โครงการการปรับขั้นตอนการรับสมัคร เข้าร่วมโครงการฝึกอบรมสัมมนา ฝ่ายพัฒนาบุคลากร สำนักบริหารทรัพยากรมนุษย์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

สมาชิก 1. นายคณัสพิสิษฐ์ เตียสกุล ที่ปรึกษากลุ่ม 1. นายคณัสพิสิษฐ์ เตียสกุล ที่ปรึกษากลุ่ม 2. นายบัญชา สุขแสงชู ที่ปรึกษากลุ่ม 3. นายทรงชัย ธรรมาภิมุขกุล ประธานกลุ่ม 4. นายสัณห์ฐิติ สารโพธิ์คา เลขานุการ 5. นายคมสัน เลาห์กมล สมาชิก 6. นางสาวนทีทิพย์ จันทิวาเจริญ สมาชิก 7. นายสมชาย สุภาพ สมาชิก

โครงการการปรับขั้นตอนการรับสมัคร เข้าร่วมโครงการฝึกอบรมสัมมนา หลักการและเหตุผล (มูลเหตุจูงใจ) ปัจจุบัน ฝ่ายพัฒนาบุคลากร สำนักบริหารทรัพยากรมนุษย์ มีการจัดโครงการฝึกอบรมและสัมมนาให้แก่บุคลากรภายในมหาวิทยาลัยเป็นจำนวนมากและต้องประสานงานกับบุคลากรในการเข้าร่วมโครงการต่าง ๆ ซึ่งปัจจุบันนี้ใช้วิธีการส่งข้อมูลการตอบรับเข้าร่วมโครงการฝึกอบรมและสัมมนาทางเครื่องโทรสาร (Fax) หรือ โดยเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานในสังกัดมหาวิทยาลัยจัดส่งด้วยตนเอง บางครั้งทำให้เกิดการสูญหายของเอกสาร การจัดส่งแบบตอบรับล่าช้า และสิ้นเปลืองทรัพยากร เช่น กระดาษในการรับข้อมูลและเวลาของเจ้าหน้าที่ในการจัดส่ง ทางกลุ่มจึงได้คิดโครงการ การปรับขั้นตอนการรับสมัครเข้าร่วมโครงการฝึกอบรมสัมมนา โดยการพัฒนาและนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการรับสมัครเข้าร่วม

1. เพื่อให้ได้รับข้อมูล ถูกต้อง ครบถ้วน รวดเร็วทันเวลาในการดำเนินการ วัตถุประสงค์ 1. เพื่อให้ได้รับข้อมูล ถูกต้อง ครบถ้วน รวดเร็วทันเวลาในการดำเนินการ 2. เพื่อความสะดวก ง่าย ประหยัดเวลาและทรัพยากร 3. เพื่อประโยชน์ในการนำข้อมูลไปจัดทำระบบฐานข้อมูลด้านการฝึกอบรมและสัมมนา ของบุคลากร 4

ตัวชี้วัดความสำเร็จของโครงการ 1. ความพึงพอใจของผู้รับบริการ หลังจากใช้บริการแล้วจะต้องได้ระดับดีมาก 2. ลดการใช้ทรัพยากรกระดาษจะต้องได้ระดับดีเยี่ยม 3. จำนวนครั้งของความผิดพลาดลดลงจะต้องได้ระดับดีมาก 4. จำนวนอัตราที่ข้อมูลส่งกลับไม่ทันในเวลาที่กำหนดลดลงจะต้องได้ระดับดีมาก

ประเด็นปัญหาที่พบในการรับสมัครในการเข้าร่วมฝึกอบรมสัมมนา 1. เกิดการตกหล่นของเอกสาร ผู้บริหารโครงการไม่ได้รับการแจ้งรายชื่อ 2. ผู้บริหารโครงการต้องคีย์รายชื่อผู้เข้าร่วมหลังจากได้รับรายชื่อจากหน่วยงาน

กระบวนการ: การรับสมัครเข้าร่วมโครงการฝึกอบรมสัมมนา ฝ่ายพัฒนาบุคลากร 1.จัดส่งบันทึกข้อความไปยังหน่วยงานผู้รับบริการเพื่อเชิญชวนเข้าร่วมอบรมสัมมนา หน่วยงานผู้รับบริการ 1. ประชาสัมพันธ์บุคลากรในหน่วยงาน 2. รวบรวมรายชื่อผู้เข้าร่วมและส่งข้อมูลตอบกลับมายังฝ่ายพัฒนาบุคลากร

เปรียบเทียบกระบวนการ : การรับสมัครเข้าร่วมโครงการฝึกอบรมสัมมนา แบบเดิม แบบใหม่ หน่วยงานรวบรวมรายชื่อผู้เข้าร่วมโครงการ ตอบกลับมายังฝ่ายพัฒนาบุคลากร หน่วยงานรวบรวมรายชื่อผู้เข้าร่วมโครงการและสามารถคีย์รายชื่อผ่านเว็บไซต์สำนักบริหารทรัพยากรมนุษย์ อาจสูญหายระหว่างการส่งได้ ผู้บริหารโครงการรวบรวมรายชื่อเพื่อคีย์เข้าโปรแกรมบันทึกข้อมูล รายชื่อเข้าสู่ระบบโปรแกรมบันทึกข้อมูล ผู้บริหารโครงการสามารถนำรายชื่อที่หน่วยงานคีย์ผ่านเวบไซต์มาใช้ดำเนินการจัดฝึกอบรม ผู้บริหารโครงการนำรายชื่อที่คีย์มาใช้ดำเนินการจัดฝึกอบรม 8

เลือกโครงการ เลือกชื่อผู้เข้าร่วมโครงการ ใส่เบอร์ติดต่อ ใส่รายละเอียดกรณีทานอาหาร หรือไปต่างจังหวัด กดส่งข้อมูล

สรุปผลที่คาดว่าจะได้จากการแก้ไขปัญหา 1 สรุปผลที่คาดว่าจะได้จากการแก้ไขปัญหา 1. เพิ่มช่องทางการรับสมัคร ให้สะดวก รวดเร็ว 2. ป้องกันการสูญหายของรายชื่อผู้เข้าร่วมอบรมสัมมนา

ปัญหา/อุปสรรคที่พบ และ แนวทางแก้ไข

Q&A