แลกเปลี่ยนเรียนรู้วิธีการตรวจสอบฐานข้อมูล สุกาญจนา ทิพยเนตร สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยขอนแก่น

การตรวจสอบข้อมูลในฐานข้อมูล การสืบค้นข้อมูล Verify heading Heading report Statistics

การสืบค้นข้อมูล สุ่มตรวจคำที่พบข้อผิดพลาดจากการสืบค้นข้อมูล ตย การสืบค้นข้อมูล สุ่มตรวจคำที่พบข้อผิดพลาดจากการสืบค้นข้อมูล ตย. ตกเครื่องหมาย subfields การพยาบาล|xการศึกษาและการสอน|zไทย|zเพชรบุรี|xหลักสูตรxวิจัย

Verify heading เมื่อบันทึกข้อมูลเสร็จควรต้องเลือก function verify heading เพื่อตรวจดูความซ้ำซ้อนของข้อมูล Ctrl G

Heading report ควรทำเป็นประจำจะช่วยให้ฐานข้อมูลมีความถูกต้องและสมบูรณ์มากขึ้น

Statistics ควรสร้างข้อมูลเป็นกลุ่มย่อยๆ เช่นค้นข้อมูลภาษาไทย แล้วใช้ โมดูล statistic จำแนกประเทศบางครั้งจะพบประเทศที่ไม่น่าจะผลิตข้อมูลภาษาไทย เช่น enk เมื่อพบแล้วให้กลับมา ที่ file เดิม สั่ง sort ข้อมูลประเทศ นับลำดับข้อมูลที่พบแล้วแก้ไข หรือจะค้นใหม่จาก file เดิม limit ประเทศ enk จะพบข้อมูลที่ผิด ข้อมูลภาษาไทย ประเทศที่ผลิต enk

นำข้อมูลที่พบข้อผิดพลาดมากำหนดคำค้นอีกครั้ง

การแก้ไขรายการ แก้ไขทีละรายการ Global Update Rapid Update

แก้ไขทีละรายการ ขาดข้อมูลผู้รับผิดชอบ

Global Update

Global Update (ต่อ)

Rapid Update

กลุ่มข้อมูลที่ตรวจสอบ การแจ้งเตือนความผิดพลาด MARC analyzer ม.วลัยลักษณ์ได้ทดลองนำข้อมูล มาทดสอบ การตรวจสอบ MARC ซึ่งสามารถนำมาช่วยในการตรวจโครงสร้างได้ดังตัวอย่าง กลุ่มข้อมูลที่ตรวจสอบ การแจ้งเตือนความผิดพลาด ตัวอย่างความผิดพลาด Leader leader ตำแหน่งที่ 05 ข้อมูลไม่ถูกต้อง ระบุค่ามาเป็นเลข 0 leader ตำแหน่งที่ 17 ข้อมูลไม่ถูกต้อง ไม่มีการระบุค่าข้อมูล 008 เขตข้อมูล 008 ตำแหน่งที่ 00-05 ข้อมูลไม่ถูกต้อง เขตข้อมูล 008 ตำแหน่งที่ 07-10 ข้อมูลไม่ถูกต้อง ระบุค่าไม่ครบทั้ง 4 ตำแหน่ง เขตข้อมูล 008 ตำแหน่งที่ 15-17 ข้อมูลไม่ถูกต้อง ระบุค่าของข้อมูลมาเป็น THA ซึ่งไม่ตรง ตามมาตรฐาน MARC 21 เขตข้อมูล 008 ตำแหน่งที่ 35-37 ข้อมูลไม่ถูกต้อง 245 เขตข้อมูล 245 เขตข้อมูลย่อย b ไม่สามารถซ้ำได้ ลงเขตข้อมูลย่อย b ซ้ำ ซึ่งไม่ตรงตาม มาตรฐาน MARC 21 260 เขตข้อมูล 260 เขตข้อมูลย่อย a ไม่มีข้อมูล ลงข้อมูลย่อย a แต่ไม่มีข้อมูลในการลง รายการ

กฎในการตรวจสอบข้อมูล จะเห็นได้ว่าการตรวจสอบโครงสร้างของข้อมูลมีส่วนสำคัญ จึงขอนำข้อสรุปกฎการตรวจสอบข้อมูลก่อนส่งขึ้น UC มาเป็นประเด็นที่ควรพิจารณาในการแก้ไขและตรวจข้อมูล บางประเด็นดังนี้ กลุ่มข้อมูลที่ใช้ตรวจสอบ กฎการตรวจสอบ Directory ตรวจสอบความสอดคล้องของนามานุกรมเขตข้อมูล (Directory) 008 Fixed-length data element 008 General check ต้องมีการลงรายการเขตข้อมูล 008 ความยาวของการลงรายการต้องมี 40 ตำแหน่ง (00-39) การลงรายการเขตข้อมูล 008 ไม่สามารถซ้ำได้ การลงรายการเขตข้อมูล 008 ไม่อนุญาตให้มีเขตข้อมูลย่อย 008 - All Materials type check (include Book, Computer File, Maps, Music, Continuing Resources, Visual Material, Mixed Material) ตำแหน่งที่ 00-05 ต้องมีการกำหนดค่าของข้อมูล ตำแหน่งที่ 15-17 ตรวจสอบความถูกต้องของการลงข้อมูล ค่าที่สามารถเป็นไปได้ให้อ้างอิงจาก MARC Code List for Countries ตำแหน่งที่ 35-37 ต้องมีการกำหนดค่าของข้อมูลและตรวจสอบความถูกต้องของการลงข้อมูล ค่าที่สามารถเป็นไปได้ให้อ้างอิงจาก MARC Code List for Languages ตำแหน่งที่ 39 ต้องมีการกำหนดค่าของข้อมูลและตรวจสอบความถูกต้องของการลงข้อมูล ค่าที่สามารถเป็นไปได้คือ #, c, d, u, |

กลุ่มข้อมูลที่ใช้ตรวจสอบ กฎการตรวจสอบ Variable Data Fields 020 ตรวจสอบการลงตัวบ่งชี้ (indicator) ค่าที่สามารถเป็นไปได้ของ indicator1 และ indicator2 คือ # ตรวจสอบการลงเขตข้อมูลย่อย (Subfield) ค่าที่สามารถเป็นไปได้ คือ a, c, z, 6, 8 ตรวจสอบการลงค่าของข้อมูลในเขตข้อมูลย่อย a ต้องไม่เป็นค่าว่าง ตรวจสอบการลงค่าของข้อมูลต้องไม่มี - ตรวจสอบการลงค่าของข้อมูลในกรณีที่มีการใช้ตัวอักษร X ต้องลงเป็นตัวใหญ่ 022 ตรวจสอบการลงตัวบ่งชี้ (indicator) ค่าที่สามารถเป็นไปได้ของ indicator1 คือ #, 0, 1, 2 ค่าที่สามารถเป็นไปได้ของ indicator2 คือ # ตรวจสอบการลงเขตข้อมูลย่อย (Subfield) และความสามารถในการซ้ำได้ของเขตข้อมูลข้อมูลย่อย ค่าที่สามารถเป็นไปได้คือ a, c, z, 6, 8

แลกเปลี่ยนแนวทางการทำงาน ขอบคุณค่ะ