โรงพิมพ์แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย แผนกออกแบบ
ส่งไฟล์สั่งพิมพ์ให้แผนกลูกค้าสัมพันธ์ให้ทันเวลาที่กำหนด โครงการพัฒนาคุณภาพงาน แผนกออกแบบ ชื่อโครงการ : ส่งไฟล์สั่งพิมพ์ให้แผนกลูกค้าสัมพันธ์ให้ทันเวลาที่กำหนด ชื่อกลุ่ม : แผนกออกแบบ ประธานกลุ่ม : คุณดนัย ธรรมจารุวัฒน์
ที่มา / มูลเหตุจูงใจของโครงการ จากปัญหาการส่งมอบงานพิมพ์ ให้กับผู้รับบริการไม่ทันกำหนด ทางกลุ่มแผนกออกแบบ โรงพิมพ์แห่งจุฬาฯ จึงได้กำหนดหัวข้อกิจกรรมโครงการ “ส่งไฟล์สั่งพิมพ์ให้แผนกลูกค้าสัมพันธ์ให้ทันเวลาที่กำหนด ” เพื่อพัฒนาปรับปรุงกระบวนการพิมพ์ สามารถส่งงานพิมพ์ให้ผู้รับบริการได้ทันตามเวลาที่กำหนดมากขึ้น สร้างความพึงพอใจ และความประทับใจให้กับผู้รับบริการ
หน้าที่หลัก แผนกออกแบบ ออกแบบ / จัดหน้า ปริ้นต์ปรู๊ฟ จัดการไฟล์งาน ออกแบบหนังสือเล่ม, โบรชัวร์ , โปสเตอร์, นามบัตร และอื่นๆ ออกแบบงาน 1สี และหลายสี จัดหน้างาน 1สี และหลายสี ปริ้นต์เลเซอร์ ส่งให้ผู้รับบริการตรวจเช็ค ปริ้นต์ดิจิทัลปรู๊ฟ ส่งให้ผู้รับบริการตรวจเช็ค และเป็นตัวอย่างสีงานพิมพ์ ตรวจเช็คไฟล์งานที่ผู้รับบริการทำมาเอง แก้ไขไฟล์งาน และแปลงไฟล์งาน ให้เหมาะสมกับโปรแกรมกระบวนการแยกสี ของโรงพิมพ์
เป้าหมายและตัวชี้วัดของโครงการ % การส่งไฟล์สั่งพิมพ์ให้แผนกลูกค้าสัมพันธ์ ทันเวลาที่กำหนดไม่น้อยกว่า 95%
ผลจากการวิเคราะห์ผังก้างปลา สาเหตุหลัก คือ ข้อมูลต้นฉบับจากลูกค้าไม่ครบถ้วนและไม่ถูกต้อง ตรวจเช็คไฟล์งานไม่ละเอียด ขาดวัตถุดิบในการออกแบบ
หัวข้อปัญหาที่ดำเนินการแก้ไขปรับปรุง “ข้อมูลต้นฉบับจากลูกค้าไม่ครบถ้วนและไม่ถูกต้อง” มาจากสาเหตุต่างๆ เช่น ส่งไฟล์ต้นฉบับมาให้แต่ไม่ได้แนบไฟล์ Link เช่น รูปภาพ, กราฟฟิค, Logo, Fonts ที่ใช้สร้างงานมาให้ งานที่มีปูพื้นภาพ หรือสกรีน ไม่เผื่อพื้นที่สำหรับตัดเจียนมาให้ การสร้างหัวเรื่อง และเลขหน้าไม่สม่ำเสมอเรียงเป็นแนวระดับเดียวกัน หรือชิดขอบตัดสำเร็จมากเกินไป การแปลงไฟล์ PDF ไม่ถูกต้องตามมาตรฐานสำหรับงานสิ่งพิมพ์
สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ ให้ความรู้ด้านสิ่งพิมพ์ : โดยจัดทำเอกสารประกอบการสัมมนาร่วมกับฝ่ายการตลาด ในโครงการเสริมสร้างความรู้ด้านการพิมพ์ ให้กับผู้รับบริการ ในหัวข้อสัมมนา เรื่อง “การจัดเตรียมต้นฉบับงานพิมพ์ด้วย Microsoft Office Step by Step” จัดทำคู่มือมาตรฐาน : เกี่ยวกับการจัดทำไฟล์สำหรับงานสิ่งพิมพ์ เพื่อนำไปแจกให้ผู้รับบริการสำหรับใช้เป็นตัวอย่างและอ้างอิง เพิ่มความสะดวกให้ผู้รับบริการ : จัดทำไฟล์ Template และ นำ Fonts ภาษาไทย ที่ใช้ได้ทั่วไปโดยไม่มีปัญหาเรื่องลิขสิทธิ์ Upload ไว้บน website ของโรงพิมพ์แห่งจุฬาฯ www.cuprint.chula.ac.th เพื่อให้ทางผู้รับบริการสามารถ Download นำไปใช้จัดทำไฟล์ได้อย่างสะดวก
ผลลัพธ์การดำเนินการ ข้อมูลตัวชี้วัดเปรียบเทียบก่อนและหลังการปรับปรุงดำเนินการ ก่อนปรับปรุง : ข้อมูลเดิม เดือนพฤษภาคม 2554 ทันกำหนด = 92.49% หลังปรับปรุง : ยอดสรุปรวมตั้งแต่เดือนมิถุนายน 2554 – กันยายน 2554 ทันกำหนด = 94.93% *** สรุปจากผลการดำเนินการ ผลลัพธ์ค่อยๆ ดีขึ้นตามลำดับ
ข้อมูลสรุปรายเดือนตั้งแต่ พ.ค. 2554 – ก.ย. 2554
“ขอบคุณค่ะ” ทีมงาน : แผนกออกแบบ ที่ปรึกษากลุ่ม : คุณทองบ่อ ธรรมนิยม ประธานกลุ่ม : คุณดนัย ธรรมจารุวัฒน์ เลขานุการ : คุณคุณัญญา จงตระกูล สมาชิก : คุณวรดา นาคเกษม คุณภัทรพงศ์ แก้วไสล คุณกาญจนา นรากร คุณสภา ร่วมยอด คุณกรแก้ว พูลเพิ่ม คุณเพ็ญสุดา ทับทิม คุณรังษินาฎ สุขสมัย คุณฐาวาณิชย์ ธงขาว คุณอารยา อเนกสุรพจน์ คุณศิริมา สุวรรณพรม คุณนงนุช นกพัฒน์ คุณธนวัฒน์ ณ สงขลา