นำเสนอวิธีปฏิบัติที่ดี ด้านกิจกรรมพัฒนานักศึกษา เรื่อง “ระบบสารสนเทศเพื่อบันทึกข้อมูล ติดตาม และประเมินผลการจัดกิจกรรมนักศึกษา สำหรับหน่วยพัฒนาคุณภาพนักศึกษา คณะบริหารธุรกิจ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่” (ระบบ e-Activity) โดย นายครรชิต พิชัย นายณัฐกร จันทร์คำปัน

เหตุผลความจำเป็นที่ต้องจัดทำระบบสารสนเทศเพื่อบันทึกข้อมูล ติดตามและประเมินผลการจัดกิจกรรม (ระบบ e-Activity) คณะบริหารธุรกิจ 1.เดิมการเข้าร่วมกิจกรรมนักศึกษาจะเป็นไปโดยความสมัครใจของผู้เข้าร่วมกิจกรรม และรูปแบบการเก็บข้อมูลการเข้าร่วมกิจกรรมยังไม่มีความเป็นระบบที่ชัดเจนและไม่สามารถนำมาอ้างอิงได้เมื่อมีการตรวจประกันคุณภาพการศึกษาประจำปี 2. มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ถือว่าการเข้าร่วมกิจกรรมของนักศึกษา เป็นส่วนหนึ่งของการศึกษาเป็นกระบวนวิชาการศึกษาทั่วไปที่เรียกว่า “วิชาการเรียนรู้ผ่านกิจกรรม” จึงทำให้มีความจำเป็นต้องพัฒนาระบบการตรวจสอบการเข้าร่วมกิจกรรมที่มีประสิทธิภาพเพื่อนำมาใช้งานด้านการลงทะเบียนและการตรวจสอบการเข้าร่วมกิจกรรม 3. เพื่อแก้ไขปัญหาการตรวจสอบการเข้าร่วมกิจกรรม และทำให้กระบวนการจัดการข้อมูลด้านกิจกรรมนักศึกษามีความเป็นระบบ สามารถตรวจสอบ และนำไปใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหารคณะด้านการจัดสรรงบประมาณในการจัดกิจกรรมนักศึกษาของคณะบริหารธุรกิจ

ปัจจัยเอื้อทั้งภายในและภายนอก (Key Success Factor) ที่สนับสนุนให้เกิด Best Practice ด้านปัจจัยภายใน 1. ผู้บริหารคณะเห็นความสำคัญของการมีระบบฐานข้อมูลกิจกรรมที่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้จริง เพื่อลดระยะเวลาในการทำงานและเกิดประโยชน์แก่นักศึกษาคณะบริหารธุรกิจ 2. ผู้ปฏิบัติงานด้านพัฒนาคุณภาพนักศึกษามีความเข้าใจและเชี่ยวชาญในกระบวนการด้านกิจกรรมนักศึกษา และเห็นความจำเป็นต้องมีระบบที่มีมาตรฐานและปลอดภัยในการจัดการข้อมูลด้านกิจกรรมของนักศึกษา 3. บุคลากรด้านเทคโนโลยีสารสนเทศของคณะบริหารธุรกิจ เป็นผู้ที่มีความสามารถในการเขียนโปรแกรมและมีความเข้าใจในกระบวนการจัดกิจกรรม จึงทำให้สามารถพัฒนาระบบ ที่สามารถนำมาใช้งานได้จริง

ปัจจัยเอื้อทั้งภายในและภายนอก (Key Success Factor) ที่สนับสนุนให้เกิด Best Practice ด้านปัจจัยภายนอก 1. ระบบ E-Activity จะทำให้บัณฑิตของคณะบริหารธุรกิจได้มีหนังสือรับรองกิจกรรมที่เป็นทางการ สามารถตรวจสอบได้ ทำให้โอกาสในการได้งานทำของบัณฑิตเพิ่มมากขึ้น 2. การนำกิจกรรมมาเป็นกระบวนวิชาการศึกษาทั่วไป 706100 ทำให้การตรวจสอบการเข้าร่วมกิจกรรมนักศึกษาต้องมีความเป็นระบบ โดยระบบ E-Activity จะทำให้ปัญหาเรื่องการตรวจสอบการเข้าร่วมกิจกรรมและชั่วโมงการเข้าร่วมกิจกรรมหมดไป 3. ระบบ E-Activity ทำให้ระบบตรวจสอบและประเมินระบบประกันคุณภาพการศึกษา มีหลักฐานอ้างอิงและใช้เวลาในการรวบรวมไม่นานและง่ายต่อการค้นหาและตรวจสอบของคณะกรรมการตรวจสอบและประเมินฯ

คุณค่าต่อองค์กรจากการมีระบบ E-Activity สามารถกำหนดจำนวนนักศึกษาผู้เข้าร่วมได้แน่นอน ทำให้หน่วยงานสามารถกำหนดงบประมาณให้มีความเหมาะสมกับจำนวนผู้เข้าร่วมกิจกรรมได้อย่างแท้จริง ทำให้การกำหนดรูปแบบกิจกรรมเป็นไปตามยุทธศาสตร์การพัฒนาคุณภาพนักศึกษาของคณะบริหารธุรกิจ และมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ทำให้นักศึกษาเห็นความสำคัญของการเข้าร่วมกิจกรรมและเป็นการใช้เวลาว่างให้เป็นประโยชน์ การที่ระบบ E-Activity สามารถพิมพ์หนังสือรับรองกิจกรรมได้ ทำให้นักศึกษาสามารถนำไปประกอบเอกสารการรับสมัครงานแนบกับ Transcript ผลการเรียน ลดเวลาของเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานลงอย่างมาก และกระบวนการทำงานมีความเป็นระบบสามารถกำหนดระยะเวลาสิ้นสุดของงานได้อย่างชัดเจนและเป็นรูปธรรม ทำให้มีระบบติดตามผลประเมินกิจกรรมที่ชัดเจน สามารถนำมาอ้างอิงเป็นเอกสารหลักฐานได้เมื่อมีการตรวจประเมินการประกันคุณภาพการศึกษา ได้รับคัดเลือกจาก ม.ช. เพื่อใช้เป็นระบบต้นแบบในการนำไปพัฒนาให้ทุกคณะได้ใช้งานในการจัดการข้อมูลด้านกิจกรรมพัฒนานักศึกษา และทะเบียนรับรองกิจกรรม (ขณะนี้มีคณะนำร่อง 6 คณะในการนำไปใช้งาน)

โครงสร้างการทำงานระบบ e-Activity

ระบบประวัตินักศึกษา

รายงานประวัตินักศึกษา

ระบบจัดเตรียมกิจกรรม

ระบบจัดเตรียมกิจกรรม

ระบบประชาสัมพันธ์แจ้งการจัดกิจกรรม (Admin)

ระบบประชาสัมพันธ์กิจกรรม (นักศึกษา)

ระบบรับสมัครนักศึกษาเข้าร่วมกิจกรรม

ระบบลงทะเบียนเข้าร่วมกิจกรรมของนักศึกษา

ระบบแจ้งสิทธิเข้าร่วมกิจกรรมของนักศึกษา

ระบบตรวจสอบการเข้าร่วมกิจกรรม

ระบบประเมินกิจกรรม (Admin)

ระบบประเมินกิจกรรม (นักศึกษา)

ระบบสรุปผลประเมินกิจกรรม

สรุปผลประเมินกิจกรรม

หนังสือรับรองกิจกรรม

รายงานการพัฒนาตนเองของนักศึกษาตามแนว 7Qs

รายงานสรุปผลการจัดกิจกรรม