การใช้สไตล์และเท็มเพลตสำเร็จรูป บทที่ 9

สไตล์ หมายถึง ลักษณะเฉพาะที่กำหนดให้กับข้อความและเอกสาร เช่น การใช้ขนาดตัวอักษร รูปแบบตัวอักษร สีสัน โดยในแต่ละสไตล์จะมีชื่อเรียกเสมอ เพื่อให้สามารถเรียกใช้งานได้อย่างถูกต้อง

การจัดรูปแบบข้อความอย่างรวดเร็วด้วยสไตล์ (Style) เลือกข้อความที่จะจัดรูปแบบด้วยสไตล์ ที่แท็บ Home (หน้าแรก) ในกลุ่ม Styles (ลักษณะ) เลือกสไตล์ที่ต้องการ อาจคลิกที่ปุ่ม เพื่อดูสไตล์ทั้งหมดได้

จัดตามสไตล์ที่เลือก

การสร้างสไตล์ขึ้นมาด้วยตัวเอง 1. ในแท็บ Home (หน้าแรก) แดรกเมาส์เลือกข้อความที่จะทดลองใช้สไตล์ใหม่ 2. คลิกปุ่ม ในกลุ่ม Styles (ลักษณะ) 3. คลิกเลือก Apply Styles (ใช้ลักษณะ)

4. ปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Apply Styles (ใช้ลักษณะ) จากนั้นคลิกปุ่ม Modify (ปรับเปลี่ยน) 5. ตั้งชื่อสไตล์ ที่สร้างขึ้นมาใหม่ในช่อง Name (ชื่อ) 6. คลิกปุ่ม Format (รูปแบบ) 7. คลิกเลือกหัวข้อที่ต้องการเลือก โดยในที่นี้เลือกแบบอักษร (Font)

คลิกเลือกหัวข้อที่ต้องการเปลี่ยน

8. ปรับเปลี่ยนรูปแบบสไตล์ตามต้องการซึ่งมีทั้ง Font (แบบอักษร) Font style (รูปแบบตัวอักษรลักษณะ) Size (ขนาดตัวอักษร) Font color (สีตัวอักษร) และ Effects (รูปแบบลักษณะพิเศษ)

9. คลิกแท็บ Character Spacing (ระยะห่างตัวอักขระ) 10 9. คลิกแท็บ Character Spacing (ระยะห่างตัวอักขระ) 10. ปรับเปลี่ยนรูปแบบระยะห่างของตัวอักขระตามต้องการ ซึ่งแบ่งเป็นการกำหนด Scale (มาตราส่วน) Spacing (ระยะห่าง) Position (ตำแหน่ง) Kerning for fonts (การจัดช่องไฟ) เป็นต้น 11. คลิกปุ่ม OK (ตกลง)

12. ในช่องแสดงตัวอย่าง Preview จะมีรูปแบบสไตล์ใหม่แสดงให้เห็น 13. คลิกปุ่ม OK (ตกลง)

วิธีใช้สไตล์ที่สร้างขึ้นเองกับเอกสาร 1. ที่แท็บ Home (หน้าแรก) แดรกเมาส์เลือกข้อความที่ต้องการนำสไตล์ที่สร้างไว้แล้วไปใช้กับเอกสารอื่นๆ 2. คลิกปุ่ม ในกลุ่ม Styles (ลักษณะ) 3. คลิก Save Selection as a New Quick Style (บันทึกการเลือกเป็นลักษณะด่วนใหม่)

4. พิมพ์ชื่อสไตล์ลงในช่อง Name (ชื่อ) 5. คลิกปุ่ม (OK) ตกลง 6 4. พิมพ์ชื่อสไตล์ลงในช่อง Name (ชื่อ) 5. คลิกปุ่ม (OK) ตกลง 6. คลิกปุ่ม ในกลุ่ม Styles (ลักษณะ) จะมีสไตล์ที่สร้างไว้แสดงขึ้นมา

7. หากต้องการนำสไตล์ที่สร้างไว้ไปใช้กับเอกสารอื่นๆ ให้แดรกเมาส์เลือกข้อความที่ต้องการเปลี่ยนเป็นสไตล์ที่สร้างเอง 8. คลิกปุ่ม ในกลุ่ม Styles (ลักษณะ) 9. เลือกรูปแบบสไตล์ที่สร้างไว้ 10. ข้อความในย่อหน้าจะเปลี่ยนไปตามรูปแบบสไตล์ที่เลือกไว้ ดังภาพด้านล่าง

ลบสไตล์ที่ไม่ต้องการ หากไม่ต้องการใช้สไตล์ที่สร้างขึ้นมาสามารถลบทิ้งออกไปได้ มีขั้นตอนดังนี้ 1. แท็บ Home (หน้าแรก) แดรกเมาส์สไตล์ที่ต้องการลบ 2. คลิกปุ่ม ในกลุ่ม Styles (ลักษณะ) 3. คลิกเลือก Remove from Quick Style Gallery (เอาออกจากแกลเลอรี่ ‘ลักษณะด่วน’

4. โปรแกรมได้ลบสไตล์ออกไปแล้ว

การใช้แม่แบบหรือเท็มเพลต แม่แบบหรือเท็มเพลต (Template) หมายถึง รูปแบบเอกสารที่มีลักษณะเฉพาะตัว ถูกนำใช้สำหรับเป็นต้นแบบให้กับเอกสารอื่นๆ โดยมีการกำหนดรูปแบบการจัดวางข้อความในแต่ละส่วน ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบตัวอักษร ขนาดและสีของตัวอักษร การเว้นวรรค เป็นต้น

วิธีใช้แม่แบบอัตโนมัติ 1. คลิกปุ่ม Office 2. เลือก New (สร้าง) 3. ในหัวข้อแม่แบบคลิก Installed Templates (เลือกแม่แบบที่ติดตั้ง) 4. เลือกแม่แบบที่ต้องการ ในที่นี้ได้เลือกแบบรายงาน-เสมอภาค 5. คลิกปุ่ม Create (สร้าง)

สร้างและบันทึกแม่แบบไว้ใช้งาน 1. คลิกปุ่ม Office 2. คลิก Save As (บันทึกเป็น) คลิก Word Template (แม่แบบ Word)

3. เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการบันทึกไฟล์แม่แบบใน Save in (บันทึกใน) 4. พิมพ์ชื่อไฟล์แม่แบบในช่องชื่อแฟ้ม 5. คลิกปุ่ม Save (บันทึก)

6. ปรากฏไฟล์แม่แบบที่ต้องการ

การนำแม่แบบที่สร้างมาใช้งาน 1. คลิกปุ่ม Office 2. เลือก New (สร้าง) 3. ในหัวข้อแม่แบบคลิก New from Existing (สร้างจากที่มีอยู่)

4. เลือกโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์แม่แบบในช่อง Look in 5. คลิกเลือกไฟล์แม่แบบที่ต้องการในช่องชื่อแฟ้ม 6. คลิกปุ่ม Create New (สร้างใหม่) ปรากฏไฟล์แม่แบบที่สร้างขึ้นมา ซึ่งสามารถนำไปใช้งานได้ทันที