โครงการปรับปรุงระบบ Oracle Financial มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ รายงานผลการสำรวจความต้องการระบบ บัญชีลูกหนี้ (Account Receivable) Version 1.2 Copyright © A-HOST, All Right Reserved

การควบคุมเอกสาร การตรวจสอบเอกสาร : ควบคุมเอกสาร : ผู้ตรวจสอบ / ตำแหน่ง วันที่ ผู้ตรวจสอบ ชัยพร ช.เจริญยิ่ง 28-Oct-2012 ควบคุมเอกสาร : วันที่ ผู้ปรับปรุง/แก้ไข เวอร์ชั่น อ้างอิง 15-Oct-2012 Nuttawoot B. 1.0 Create Requirement Summary report 1.1 Update Document 26-Oct-2012 1.2

ลงนามเอกสารรายงานผลการสำรวจความต้องการ ระบบบัญชีลูกหนี้(Account Receivable) ผู้ดูแลระบบงาน (IT กองคลัง): ______________________ (______________________) หน่วยงาน ________________ วันที่ _____/_____/_____

ลงนามเอกสารรายงานผลการสำรวจความต้องการ ระบบบัญชีลูกหนี้ (Account Receivable) ผู้ใช้งานระบบ (Key User): ผู้ใช้งานระบบ (Key User): ______________________ ______________________ (______________________) (______________________) หน่วยงาน ________________ หน่วยงาน ________________ วันที่ _____/_____/_____ วันที่ _____/_____/_____

หัวข้อหลัก สรุปความต้องการระบบ TOR ขั้นตอนการทำงานของระบบ รายงาน ความต้องการเพิ่มเติม ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง ข้อเสนอแนะ

สรุปความต้องการระบบตาม TOR ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ AR-I-001 ต้องแก้ไขปัญหาที่ไม่สามารถปิดงวด กรณีเมื่อมีรายการค้างระหว่างงวดเดือน เช่น วันที่รายการรับชำระไม่ตรงกับงวดปัจจุบัน CMU ขั้นตอนการทำงาน AR-I-002 ป้องกันการป้อนเลขที่รายการรับชำระเงินซ้ำในฟอร์มรายการรับชำระ อื่นๆ AR-I-003 แก้ไขปัญหาในการรัน GL อินเตอร์เฟส ให้รายการเข้าสู่ระบบบัญชีแยกประเภทโดยอัตโนมัติ ระบบช้า AR-I-004 กำหนดให้มีระบบบริหารลูกหนี้ AR-I-005 กำหนดให้มีรายงานอย่างน้อย ดังนี้ • รายงานลูกหนี้รายตัว • รายงานรับชำระหนี้ • รายงานสถานะลูกหนี้ • รายงานสรุปรายการรับเงิน • ใบเสร็จรับเงิน • ใบนำส่งเงิน รายงาน

Receivables & Receipt Flow Order Invoice Bank Bank Statement : Receipt Reconciliation Return Order, Bill Cancellation Auto Invoice, CN Post GL Receipt Receivable Manual Invoice, CN, DN Operation Report Aging report Collection by Collector Receipt Journal etc. เงินสด เช็ค Bill Collector Customers Copyright © A-HOST, All Right Reserved Copyright © A-HOST, All Right Reserved

สัญลักษณ์ Data Description Off-page Reference Direction of Flow Electronic Data A Process Description Predefined Process Automation Process Predefined Process On-page Reference 1 Manual Description Decision Manual Operation Responsible Section Decision Officer Document Name Document

ยืนยันยอดลูกหนี้รายตัว Invoice Process Flow ใบแจ้งหนี้ ถูกต้อง? ลูกค้ารับเอก สารใบแจ้งหนี้ ลูกค้าเตรียม การจ่ายเงิน ใช่ Customer นำข้อมูลจากระบบ นอกเข้าinterface A/R ไม่ ยอดเงินต่ำเกินไป ระบบอื่นๆ ยอดเงินสูงเกินไป ส่งคำขอนำข้อมูลเข้า ระบบ AR บันทึกข้อมูลที่ AR บันทึก ใบลดหนี้ Receivable รับเอกสาร การจ่ายเงิน (เงินสด,เช็ค) การจัดการ การตั้งหนี้ ยืนยัน รายการตั้งหนี้ พนักงาน คณะ A ยืนยันยอดลูกหนี้รายตัว AR

Customer Payment Process Flow บันทึกรับเงิน ประเภทเบ็ดเตล็ด ประเภทเบ็ดเตล็ด( Misc) B ไม่ Receivable รับเงิน มีใบแจ้งหนี้ บันทึกข้อมูล เข้าระบบ AR พนักงาน คณะ บันทึกรับเงิน ประเภท ปกติ เลือกใบแจ้งหนี้ ที่ต้องการตัดหนี้ ใช่ ประเภทปกติ(Standard) B AR

Customer Payment Process Flow Receivable B นำฝากเงิน ในระบบ รับเงิน ต้องนำฝาก ธนาคาร? ใช่ พนักงาน คณะ เงินเข้าธนาคาร ถูกต้อง? (ขึ้นเงินได้) ยกเลิกการรับเงิน ในระบบ ตรวจสอบ การรับเงิน ผิดพลาด ไม่ ไม่ ใช่ Cash Management ทำการกระทบยอด (Reconcile) Statement ทำการกระทบยอด (Reconcile) Statement พนักงาน คณะ Customer ติดต่อ ประสานงาน ลูกค้า AR

รายงาน Name Objective Frequency Receiver Parameter รายงานใบแจ้งหนี้ เพื่อใช้ในการแจ้งหนี้ลูกค้าแต่ละราย Frequency N/A Receiver ทุกคณะ Parameter เลขที่ใบแจ้งหนี้ เริ่มต้น-สิ้นสุด วันที่ตั้งหนี้ เริ่มต้น-สิ้นสุด ชื่อลูกค้า

รายงาน Name Objective Frequency Receiver Parameter รายงานใบลดหนี้ เพื่อใช้ในการแจ้งลดหนี้ลูกค้าแต่ละราย Frequency N/A Receiver ทุกคณะ Parameter เลขที่ใบลดหนี้ เริ่มต้น-สิ้นสุด วันที่ตั้ง เริ่มต้น-สิ้นสุด ชื่อลูกค้า

รายงาน Name Objective Frequency Receiver Parameter รายงานใบเสร็จรับเงิน Objective เอกสารให้ลูกค้าเมื่อบันทึกรับเงิน Frequency Daily Receiver ทุกคณะ Parameter เลขที่ใบสำคัญรับ (Document Number) เริ่มต้น-สิ้นสุด

รายงาน Name Objective Frequency Receiver Parameter รายงานสรุปการรับเงิน Objective เพื่อใช้ในการสรุปยอดการรับเงินในแต่ละวัน Frequency Daily Receiver ทุกคณะ Parameter วันที่รับเงิน เริ่มต้น-สิ้นสุด ประเภทการรับเงิน(Receipt Type) ช่องทางการรับเงิน (Receipt Method)

ความต้องการเพิ่มเติม ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ AR-I-006 การออกใบเสร็จจากระบบ3 มิติ ช้า จึงต้องไป ทำนอกระบบและ สรุปยอดตอนเย็นและทำการ บันทีกเข้า ระบบ 3 มิติ ในระบบใหม่จะมีวิธีการทำอย่างไร คณะวิทยาศาสตร์ ระบบช้า AR-I-007 เลขที่ Running (Document Number) ถ้า Run ข้ามหน่วยงานกันจะทำการเช็คยาก กองตรวจสอบ การตั้งค่าในระบบ AR-I-008 รับเงินบางรายการ ยังต้องออกใบเสร็จด้วยมืออยู่ ขั้นตอนการทำงาน AR-I-009 การรับเงินปกติและการรับเงินเบ็ดเตล็ดควร แยกรายงานกัน รายงาน AR-I-010 การตั้งหนี้ค่าเช่า ที่ต้องเก็บเป็นรายเดือน เราต้องเป็น Schedule ได้หรือไม่ คณะวิศวกรรมศาสตร์ AR-I-011 รายงานสรุปการรับเงินในระบบ AR เป็นรายงานรวม เงินสดคงเหลือด้วยหรือไม่ เพราะต้องทำรายงานเงินสดคงเหลือให้ผู้บริหารทุกวัน AR-I-012 รายงานใบนำส่งเงิน มี Parameter ให้เลือกตามรายได้แต่ละประเภทได้ไหม AR-I-013 รายงานใบนำส่งเงิน อยากให้เพิ่มรหัสบัญชีขา DR(ธนาคาร)พร้อมคำอธิบาย ในรายงาน คณะเกษตรศาสตร์

ความต้องการเพิ่มเติม ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ AR-I-014 อยากได้รายงานที่แสดงรหัสบัญชีและสามารถค้นหาตามรหัสบัญชีได้ เพื่อใช้ในการตรวจสอบก่อนส่งข้อมูลไปบัญชีแยกประเภท(GL) กองตรวจสอบ รายงาน AR-I-015 ระบบสามารถนำฝากเงิน(Remittance)บางจำนวนจากการรับเงินได้หรือไม่   อื่นๆ

ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง ขั้นตอนการทำงานปัจจุบัน ข้อเสนอแนะ การนำเงินฝากธนาคารในระบบ ปัจจุบัน เมื่อรับเงินในระบบจะยังไม่ได้บันทึกบัญชีธนาคาร(Dr) โดยลงบันทึกบัญชีเป็นเงินสดก่อน ณ.สิ้นวันจะรวมเงินทั้งหมดและบันทึกการรับเงินอีกครังโดยจะ Cr เงินสด ออกและ Dr บัญชีธนาคาร การรับเงินระบบใหม่ จะกำหนดเป็นการรับเงินที่ต้องนำฝากเงิน(เงินสด,เช็ค,ดร๊าฟ) โดยกำหนดรหัสบัญชีตอนรับเงินเป็นบัญชีเงินสด และ เมื่อทำการนำฝากเงิน (Remittance) และทำการกลับรายการจาก บัญชีเงินสด เป็น บัญชีธนาคาร ให้อัตโนมัติ ข้อดี บันทึกข้อมูลไม่ซ้ำซ้อนเพราะบันทึกตามการรับเงินจริง เป็นการตรวจสอบรับเงินในระบบตรงกับที่นำฝากแบงค์จริงหรือไม่ ข้อจำกัด แบ่งแยกการรับเงินยาก ว่ารายการใดเป็นรับเงินจริง,การรับเงินเพื่อกลับรายการบัญชี รายงานสรุปการรับเงินต้องเขียนเงื่อนไขไม่รวมการรับเงินเพื่อกลับรายการบัญชี ไม่สามารถสอบกลับได้ว่าการบันทึกบัญชีธนาคารนี้มาจาก การรับเงินรายการใดบ้าง(บันทึกเป็นยอดรวม)