จดหมายเหตุมหาวิทยาลัยอิเล็กทรอนิกส์ กับระบบห้องสมุดอัตโนมัติ โดย นันทพร ธนะกูลบริภัณฑ์ พัชรี ทองแขก สำนักบรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช ใน การสัมมนา PULINET วิชาการ ครั้งที่ 2 ประจำปี 2555 เรื่อง “Creative Library” วันที่ 27 มกราคม 2555 เวลา 11.30-11.50 น. ณ ห้องสุรนารี สุรสัมมนาคาร มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารี จ. นครราชสีมา

ผู้รับผิดชอบ สำนักบรรณสารสนเทศ มสธ. โครงการพัฒนาระบบสืบค้นเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยด้วยระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ผู้รับผิดชอบ สำนักบรรณสารสนเทศ มสธ. วัตถุประสงค์ - เพื่อพัฒนาระบบสืบค้นเอกสารจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ - เพื่อสร้างต้นแบบหรือแนวทางที่ดีขึ้นในการจัดการ เอกสารจดหมายเหตุ โดยเชื่อมโยงเข้ากับกระบวนงาน หลักของห้องสมุด - เพื่อบูรณาการแหล่งสืบค้นสารสนเทศต่างๆ รวมทั้ง เอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยเป็นแหล่งเดียว ช่วยให้ การสืบค้นทำได้สะดวก รวดเร็ว

หลักการ มหาวิทยาลัย ในรูปของรายการทรัพยากรสารสนเทศแบบออนไลน์ - จัดทำและให้บริการเครื่องมือช่วยค้นเอกสารจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัย ในรูปของรายการทรัพยากรสารสนเทศแบบออนไลน์ หรือโอแพ็ก (OPAC - Online Public Access Catalog) - ใช้มาตรฐานในการพรรณนาลักษณะของเอกสารจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัย ISAD (G) – International Standard Archival Description (General) - หลักเกณฑ์การลงรายการแบบแองโกลอเมริกัน ฉบับพิมพ์ครั้งที่ 2 แก้ไขเพิ่มเติม (AACR2R) - ใช้มาตรฐานการเข้ารหัสระเบียนรายการเอกสารดังกล่าว ด้วย รูปแบบการลงรายการที่เครื่องอ่านได้รูปแบบมาร์ค (MARC format)

ขั้นตอนและวิธีการดำเนินการ การดำเนินงาน แบ่งได้เป็น 2 ส่วนหลัก คือ 1. การจัดการตัวเอกสารจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัย 2. การพรรณนารายการเอกสารจดหมายเหตุ

ขั้นตอนและวิธีการดำเนินการ วิธีการดำเนินการ แบ่งได้เป็น 2 ส่วนหลัก คือ 1. การจัดการตัวเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย 1.1 คัดเลือกประเภทเอกสารจดหมายเหตุที่จะทำรายการ ในระยะแรก เอกสารที่เลือกดำเนินการก่อน คือ - เอกสารการประชุม - เอกสารบันทึกความร่วมมือ/ข้อตกลงความร่วมมือ ของมสธ. กับหน่วยงานอื่น เนื่องจากมีสถิติการขอใช้บริการเป็นจำนวนมากอย่างต่อเนื่องและมีเนื้อหาสะท้อนลักษณะงานของทุกฝ่ายในมหาวิทยาลัย รวมทั้งความร่วมมือกับหน่วยงานอื่น

ขั้นตอนและวิธีการดำเนินการ (ต่อ) 1.2 จัดเรียงกลุ่มเอกสารตามหลักวิชาการจดหมายเหตุ กล่าวคือเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยทั้งหมด จัดเป็น Collection เอกสารการประชุม คณะกรรมการต่างๆ ของมหาวิทยาลัยจัดเป็น Group/Fonds 1.3 กำหนดตำแหน่งที่อยู่ของแต่ละกลุ่มเอกสาร เพื่อให้อยู่ในสภาพพร้อมใช้งาน

ขั้นตอนและวิธีการดำเนินการ (ต่อ) 2. การพรรณนารายการเอกสารจดหมายเหตุฯ 2.1 ศึกษาธรรมชาติของเอกสารจดหมายเหตุฯ ที่มี ลักษณะและคุณสมบัติที่แตกต่างจากทรัพยากร สารสนเทศประเภทอื่นของห้องสมุด อาทิ ต่างจากหนังสือที่ แต่ละชื่อสามารถแยกเป็นอิสระ จบสมบูรณ์ในตัว แต่เอกสาร จดหมายเหตุฯ อาจมีหลายชิ้นหลายชื่อที่มีความเกี่ยวโยง สัมพันธ์ในเรื่องเดียวกันเป็นกลุ่มใหญ่ สิ่งที่ศึกษา เช่น แหล่งกำเนิด การได้มา การจัดเอกสารของต้นแหล่ง ฯลฯ เพื่อ กำหนดโครงสร้างข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการพรรณนา 2.2 ศึกษาหลักเกณฑ์ AACR2R เพื่อลงรายการเอกสาร จดหมายเหตุ 2.3 ศึกษามาตรฐานสากล ISAD (G) เพื่อพรรณนาเอกสาร จดหมายเหตุฯ

ขั้นตอนและวิธีการดำเนินการ (ต่อ) 2.4 ศึกษารูปแบบการลงรายการที่เครื่องอ่านได้ รูปแบบ ทรัพยากรฯ ประเภทวัสดุผสมหลายสื่อ (Mixed materials) ประเภทเอกสารจดหมายเหตุและต้นฉบับ ตัวเขียน 2.5 ศึกษาตำแหน่งข้อมูล เขตข้อมูลที่จำเป็น และจัดทำ โครงสร้างข้อมูลในการลงรายการเอกสารประเภท ดังกล่าว ตามรูปแบบมาร์ค 21

ขั้นตอนและวิธีการดำเนินการ 2.6 สำรวจตรวจสอบเอกสาร (examine) และลงรายการ พรรณนาในแบบฟอร์มลงรายการเอกสารจดหมายเหตุ (STOUAMCCAT WORKSHEET) ในรูประเบียนรายการ ตามโครงสร้างรูปแบบมาร์ค21 สำหรับสารสนเทศแบบสือ ผสมหลายรูปแบบ (Mixed materials) 2.7 นำเข้าระเบียนรายการตามโครงสร้างรูปแบบมาร์ค ในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ VTLS Virtua

ตัวอย่าง ผลการค้นด้วยชื่อเรื่อง จดหมายเหตุมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช

ตัวอย่าง ผลการค้นด้วยชื่อเรื่อง จดหมายเหตุมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช

ผลการการดำเนินงาน 1.1 ได้โครงสร้างข้อมูลสำหรับระเบียนรายการเอกสาร 1. เชิงปริมาณ: 1.1 ได้โครงสร้างข้อมูลสำหรับระเบียนรายการเอกสาร จดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ประเภทเอกสาร การประชุมและเอกสารข้อตกลงความร่วมมือ จำนวน 1 โครงสร้าง 1.2 ได้จำนวนระเบียนรายการเอกสารจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยประเภทเอกสารการประชุม และเอกสาร ข้อตกลงความร่วมมือในฐานข้อมูลระบบอัตโนมัติ VTLS Virtua จำนวนหนึ่ง 2. เชิงคุณภาพ: สามารถพัฒนาระบบสืบค้นเอกสารจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัย ในระบบห้องสมุดอัตโนมัติได้

สรุปและอภิปรายผล ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ในระยะแรกนี้ ทำให้เกิดผล ดังนี้ การพัฒนาระบบสืบค้นเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยใน ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ในระยะแรกนี้ ทำให้เกิดผล ดังนี้ - ทำให้ผู้ใช้สามารถสืบค้นเอกสารจดหมายเหตุทาง อิเล็กทรอนิกส์ได้สะดวก รวดเร็ว - สำนักได้ต้นแบบระบบสืบค้นเอกสารจดหมายเหตุทาง อิเล็กทรอนิกส์ เป็นแนวทางสำหรับการพัฒนาการสืบค้น เอกสารจดหมายเหตุกลุ่มอื่นๆ ต่อไป - สำนักได้แนวทางที่ดีขึ้นในการจัดการเอกสาร จดหมายเหตุฯ ที่เชื่อมโยงเข้ากับกระบวนงานหลักของ ห้องสมุด จากเดิมที่มุ่งเพียงจัดการเอกสารจดหมายเหตุ แยกจากกระบวนงานหลัก รวมทั้งการสร้างเครื่องมือช่วย ค้นเอกสารจดหมายเหตุที่ เป็นระบบระเบียบมากขึ้น

ขอบคุณค่ะ คำถาม???? ข้อคิดเห็น