ข้อแนะนำการพัฒนาฐานข้อมูล Skill Mapping สถาบันศิลปะและวัฒนธรรมมหาวิทยาลัยบูรพา 22 พฤษภาคม 2546

โปรแกรมป้อนข้อมูล ไม่อำนวยความสะดวก ต่อการใช้งาน โดยเฉพาะต่อการป้อนข้อมูล ของบุคคลที่ไม่เคยสัมผัสแบบสัมภาษณ์มา ก่อน ( เช่น การจ้างนิสิต, นักศึกษามาช่วย ป้อนข้อมูล ) โปรแกรมป้อนข้อมูล ไม่อำนวยความสะดวก ต่อการใช้งาน โดยเฉพาะต่อการป้อนข้อมูล ของบุคคลที่ไม่เคยสัมผัสแบบสัมภาษณ์มา ก่อน ( เช่น การจ้างนิสิต, นักศึกษามาช่วย ป้อนข้อมูล )  ควรปรับปรุงให้โปรแกรมมีระบบ User Interface ที่สะดวกต่อการใช้งาน ชื่อผลิตภัณฑ์เฉพาะ : A00_prod_name:

การออกแบบฟิลด์ใน Datadic. ไม่สัมพันธ์กับ ประเภทข้อมูล (Data type) ของโปรแกรม Access ที่เลือกใช้งาน เช่น กำหนดให้ ประเภทข้อมูลใน Datadic. เป็น C ซึ่ง หมายถึง Character หรือ Number ขนาด 3, 5 หลัก แต่โปรแกรม Access กำหนดประเภท ข้อมูลเป็น Text ไม่ใช่ Character รวมทั้ง Number ก็ไม่ได้กำหนดว่าจะต้องเป็นกี่หลัก แต่ต้องกำหนดเป็น Byte, Integer หรือ Double การออกแบบฟิลด์ใน Datadic. ไม่สัมพันธ์กับ ประเภทข้อมูล (Data type) ของโปรแกรม Access ที่เลือกใช้งาน เช่น กำหนดให้ ประเภทข้อมูลใน Datadic. เป็น C ซึ่ง หมายถึง Character หรือ Number ขนาด 3, 5 หลัก แต่โปรแกรม Access กำหนดประเภท ข้อมูลเป็น Text ไม่ใช่ Character รวมทั้ง Number ก็ไม่ได้กำหนดว่าจะต้องเป็นกี่หลัก แต่ต้องกำหนดเป็น Byte, Integer หรือ Double  ควรแก้ไข Datadic. ให้สัมพันธ์กับ โปรแกรม Access ที่เลือกใช้งานด้วย

การป้อนข้อมูลรหัสผลิตภัณฑ์, รหัสหมู่บ้าน ไม่สะดวก ตรวจสอบค่ารหัสได้ยาก ช้า และ อาจผิดพลาดได้ง่าย เนื่องจากจะต้องไปเปิด ไฟล์หรือโปรแกรม กชช 2 ค ในแต่ละครั้งที่มี การป้อนข้อมูล การป้อนข้อมูลรหัสผลิตภัณฑ์, รหัสหมู่บ้าน ไม่สะดวก ตรวจสอบค่ารหัสได้ยาก ช้า และ อาจผิดพลาดได้ง่าย เนื่องจากจะต้องไปเปิด ไฟล์หรือโปรแกรม กชช 2 ค ในแต่ละครั้งที่มี การป้อนข้อมูล  ข้อมูล กชช 2 ค ควรนำมาใส่ไว้ใน โปรแกรม และสร้างความสัมพันธ์กับฟิลด์ ตำบล, อำเภอ, จังหวัด เพื่อให้แสดงผลได้ โดยอัตโนมัติ ตาราง กชช 2 ค รหัส กชช 2 ค รหัสตำบล ชื่อตำบล รหัสอำเภอ ชื่ออำเภอ รหัสจังหวัด ชื่อจังหวัด เลือกตำบล : เลือกอำเภอ : เลือกจังหวัด : รหัสหมู่บ้าน : หมู่บ้าน ( ที่ ): xxxxxxxx

ชื่อผลิตภัณฑ์หลัก ได้กำหนดให้ป้อนตามจริง ทั้งๆ ที่ข้อมูลส่วนนี้มีความสำคัญมาก ในการ ทำ Category ผลิตภัณฑ์ ชื่อผลิตภัณฑ์หลัก ได้กำหนดให้ป้อนตามจริง ทั้งๆ ที่ข้อมูลส่วนนี้มีความสำคัญมาก ในการ ทำ Category ผลิตภัณฑ์  ควรกำหนดชื่อเรียกของรายการ “ ชื่อ ผลิตภัณฑ์หลัก ” ให้ชัดเจน และควบคุม ด้วยรหัส

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลโดยใช้ การป้อนครั้งแรกผ่านกระดาษนำเข้าข้อมูล ด้วย MS Excel แล้วค่อยป้อนอีกครั้งผ่าน โปรแกรมที่ออกแบบไว้ ทำให้เกิดความ ซ้ำซ้อนในการทำงาน ไม่สะดวก ทำให้งาน ดำเนินการได้ช้ากว่าที่ควร การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลโดยใช้ การป้อนครั้งแรกผ่านกระดาษนำเข้าข้อมูล ด้วย MS Excel แล้วค่อยป้อนอีกครั้งผ่าน โปรแกรมที่ออกแบบไว้ ทำให้เกิดความ ซ้ำซ้อนในการทำงาน ไม่สะดวก ทำให้งาน ดำเนินการได้ช้ากว่าที่ควร  ควรทำระบบตรวจสอบข้อมูลภายใน โปรแกรมที่พัฒนาด้วย Access ป้อนข้อมูล ตรวจสอบ / ปรับปรุงข้อมูลด้วยเจ้าหน้าภาคสนาม ตรวจสอบ / ปรับปรุงข้อมูลด้วยคณะทำงาน 2 ชุด

ฟอร์มป้อนข้อมูล ผู้ป้อนข้อมูล ฟอร์มป้อนข้อมูล ตรวจสอบครั้งที่ 2 ฟอร์มป้อนข้อมูลครั้งแรก บันทึกชื่อผู้ป้อนข้อมูล ตรวจสอบครั้งที่ 1 ฟอร์มตรวจสอบ / ปรับปรุงข้อมูลครั้งแรก บันทึกชื่อผู้ผู้ตรวจสอบ ฟอร์มตรวจสอบ / ปรับปรุงข้อมูลครั้งที่ 2, 3 บันทึกชื่อผู้ผู้ตรวจสอบ

ข้อมูลหมู่บ้าน, ตำบล, อำเภอ, จังหวัด มีการ ใช้หลายตาราง ( พบในตารางภูมิปัญญา และ ตารางบุคคล ) ทำให้เกิดความซ้ำซ้อนต่อการ ใช้งาน และอาจจะผิดพลาดต่อการป้อนได้ ง่าย เช่น รายการแรกอาจจะป้อนชื่อจังหวัด “ กรุงเทพมหานคร ” แต่เมื่อป้อนรายการต่อไป อาจจะพิมพ์เป็น “ กทม.” หรือ “ กรุงเทพ ” ส่งผลให้การประมวลผลเกิดปัญหาได้ง่าย ข้อมูลหมู่บ้าน, ตำบล, อำเภอ, จังหวัด มีการ ใช้หลายตาราง ( พบในตารางภูมิปัญญา และ ตารางบุคคล ) ทำให้เกิดความซ้ำซ้อนต่อการ ใช้งาน และอาจจะผิดพลาดต่อการป้อนได้ ง่าย เช่น รายการแรกอาจจะป้อนชื่อจังหวัด “ กรุงเทพมหานคร ” แต่เมื่อป้อนรายการต่อไป อาจจะพิมพ์เป็น “ กทม.” หรือ “ กรุงเทพ ” ส่งผลให้การประมวลผลเกิดปัญหาได้ง่าย  ควรทำการแก้ไขรายการที่มีซ้ำกัน ให้เป็น ตารางเฉพาะ แล้วใช้ระบบ Drop Down List เข้ามาควบคุมการเลือก  ข้อมูลอีกหลายอย่าง มีการใช้ซ้ำซ้อน ลักษณะนี้ ควรทำการปรับระบบด้วย

ข้อมูลที่มีคำตอบได้หลายข้อ เช่น คุณค่าภูมิ ปัญญา (A3_2) มีรายการเลือก 7 รายการ หากนำมาผสมกันเป็นค่ารหัส อาจจะทำผู้ใช้ ฐานข้อมูลไม่สามารถทราบว่าค่าดังกล่าว เป็นคำตอบจากรายการใดบ้าง ควรจัดทำ ระบบที่สามารถแสดงผลและแปลความหมาย ได้ทันที ข้อมูลที่มีคำตอบได้หลายข้อ เช่น คุณค่าภูมิ ปัญญา (A3_2) มีรายการเลือก 7 รายการ หากนำมาผสมกันเป็นค่ารหัส อาจจะทำผู้ใช้ ฐานข้อมูลไม่สามารถทราบว่าค่าดังกล่าว เป็นคำตอบจากรายการใดบ้าง ควรจัดทำ ระบบที่สามารถแสดงผลและแปลความหมาย ได้ทันที รหัสผลิตภัณฑ์, รหัสหมู่บ้าน มีการนำไปใช้ กับตารางหลายตาราง จึงควรทำ Drop Down List ให้เลือกได้ หรือควรมีระบบ ตรวจสอบการป้อนข้อมูลกับตาราง “ ภูมิ ปัญญา ” ซึ่งเป็นตารางแรกในการป้อนข้อมูล ว่ารหัสที่ป้อนลงไป ถูกต้องหรือไม่ และเป็น รหัสที่เคยป้อนป้อนแล้วหรือไม่ หากรหัสที่ ป้อนไม่เคยป้อน หรือไม่มีใน “ ตารางภูมิ ปัญญา ” ต้องไม่อนุญาตให้ป้อนข้อมูลใน ตารางอื่นๆ รหัสผลิตภัณฑ์, รหัสหมู่บ้าน มีการนำไปใช้ กับตารางหลายตาราง จึงควรทำ Drop Down List ให้เลือกได้ หรือควรมีระบบ ตรวจสอบการป้อนข้อมูลกับตาราง “ ภูมิ ปัญญา ” ซึ่งเป็นตารางแรกในการป้อนข้อมูล ว่ารหัสที่ป้อนลงไป ถูกต้องหรือไม่ และเป็น รหัสที่เคยป้อนป้อนแล้วหรือไม่ หากรหัสที่ ป้อนไม่เคยป้อน หรือไม่มีใน “ ตารางภูมิ ปัญญา ” ต้องไม่อนุญาตให้ป้อนข้อมูลใน ตารางอื่นๆ