แนะนำการใช้งานระบบและอุปกรณ์ สำหรับบริการ TOT e-Conference โดย นายเชิดชัย ศรีธรรมมา บริษัท ทีโอที จำกัด มหาชน

หัวข้อการอบรม แนะนำบริการ TOT – E Conference แนะนำการใช้งานสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมและผู้ควบคุมการประชุม(ADMIN)

ระบบการประชุมออนไลน์ ผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต? Log in เข้าใช้งานผ่าน Web Browser ไม่ต้องติดตั้ง Software เพิ่ม ใช้ Bandwidth ต่ำ แต่ได้ภาพและเสียงที่คมชัด

ความสามารถของระบบการประชุมทางไกลออนไลน์ ระบบบริหารจัดการห้องประชุม (บริหารจัดการจากส่วนกลาง Centralized Conferencing) - การกำหนดคุณภาพของภาพที่จะแสดง - การควบคุมการประชุม - การสร้าง แก้ไข ลบห้องประชุม ตลอดจน การตรวจสอบสถานะการใช้งานระบบ - การแจ้งนัดหมายการประชุมผ่านระบบ Mail Service, SMS* ระบบ File Management - การ upload file เพื่อนำเสนองาน - การกำหนดสิทธิการ Download / Share file

คุณสมบัติของระบบการประชุมทางไกลออนไลน์ Presentation : - Document File Support : รองรับไฟล์เอกสาร ได้แก่ - Ms Office (.doc, .xls, .ppt) - Open office (.odt, .ods, .odp) - Multimedia (.swf, .flv) - Image (.jpeg) - Portable Document Format (.pdf) - ปุ่มเครื่องมือ Presentation - ย่อขยายภาพ, เคลื่อนที่เอกสาร, Whiteboard, Pointer Online Text Chat : ส่งข้อความสนทนาในแบบ public และ private Member List : แสดงรายชื่อสมาชิกที่เข้าประชุม Desktop Share : ส่งภาพหน้าจอคอมพิวเตอร์ แสดงให้กับผู้เข้าร่วมประชุมได้

ประโยชน์ของระบบการประชุมทางไกลออนไลน์ Yes ประหยัดเวลา และลดความเสี่ยงในการเดินทาง ความสะดวก รวดเร็วในการสื่อสารขององค์กร ใช้งานง่าย สร้างสรรค์ผลงานที่มีประสิทธิภาพ ใช้ประโยชน์จากการลงทุนด้านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต มีระบบรักษาความปลอดภัยสูงในการประชุม ป้องกันการโจรกรรมข้อมูล No ความยุ่งยากในการใช้งาน ค่าติดตั้ง Hardware และอุปกรณ์เชื่อมต่อ ค่าใช้จ่ายในการจัดประชุม และประสานงานนัดหมาย ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

System Architecture of TOT e-Conference

ข้อกำหนดด้านเทคนิคและอุปกรณ์ ความเร็วอินเทอร์เน็ตขั้นต่ำ คอมพิวเตอร์ / Notebook CPU 800 MHz (or Equivalent) 512 MB RAM / 32 MB Display Memory (Compatible with DirectDraw) Windows 2000 / XP / Vista ความเร็วอินเทอร์เน็ตขั้นต่ำ 1 MB / 512 Kbps *ความต้องการ Internet Bandwidth จะเพิ่มขึ้นตามจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม อุปกรณ์ กล้อง Web Camera + Head Set โปรแกรม Adobe Flash Player 9

ขั้นตอนการใช้งาน www.tot-econference.com เข้าหน้า Web Login คลิกเลือกห้องประชุม เข้าสู่ห้องประชุม 9

การใช้งานสำหรับ Room Admin และผู้เข้าร่วมการประชุม

Login เข้าใช้งาน -เข้าไปที่ www.tot-econference.com คลิกเลือกเมนูเข้าสู่ระบบ -ใส่ Username และ Password กดปุ่ม Submit เข้าสู่หน้าจัดการไฟล์และ user

ระบบการจัดการFiles และ User 1 2 3 1.User Management - เมนูสำหรับใช้จัดการข้อมูลของผู้ใช้ 2.Files Management - ระบบจัดการบริการไฟล์ข้อมูลของ user 3.Conference - ใช้สำหรับเลือกห้องประชุม

User Management

File Management - File List ใช้จัดการไฟล์ที่ User นั้นได้ upload เอง

File Share ใช้สำหรับ Download ไฟล์ที่ user อื่นได้ทำการ share ให้ download

File Upload สำหรับ upload ไฟล์ที่จะนำเสนอในการประชุม หรือ เพื่อ share ให้คนอื่นเข้ามา download

เมื่อการ upload เสร็จสิ้นจะมีข้อความขึ้นว่า upload complete

การเข้าสู่ห้องประชุม คลิกเลือกเมนู Conference > Room จะปรากฎหน้า Conference Room List สมาชิกสามารถเลือกเข้าห้องประชุมได้ตามสิทธิ์ที่กำหนด โดยคลิกที่ชื่อของห้องประชุม เมื่อเข้าสู่ห้องประชุมแล้วจะมีหน้าต่าง adobe flash player setting แสดงขึ้นมาเพื่อขออนุญาตเชื่อมต่อกล้องและไมโครโฟนเข้าสู่ระบบ ให้กด ALLOW เพื่ออนุญาต

เมนูการใช้งานในห้องประชุม My Video – แสดงภาพวิดีโอที่รับจากกล้อง webcam ของตัวเอง Text Chat – หน้าต่างใช้สำหรับพิมพ์สนทนา People List – แสดงรายชื่อของสมาชิกที่เข้าร่วมประชุม Presentation – ใช้เรียกดูหน้าต่างการนำเสนอไฟล์เอกสารการประชุม Agenda – แสดงหมายกำหนดการประชุม Setting – สำหรับตั้งค่าการรับภาพและเสียงจากกล้องและไมโครโฟน Help – แสดงคำอธิบายเมนูต่างๆ Admin – ใช้กรอก password เพื่อให้ user เป็น RoomAdmin สำหรับควบคุมการประชุม ถ้าในห้องประชุมมี User ที่กรอก password เป็น RoomAdmin แล้วเมนูนี้จะหายไป

การตั้งค่ากล้องและไมโครโฟนเบื้องต้น คลิกเมนู setting ขึ้นมาเลือกที่แถบไมโครโฟน เลือกชื่อไมโครโฟนที่จะใช้ให้ถูกต้อง คลิกเมนู setting ขึ้นมาเลือกที่แถบรูปกล้อง เลือกชื่อกล้องที่จะใช้ให้ถูกต้อง

การใช้งานทั่วไปของ Room Admin และUSER การใช้งานกล่องข้อความสนทนา (Text Chat) เลือกที่เมนู Text chat จะปรากฎกล่องข้อความขึ้นมา การสนทนาโดยใช้ข้อความสามารถทำได้ 2 รูปแบบ แบบส่งข้อความปกติ แบบส่งข้อความให้เฉพาะบุคคล โดยให้เลือกบุคคลในpeople list พิมพ์ข้อความ แล้วกดปุ่ม Private

การนำเสนอเอกสาร Presentation กรณีที่สมาชิกต้องการจะนำเสนอเอกสาร จะต้องได้รับการอนุญาตจาก Room Admin ก่อนจึงจะมีสิทธิ์ในการนำเสนอ

การขออนุญาตพูด (Want Talk) ในกรณีที่สมาชิกต้องการที่จะพูดในห้องประชุม แต่ RoomAdmin ยังไม่ทำการอนุญาต สมาชิกสามารถกดปุ่ม WANT Talk เพื่อส่งคำขอไปยัง RoomAdmin ได้ เมื่อ Room Admin อนุญาตแล้วไปสัญลักษณ์ mic จะเปลี่ยนจากสีแดงเป็นสีเขียว

การออกจากห้องประชุม ให้ทำการกดปุ่ม ในห้องประชุม เพื่อปิดหน้าห้องประชุม หลังจากนั้นกด Logout ที่หน้า Conference Room List การ Logout ที่สมบูรณ์จะช่วยไม่ให้เกิดปัญหา user ค้างอยู่ในห้องประชุม