Project Management

Microsoft Project 2000 บทที่ 3 การสร้างและปรับแต่งโครงการ ( ต่อ )

การออกแบบและแก้ไขงานโดยใช้เมาส์ การใช้งานเมาส์ ในการกำหนด Task ต่าง ๆ ซึ่งมีความสะดวกและสามารถกำหนดได้รวดเร็ว ซึ่งวิธีการใช้เมาส์ โดยวิธีต่าง ๆ มีดังนี้ การสร้าง Task ใหม่ 1. ในส่วนของ Gantt Chart ให้ Click mouse ตรงตำแหน่งวันที่เริ่มต้นTask 2. ลากเมาส์ไปที่วันสิ้นสุด Task 3. พิมพ์ชื่อ Task และข้อมูลเพิ่มเติมใน Task sheet

การเคลื่อนย้าย Task โดยการใช้เมาส์ ในการใช้เมาส์เพื่อเคลื่อนย้ายเฉพาะวันเริ่มต้นและสิ้นสุด โดยที่ระยะเวลาในการทำงานจะไม่เปลี่ยนแปลง สามารถทำได้โดย 1. นำเมาส์วางบน Task Bar จนกระทั่งตัวชี้เมาส์เปลี่ยนเป็นรูปกากบาท 2. Drag mouse ไปตำแหน่งที่ต้องการ เราสามารถทำการปรับระยะเวลาของ Task ได้โดยมีขั้นตอนดังนี้ 1. นำเมาส์วางที่ขอบของ Task Bar จนกระทั่งตัวชี้เมาส์เปลี่ยนเป็นรูปลูกศร 2. Drag mouse เพื่อปรับระยะเวลาของ Task นั้น

การแยกงานโดยการใช้เมาส์ สำหรับงานบางงานที่ต้องรอผลลัพธ์จากงานอื่น ๆ แต่งงานนั้นก็สามารถแบ่งงานนั้น ๆ เป็น 2 ส่วนโดยส่วนแรกที่ต้องรอผลลัพธ์จะดำเนินไปก่อน ส่วนงานต้องรอผลลัพธ์ที่รอนั้นเสร็จสิ้น ซึ่งขั้นตอนการแยกงานสามารถทำได้ดังนี้ 1. Click mouse ปุ่มขวาบนแถบของงาน หรืออาจClick mouse ปุ่ม จะปรากฏแผนภาพแสดงข้อมูลการแยกงาน 2. เลื่อนตัวชี้เมาส์ไปที่จุดที่ต้องการแยกงาน 3. Click mouse และลากส่วนที่แยกไปที่วันที่เราต้องการ Split Task: Start: __________________________ Thu 27/7/00 Click the mouse to insert a split on the task.

การออกแบบงานที่ต้องประจำ ( Recurring Task) Recurring Task เป็นลักษณะของงานที่ต้องทำประจำอยู่เสมอ เช่น การประชุมย่อย ซึ่งอาจต้องมีการสอบทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน เป็นต้น ดังนั้นในการวางแผนงานของ Recurring Task นั้น จะมีความยุ่งยากเนื่องจากจะต้องสร้างงานนี้ซ้ำหลายครั้ง และต้องแสดงรายละเอียดของงานแต่ละครั้งอีกด้วย

สำหรับ Project 2000 นี้ เราสามารถกำหนดงานที่ต้องทำประจำหรือ Recurring Task ได้ดังต่อไปนี้ 1. Click mouse ในแถวที่ต้องการแทรกงานประจำ 2. เลือกคำสั่ง Insert > Recurring Task จะปรากฏหน้าจอ Recurring task Information ขึ้น 3. ใส่รายละเอียดของงาน - Daily เป็นการเลือกวันที่ให้ทำงานประจำ โดยแบ่งเป็น 2 ลักษณะคือ 1. Day เป็นวันใด ๆ ในสัปดาห์ก็ได้ 2. Work Day เป็นการกำหนดเฉพาะวันที่ทำงานเท่านั้น - Weekly เป็นการเลือกวันในสัปดาห์ ซึ่งสามารถกำหนดวันที่ต้องการได้

- M0mthly เป็นการเลือกวันในแต่ละเดือน โดยที่แบ่งเป็น 2 ลักษณะคือ 1. Day…of…mount เป็นการกำหนดวันที่ของเดือน เช่น วันที่ 17 ของทุกเดือน 2. The…of…month เป็นการกำหนดวันในสัปดาห์ของเดือน เช่น วันพฤหัสที่ 2 ของทุกเดือน - Yearly เป็นการกำหนดวันในแต่ละปีที่ทำงาน โดยแบ่งเป็น 2 ลักษณะคือ 1. กำหนดเป็นวันใด ๆ ของปี เช่นวันที่ 17 มกราคมของทุกปี 2. กำหนดเป็นวันที่ของเดือน เช่น วันพฤหัสที่ 2 ของเดือนมกราคมของทุกปี

- End after:…occurrence สามารถกำหนดจำนวนครั้งที่ให้มีการทำซ้ำได้ - Start…End by… สามารถกำหนดจำนวนครั้งซึ่งเลือกโดยกำหนดวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด - End after:…occurrence สามารถกำหนดจำนวนครั้งที่ให้มีการทำซ้ำได้ 4. Click mouse ปุ่ม เป็นการสิ้นสุดการกำหนดงานที่ต้องทำประจำ OK

งานประจำที่เราสร้างนั้น ที่หัวข้องานจะปรากฏเป็นตัวอักษรหนาอีกทั้งยังมีการแสดงเป็นรูป อีกด้วย และมีแสดงเป็นสัญลักษณ์ ซึ่งแสดงถึง Summary Task ด้านหน้าของ Recurring Task ดังกล่าว ซึ่งเราสามารถ Click บนเครื่องหมาย ดังกล่าว จะมีการแสดงรายละเอียดของงานย่อย ๆ ที่เป็น Recurring Task ออกมา + +

ให้เราสังเกตที่ Summary Task ( ชื่องานจะเป็นตัวหนา ) จากรูปทั้งสอง โดยที่ในคอลัมน์หมายเลข ID จะมีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างชัดเจน คือ หมายเลขคอลัมน์ของ Task งานที่ 7 จะเลื่อนไป 16 เนื่องจาก Task งานในหัวข้อหมายเลข 7 ถึง 15 นั้นเป็น Recurring Task ย่อย ๆ ในกรณีที่เราต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของ Recurring Task นั้นให้เรา Click ในเซลล์ใดเซลล์หนึ่งของงานที่เป็น Recurring Task ( ชื่องานจะเป็นตัวหนา ) แล้วกดปุ่ม <Shift+F2> หรือเลือกคำสั่ง Project>Recurring Task Information จากนั้นทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลต่าง ๆ ตามต้องการ

เราสามารถลบ Recurring Task ย่อย ๆ ได้โดยเลือกที่งานนั้นแล้วกดปุ่ม <Del> หรือลบทั้งหมด โดยเลือกที่ Summary task ( ชื่องานจะเป็นตัวหนา ) แล้วกดปุ่ม <Del> สำหรับในกรณีที่มีงานที่เป็น Recurring Task ปรากฏในวันที่ไม่ทำงาน Project 2000 จะทำการปรับเปลี่ยนวันให้ไปเป็นวันทำงานวันแรกที่มาจะถึง