“ จดหมายเหตุ CHILL CHILL ” 28 เมษายน 2554 ณ กลุ่มภารกิจจดหมายเหตุฯ สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยแม่โจ้

จดหมายเหตุคืออะไร จดหมายเหตุ(Archives) คือ เอกสารต้นฉบับ(Original) ซึ้งสิ้นกระแสการปฎิบัติงานของส่วนราชการหรือสถาบันเอกชนที่ผ่านการวินิจฉัยว่ามีคุณค่าสมควรเก็บรักษาไว้ตลอดไป เอกสารสำคัญนี้เรียกว่า เอกสารจดหมายเหตุ (Archives Materials) (กรมศิลปากร, 2542)

จดหมายเหตุ คือ เอกสารที่ส่วนราชการ รัฐวิสาหกิจหรือเอกชนผลิตขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานและเครื่องมือในการปฏิบัติงานและยังหมายรวมถึงหนังสือบอกข่าวคราวที่เป็นไปรายงานหรือบันทึกเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น (พจนานุกรมราชบัณฑิตยสถาน, 2542)

เอกสารจดหมายเหตุ คืออะไร เอกสารจดหมายเหตุคือ เอกสารทุกชนิดที่สิ้นกระแสอายุการใช้งานแล้ว โดยจะมีอายุประมาณ 20-30 ปีย้อนหลังและจำเป็นที่จะต้องเก็บตลอดไป  ไม่สามารถทำลายได้ พร้อมทั้งมีความสำคัญต่อประวัติพัฒนาการของหน่วยงานนั้น ๆ  

การจำแนกเอกสารจดหมายเหตุ เอกสารจดหมายเหตุสามารถจำแนก ออกได้เป็น เอกสารจดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์อักษร (Textual Archives) คือ เอกสารที่สื่อข้อความเป็นลายลักษณ์อักษรไม่ว่าจะเขียนด้วยมือ หรือ พิมพ์ เช่นใบบอก สารตรา หนังสือโต้ตอบ เอกสารการประชุม

เอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ (Audio-Visual Archives)คือ เอกสารที่สื่อโดยเสียงหรือภาพ เช่นภาพถ่ายเนกาตีฟ สไลด์ โปสเตอร์ การ์ ฯลฯ เอกสารจดหมายเหตุประเภทแผนที่ แผนผัง (Cartographic Archives)  ได้แก่  แผนที่ พิมพ์เขียว แผนผังต่าง ๆ เอกสารจดหมายเหตุประเภทวัสดุคอมพิวเตอร์ (Machine - Readable Archives)   เป็นเอกสารที่บันทึกข้อมูล และ ค้นคืนด้วยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

วงจรชีวิตเอกสาร สำนักงาน กำจัด จัดเก็บ Archives Current Record (ใช้งาน) Semi (ใช้บ้าง ไม่ใช้บ้าง) Non (สิ้นกระแสใช้งาน) สำนักงาน กำจัด จัดเก็บ Archives

ลักษณะของ Archives เป็นเอกสารที่เกิดจากการทำงานของหน่วยงาน เป็นเอกสารที่ไม่ถูกใช้งานแล้ว (สิ้นกระแสการใช้งาน 25ปี) ถูกประเมินว่ามีคุณค่า เพื่อการอ้างอิงและการศึกษา

ประเภทของหอจดหมายเหตุ หอจดหมายเหตุแห่งชาติ หอจดหมายเหตุรัฐ หอจดหมายเหตุสถาบัน หอจดหมายเหตุธุรกิจ หอจดหมายเหตุศาสนา

ทำไมต้องมีหอจดหมายเหตุ หอจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัย จะเป็นสถานที่จัดเก็บ รวบรวมเอกสารสำคัญ อันแสดงถึงประวัติและพัฒนาการของมหาวิทยาลัยไว้เป็นส่วนกลาง จากระยะเวลาอันยาวนานของมหาวิทยาลัยนั้น อดีตและเรื่องราวของมหาวิทยาลัยกำลังสูญหายไปทุกที หากมหาวิทยาลัยมีหน่วยงานที่ทำหน้าที่รวบรวมจัดเก็บอนุรักษ์และให้บริการเอกสารที่มีคุณค่า หรือเอกสารจดหมายเหตุซึ่งเปรียบเสมือนบันทึกความทรงจำและภารกิจของมหาวิทยาลัยแล้ว

บุคลากรของหน่วยงานและอนุชนรุ่นหลังยังจะได้ศึกษาค้นคว้าวิจัยจากเอกสารจดหมายเหตุ ซึ่งสะท้อนถึงความนึกคิด อุดมคติ ประสบการณ์ ภูมิปัญญาและเรื่องราวของชีวิตที่ผ่านมาของบูรพาจารย์รวมทั้งสิ่งแวดล้อมและวัฒนธรรมของมหาวิทยาลัย เอกสารจดหมายเหตุเหล่านี้จึงมีคุณค่าเป็นอย่างยิ่งต่อการศึกษา ค้นคว้าวิจัยของอนุชนรุ่นหลัง

กลุ่มภารกิจ จดหมายเหตุและสารนิเทศท้องถิ่น

แจ๊วหลบ...จ้า ขอบคุณและสวัสดีค่ะ