บทที่ 2 การประมวลผลข้อมูล บทที่ 2 การประมวลผลข้อมูล การประมวลผล (Processing) คือ การกระทำต่อข้อมูลดิบ(Raw data) ในลักษณะใดก็ได้ เพื่อให้ได้ข้อมูลสนเทศ (Information)

ความหมาย RAW DATA: ข้อมูลดิบที่รวบรวมจากเอกสารต้นฉบับ นำมาใช้ประมวลผลให้เกิดข้อสรุป ลักษณะข้อมูล : ตัวเลข ตัวอักษร ภาพ เสียง ข้อมูลที่ดี = ถูกต้อง + ปัจจุบัน + สมบูรณ์

ความหมาย PROCESSING: การกระทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อข้อมูล เพื่อให้เกิดข้อสรุป INFORMATION: ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้วสามารถนำมาใช้ใน การตัดสินใจ

ประเภทของการประมวลผล การประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing) การประมวลผลอัตโนมัติ (Automatic Data Processing) Batch processing Online processing

Batch VS Online Processing Batch processing ข้อมูลไม่ทันสมัย การบันทึกข้อมูลเป็นแบบ Sequential ทำให้เสียเวลา รายงานล่าช้า ไม่ทันสมัย I/O device ไม่ติดกับCPU Online processing ข้อมูลทันต่อเหตุการณ์ การบันทึก แบบ Direct Access สามารถทำรายงานได้ทันที่ I/O device ติดกับ CPU

ขั้นตอนการประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ การเก็บข้อมูล (Data Collection) การประมวลผลข้อมูล (Data Processing) ผลลัพธ์ (Information / Output) Data Collection Data processing Information

Data Collection การเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูล: สังเกต วัดค่า เอกสาร การเปลี่ยนสภาพข้อมูล โดยการเข้ารหัสข้อมูล เช่น รหัสนักศึกษา ประหยัดเนื้อที่ในการเก็บข้อมูล ให้ความเร็วในการค้นหา

Data Collection เปลี่ยนสื่อบันทึก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Verify Validation * Range Check * Relation Check การแก้ไขข้อมูล Edit

วิธีการเก็บข้อมูลจากเอกสาร แบบสำรวจ แบบสำรวจค่าใช้จ่ายนักศึกษา รหัส 3305000 เพศ 1( ) ชาย 2 ( ) หญิง จังหวัดที่เกิด สุโขทัย ชื่อ มรกต นามสกุล เขียวงาม ผู้อุปการะ 1. ( ) บิดา 2. ( ) มารดา 3. ( )อื่นๆ............... รายได้ ของนักศึกษาต่อเดือน 1. ต่ำกว่า 1000 2. 1000-2000 3. 2001-3000 4. 3001- 4000 5. 4001-5000 6. มากกว่า 5000 ค่าใช้จ่ายของนักศึกษาต่อเดือน

DATA ORGANIZATION การจัดองค์กรข้อมูล บิต ตัวอักษร ขอบเขตข้อมูล ระเบียน BIT บิต ตัวอักษร ขอบเขตข้อมูล ระเบียน DATA ITEM or CHARACTOR FIELD RECORD แฟ้มข้อมูล FILE ฐานข้อมูล DATABASE

ภาพแสดงฐานข้อมูล DATABASE Database File File File Record Record Record field Field Character

ฐานข้อมูล การนำข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันมารวมไว้ด้วยกัน ข้อมูลมีลักษณะเป็นมาตรฐาน มีชุดเดียว ใช้งานได้ทั้งหน่วยงาน มีระบบตรวจสอบป้องกัน และ เป็นอิสระจากโปรแกรม มีภาษาสอบถาม (Qurey Language) ต้องมีระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System: DBMS)

แฟ้มข้อมูล (File) ใช้บันทึกข้อมูลเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ปกติมักใช้กับงานประยุกต์ หรือ โปรแกรมเพียงอย่างเดียว โปรแกรมต้องรู้โครงสร้างของแฟ้มข้อมูล สื่อที่ใช้เก็บข้อมูล เทป แผ่นดิสเกตต์ ซีดีรอม

ภาพ File, Record, Field Dept Emp.# Hour Rate Fields Record 5 28 35 8.75 5 19 40 11.25 File 3 23 37 9.5 3 17 40 8.75 Record

ประเภทของแฟ้มข้อมูล Batch processing Online Processing Transaction File Master File Online Processing Interactive

การประมวลผลข้อมูล DATA PROCESSING การประมวลผลอาจทำด้วยมือ หรือ คอมพิวเตอร์ ข้อมูลถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ นำข้อมูลมาประมวลผลเพื่อ คำนวณ ค้นหา ออกรายงาน เรียงลำดับ ปรับปรุง ออกยอดสรุป

ภาพการรวมแฟ้มข้อมูล Merging Record Item# Region Related data Item# Region Related data 29 1 29 2 24 3 29 2 25 2 Merging 29 1 29 2 24 3

ภาพการค้นหา Searching Selected records on new file ST RA, ST OV ST RE Selection Processing RA TO TV RA RA Product code Product code

ภาพการทำรายงาน Detail Reporting processing Rec1 5 28 35 8.75 Rec2 Dept. Emp# Hours Rate Rec1 5 28 35 8.75 Rec2 5 19 40 11.25 Rec3 3 23 37 9.5 Dept Emp# Hours Rate Salary 3 12 35 12.50 437.50 3 17 40 8.75 350.00 3 23 37 9.50 351.50 5 19 40 11.25 450.00 5 28 35 8.75 306.25 Total Salary 1,895.25 Rec4 3 17 40 8.75 3 12 35 12.5 Rec5

ภาพการทำรายงานแบบสรุป Summary Reporting processing Dept. Emp# Hours Rate Rec1 5 28 35 8.75 Rec2 5 19 40 11.25 Rec3 3 23 37 9.5 Rec4 3 17 40 8.75 3 12 35 12.5 Rec5 Dept. Salary 3 1,139.00 5 756.25 Total Salary 1,895.25

Information /Output พิมพ์ทางเครื่องพิมพ์ จอภาพ สื่อบันทึก หากเกิดข้อผิดพลาด ให้แก้ไข (Feedback)

ภาพวงจรการประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ Processing Feed back N Y Data processing Collect Data Information 1. Source data 2. Classify Data 3. Code 4. Edit -Verify -Validation Range,Relative 1. Classify 2. Sort 3. Calculating 4. Report 5. Summarize 6. Update 7. Communication Information Correct

System Flowchart symbols Symbol Meaning Symbol Meaning Online storage Input/output Display Punch card Magnetic Tape Manual input Document Communication link

System Flowchart symbols Sysmbol Meaning Processing Off-line storage Manual operation Connector

BATCH PROCESSING PAYROLL KEY & VERIFY UPDATE NEW FORM FORM TRANSACTION FILE SORT PROCESSING SORTED TRANSACTION 1

BATCH PROCESSING Cont. < 1 OLD MASTER FILE UPDATE PROCESSING NEW CHECKS FOR DISTIBUTION SORTED RECORDS REPORT TO PERS- NEL PAYROLL FILE

ONLINE PROCESS ONLINE CD Rom MAGNETIC DISK OR SCREEN DISPLAY UPDATE PROCESSING KEYBOARD