ใช้งานระบบ (Key User): ผู้ใช้งานระบบ (Key User): ______________________ ______________________ (______________________) (______________________) หน่วยงาน ________________ หน่วยงาน ________________ วันที่ _____/_____/_____ วันที่ _____/_____/_____

หัวข้อหลัก สรุปความต้องการระบบ TOR ขั้นตอนการทำงานของระบบ รายงาน ความต้องการเพิ่มเติม ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง ข้อเสนอแนะ

สรุปความต้องการระบบตาม TOR ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ CM-I-001 พัฒนาให้สามารถนำแฟ้มข้อมูล statement จากธนาคารเข้ามาในระบบได้ เพื่อจัดทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconcile) โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลทีละรายการได้ CMU ขั้นตอนการทำงาน

Cash Management Integration กระทบยอด Receivables Bank Statements กระทบยอด Payables Clearing Accounting Cash Management Banks กระทบยอด General Ledger Copyright © A-HOST, All Right Reserved

Reconciliation Process Receive bank statement Load and verify bank statement Perform reconciliation Use Bank Statement Open Interface Or Enter bank statement manually Create journal entries and post to general ledger Review results Copyright © A-HOST, All Right Reserved

สัญลักษณ์ Data Description Off-page Reference Direction of Flow Electronic Data A Process Description Predefined Process Automation Process Predefined Process On-page Reference 1 Manual Description Decision Manual Operation Responsible Section Decision Officer Document Name Document

Reconciliation Flow Cash Management จากธนาคาร Statement ส่งคำร้องนำ Interface CM ส่งคำร้อง Bank Statement Import ส่งคำร้อง Auto Reconcile Statement มีรายการ ที่ยังไม่จับคู่ Close Statement ไม่ CM Reconcile AR เมื่อทำการ Reconcile ผ่านระบบ CM DR. Cash (Bank) CR. Remittance ใช่ ส่งคำร้องรายงาน Transactions Available for Reconciliation CM Reconcile AP ทำการ Reconcile ผ่านระบบ CM Dr. Bank Clearing A/C Cr. Cash (Bank) ทำ Manual Reconcile

CM ACCOUNTING AR Receipt Classes: กำหนดขั้นตอนการรับชำระ 1. No Remittance: รายการรับเงินที่ไม่ต้องผ่านการนำฝากธนาคาร Cash Management Receivables Invoices Receipts Reconciliation Process Dr. Receivables Cr. Revenue Dr. Cash Cr. Receivables Status “CLEARED”

CM ACCOUNTING AR Receipt Classes: กำหนดขั้นตอนการรับชำระ 2. Standard Remittance: รายการรับเงินซึ่งต้องนำฝากธนาคาร Cash Management Receivables Reconciliation Process Invoices Receipts Remittance Dr. Receivables Cr. Revenue Dr. Confirmation Cr. Receivables Dr. Remittance Cr. Confirmation Dr. Cash Cr. Remittance Status “CONFIRMED” Status “REMITTED” Status “CLEARED”

CM ACCOUNTING AP Cash Management Payable Dr. Expense Cr. A/P Dr. A/P Invoices Payment Reconciliation Process Dr. Expense Cr. A/P Dr. A/P Cr. Cash Clearing Dr. Cash Clearing Cr. Cash

ความต้องการเพิ่มเติม ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ CM-I-002 การได้ Statement ธนาคาร ในแต่ละหน่วยงานไม่พร้อมกัน จะมีการจัดการเพื่อนำข้อมูลเข้าระบบอย่างไรเนื่องจาก Statement online บางธนาคารต้องมีค่าใช้จ่าย กองคลัง อื่นๆ

ข้อเสนอแนะ การบันทึกบัญชีธนาคารตอนทำจ่าย Solutions 1 Solutions 2 ข้อดี บันทีกบัญชีธนาคาร ตอน Supplier นำเช็คไป ขึ้นเงิน โดยเมื่อ ทำการจ่ายเงิน จะผูกบัญชีพัก แล้วจะทำการกลับ รายการลงบัญชีธนาคาร เมื่อทำการ กระทบยอด(Reconcile) กับ Statement ธนาคาร บันทีกบัญชีธนาคารตอนทำจ่ายเงิน จะผูกรหัสบัญชีธนาคารไว้ และเมื่อStatement ธนาคารมา จะทำการกระทบยอด(Reconcile)เพื่อตรวจสอบว่าการจ่ายเงินในระบบครบและยอดเงินตรงตามที่อยู่ใน Statement หรือไม่ ข้อดี บัญชีธนาคารในระบบจะตรงกับบัญชีธนาคาร เพราะจะบันทึกบัญชีธนาคารในระบบตามยอดที่มีใน Statement เงินออกจากบัญชีธนาคารเมื่อจ่ายเงิน จะไม่ตกหล่น และ กระทบยอดเพื่อใช้ในการตรวจสอบ สามารถทราบยอดเงินคงเหลือบัญชีธนาคารได้ทันที(ถ้าส่งข้อมูลเข้าบัญชีแยกประเภท GL) ข้อจำกัด ถ้าทำการกระทบยอด(Reconcile)จะทำให้บัญชีธนาคารบันทึกไม่ครบทำให้ ยอดคงเหลือในบัญชีธนาคารไม่ถูกต้อง ไม่สามารถทราบยอดเงินคงเหลือบัญชีธนาคารได้ทันที เพราะต้องทำการกระทบยอด(Reconcile)ก่อน ถ้าผู้ขายยังไม่มารับเงินค้างหลายๆเดือน เงินบัญชีธนาคารจะไม่ตรงในระบบ เพราะระบบตัดเงินออกตั้งแต่ทำรายการจ่ายเงิน