Lecture 1 K H O N A E Concepts of Office & Office work UNIV. Lecture 1 แนวคิดเกี่ยวกับสำนักงานและงานสำนักงาน Concepts of Office & Office work รศ.มาลี กาบมาลา What are the challenges for making the successful interdisciplinary graduate programs?. There are three components that contribute to vitality of a graduate program in any setting, but perhaps most clearly in the interdisciplinary venue: faculty staff time and commitment, faculty collegiality and common goals, and not surprisingly, money. Time is perhaps the most crucial challenge for an interdisciplinary program. Programs are motivated by a group of faculty that are not in a single 412 421 Office Management System หลักสูตรศิลปศาสตรบัณฑิต สาขาวิชาสารสนเทศศาสตร์ คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น มิถุนายน 2553

สำนักงาน (Office) ความหมาย ความสำคัญของสำนักงาน องค์ประกอบของสำนังาน ลักษณะข้อมูล เอกสารในสำนักงาน

สำนักงาน : ความหมาย สถานที่ /ห้องเดียวหรือหลายห้อง / ขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ก็ได้ สถานที่สำหรับทำธุรกรรมต่าง ๆ หรือติดต่อ เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน หรือควบคุมการดำเนินงาน โดยอาศัยข้อมูล/สารสนเทศเป็นเครื่องมือ และทำหน้าที่รับข้อมูลจากผู้หนึ่งมาประมวลผลแล้วส่งไปให้อีกผู้หนึ่ง

สำนักงาน : ความหมาย จินตนา บุญบงการ (2536) กล่าวถึงความสำคัญของสำนักงานไว้ 3 ประการ คือ เป็นหน่วยงานหนึ่งที่ขึ้นอยู่กับหน่วยงานสำคัญที่ก่อให้เกิดรายได้ หรือผลผลิตขององค์การ เป็นหน่วยงานบริการให้ความสะดวกสบาย หมายความว่า เป็นสถานที่ที่ช่วยอำนวยความสะดวกและส่งเสริมให้การปฏิบัติงานดำเนินไปด้วยดี เป็นหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลและเอกสาร หมายความว่า สำนักงานเป็นสถานที่ซึ่งทำหน้าที่ควบคุมการดำเนินงานขององค์การโดยอาศัยข้อมูล รายงาน เอกสารต่างๆ เป็นเครื่องมือ

สำนักงาน : ความหมาย รับเอกสารและข้อมูลข่าวสาร จากแหล่งผู้ส่ง ลิน แอนทิล และคริส แคลร์ (Antill and Clare 1991) กล่าวว่าแม้สำนักงานต่างๆจะมีลักษณะแตกต่างกันไป แต่สำนักงานทั่วไปนั้นทำหน้าที่เหมือนกัน คือ รับเอกสารและข้อมูลข่าวสาร จากแหล่งผู้ส่ง ประมวลผล หรือดำเนินการและ/หรือเก็บเอกสารและข้อมูลข่าวสาร จัดทำผลลัพธ์เพื่อส่งไปให้ผู้รับ

สำนักงาน : ความหมาย สรุปได้ว่า สำนักงาน คือ สถานที่แห่งหนึ่งซึ่งอาจเป็นเพียงห้องเดียวหรือหลายห้อง จะมีขนาดเล็กหรือใหญ่ก็ได้ อาจใช้เป็นสถานที่สำหรับทำธุรกรรมต่างๆ เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน เพื่อควบคุมการดำเนินงาน โดยอาศัยสารสนเทศเป็นเครื่องมือ มีหน้าที่รับข้อมูลจากผู้หนึ่งมาประมวลผลแล้วส่งไปให้อีก ผู้หนึ่ง

ความหมาย การจัดการ หมายถึง การจัดองค์การของสำนักงาน เพื่อให้บรรลุการทำงานตามเป้าหมาย ด้วยการใช้บุคลากร เครื่องทุ่นแรง และ อุปกรณ์ต่างๆ ตลอดจนวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดตามสภาวะแวดล้อมที่เป็นอยู่ (Denyer, 1997)

การจัดการ + สำนักงาน ความหมาย การจัดการสำนักงาน หมายถึง การดำเนินการอย่างเป็นกระบวนการ เริ่มตั้งแต่ การวางแผน การจัดองค์การ การปฏิบัติการ และการควบคุม ในสถานที่เป็นศูนย์กลางการปฏิบัติการและการให้บริการต่างๆ เพื่อใช้ประโยชน์จากทรัพยากรที่มีไม่ว่าจะเป็นวัสดุ เครื่องจักร อุปกรณ์ คนและเงินทุน ให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด ตามวัตถุประสงค์ขององค์การ

ความสำคัญของสำนักงาน สำนักงานเป็นส่วนกลางหรือศูนย์กลางของการติดต่อ สำนักงานเป็นหน่วยงานสำคัญที่ก่อให้เกิดรายได้ สำนักงานเป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้ปริมาณลูกค้าที่มาใช้บริการมีมากขึ้นหรือน้อยลง ผลสืบเนื่องมาจากข้อ 3 สำนักงานทำให้เกิดผลกำไรทางอ้อมแก่หน่วยงาน ถึงแม้จะไม่สามารถวัดได้ว่ามีกำไร สำนักงานเป็นหน่วยงานบริการ ให้ความสะดวกสบายแก่บุคลากรผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน งานสำนักงานส่วนใหญ่มีลักษณะเป็นงานเอกสาร (paper work) งานสำนักงานเป็นหน่วยกลางของการเก็บรักษาข้อมูล เรื่องราวต่าง ๆ

ความสำคัญของสำนักงาน สำนักงานเป็นที่รวมของกิจกรรมทุกอย่าง ขององค์การ สำนักงานที่มีประสิทธิภาพ ขึ้นอยู่กับ การจัดระบบการทำงาน การบริหารงานภายในสำนักงาน

ขอบเขตหน้าที่ของงานสำนักงาน งานเอกสาร งานการเงินและบัญชี การจัดทำแผนงาน งานเลขานุการ

ขอบเขตหน้าที่ของงานสำนักงาน งานภาษีอากร งานอาคารสถานที่ งานพัสดุ การติดต่อสื่อสาร

ขอบเขตหน้าที่ของงานสำนักงาน งานบุคลากร งานกิจกรรมต่าง ๆ งานประชาสัมพันธ์

ลักษณะของงานสำนักงาน งานที่ให้ความสะดวก งานที่ให้บริการหรือช่วยเสริมงานอื่นของ สำนักงาน ปริมาณงานขึ้นอยู่กับองค์ประกอบ ภายนอก มีส่วนก่อให้เกิดกำไรแก่ธุรกิจทางอ้อม

ลักษณะของงานสำนักงาน ลักษณะงานส่วนใหญ่เป็นงานพิมพ์ งานเขียน จดหมายโต้ตอบ งานคิด คำนวณ งานออกแบบและวางแผน เป็นงานเอกสาร เป็นงานที่ต้องใช้คุณภาพส่วนบุคคล ในการปฏิบัติ

ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน ผู้บริหาร (Manager) ทำหน้าที่ในการวางแผนการ การประสานงาน และการควบคุมดูแลการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชา บุคลากรในระดับผู้บริหาร ได้แก่ ผู้บริหารสูงสุดขององค์การ (Chief Executive Officer - - CEO) ที่ปรึกษา (Staff Processing) ทำหน้าที่ในการให้คำปรึกษากับผู้บริหาร เจ้าหน้าที่ในสายงาน (Line Professionals) เลขานุการ (Secretaries) เสมียน (Clerical Personal)

บทบาทหน้าที่ของผู้ปฏิบัติงาน ในสำนักงาน การตัดสินใจ (Decision making) การจัดการข้อมูล (Data manipulation) การจัดทำเอกสาร (Document handling) การติดต่อสื่อสาร (Communications) การเก็บข้อมูล (Storage)

วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ ID Name Date Sum P 101 A 11/12/47 320,034 P 102 B 12/12/47 3,442 P 103 C 25/12/47 4,243 P 104 D 25/01/47 4,154 P 243 E 30/12/47 45 P 642 F 30/09/47 32 P 334 G 30/10/47 4 คำนวณ รายงานสถิติ เลือก สินค้าที่มีจำนวนที่เหลือน้อยกว่า 500 ชิ้น ID Name Date Sum P 243 E 30/12/47 45 P 642 F 30/09/47 32 P 334 G 30/10/47 4

องค์ประกอบของสำนักงาน ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน มีงานสำคัญที่ต้องปฏิบัติในสำนักงาน 7 ด้าน ดังนี้ 1. ด้านบริการผู้บริหาร 1.1 การรับและสนทนาทางโทรศัพท์ ได้แก่ - การรับโทรศัพท์ที่มีบุคคลภายนอกติดต่อเข้ามาภายในหน่วยงาน - การรับโทรศัพท์กรณีติดต่อผู้บริหาร - การติดต่อผู้ที่ผู้บริหารต้องการสนทนาด้วยทางโทรศัพท์

องค์ประกอบของสำนักงาน (ต่อ) ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน (ต่อ) 1.2 การรับส่งเอกสาร ได้แก่ - การรับเอกสาร รายงาน และข้อมูลข่าวสารต่างๆ ที่มีผู้ส่งมาให้แก่ ผู้บริหาร - การตรวจรายละเอียดแล้วจัดหมวดหมู่เอกสารเพื่อส่งให้แก่ผู้บริหาร - การจัดทำเอกสารสำหรับส่งออกไปนอกหน่วยงานให้แก่ผู้บริหาร 1.3 การจัดตารางนัดหมาย - การจัดตารางนัดหมายให้ผู้บริหารสามารถเข้าร่วมประชุม หรือพบปะกับบุคคลอื่นๆ ได้ตามความต้องการโดยไม่คลาดเคลื่อน

Potential Customer Customer Law Supplier Government หน่วยงานหนึ่งๆ อาจมีการติดต่อกับ ลูกค้า ผู้ที่สนใจสินค้า/บริการ สั่งซื้อของ อุปกรณ์สำนักงาน หรือวัตถุดิบ และอาจต้อง deal กับหน่วยงานของรัฐอื่นๆ ทำให้เกิดเอกสาร Supplier Law Government

Announcement Procedure Memo Call for Meeting R&D Sales Project files Admin files CEO Newsletter Customer Relation เอกสารยังเกิดจากการสร้างขึ้นเพื่อสื่อสารภายใน จดหมายที่ใช้สื่อสารภายใน เรียกว่า “บันทึก” จัดเป็น “หนังสือภายใน” (oppose to “หนังสือภายนอก” ถ้าเป็นราชการ = ตราครุฑ) นอกจากนี้ ยังมีเอกสารที่ทำขึ้นเพื่อใช้งานภายใน เช่น คำสั่ง ประกาศ ระเบียบ จดหมายข่าว ฯลฯ รูปแบบการสื่อสาร อาจเป็น Top-Down, แนวขวาง หรือแบบกระจาย Admin

Potential Customer Copy Customer Law Supplier Government นอกจากนี้ ในการส่งเรื่องตอบไปยังลูกค้า หรือหน่วยงานภายนอก เราจะเก็บสำเนาเก็บไว้ Supplier Law Government

องค์ประกอบของสำนักงาน (ต่อ) ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน (ต่อ) 1.4 การจัดเก็บและค้นหาเอกสาร - เป็นงานที่เกี่ยวกับการนำเอกสารที่ได้รับหรือที่จัดทำขึ้นมาเก็บไว้เป็นหมวดหมู่เพื่อให้สามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็ว 1.5 การจัดการเดินทาง - เป็นงานที่ต้องจัดตารางและจัดการเดินทางให้ผู้บริหารเพื่อให้เดินทางไปถึงจุดนัดหมายได้โดยรวดเร็ว

องค์ประกอบของสำนักงาน (ต่อ) ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน (ต่อ) 2. ด้านข้อมูลและเอกสาร 2.1 การรับและบันทึกการรับเอกสาร หน่วยงานทั่วไปจะมีแผนกที่เป็นจุดแรก สำหรับรับเอกสาร เมื่อรับแล้วจะบันทึกว่าได้รับมาจากหน่วยงานใด เมื่อเวลาเท่าใด 2.2 การส่งเอกสาร คือ การส่งเอกสารที่ได้รับไปยังผู้รับตามที่ปรากฎบนเอกสาร 2.3 การจัดทำเอกสาร หมายถึง การจัดทำเอกสารตามคำสั่งของผู้บริหารหรือผู้เกี่ยวข้อง 2.4 การจัดส่งและบันทึกการส่งเอกสาร หน่วยงานจะต้องบันทึกการส่งเอกสารเอาไว้ว่าส่งเอกสารใด ไปให้ใคร เมื่อใด ใครเป็นผู้รับ 2.5 การจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร เอกสารที่ส่งเข้ามาในหน่วยงานบางอย่างต้องเก็บบันทึกเอาไว้ค้นคืนเป็นระยะเวลานาน แต่บางอย่างก็ไม่ต้องเก็บบันทึก

องค์ประกอบของสำนักงาน (ต่อ) ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน (ต่อ) 3. ด้านอาคารสถานที่ พัสดุ และ อุปกรณ์ ได้แก่ งานที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกและปรับปรุงข้อมูลเกี่ยวกับอาคารสถานที่ พัสดุ และอุปกรณ์ต่างๆ ที่ได้จัดซื้อมาไว้ใช้หรือที่มีอยู่แต่เดิม จุดประสงค์คือ ทำให้ผู้บริหารและพนักงานทราบว่าองค์การและหน่วยงานมีสินทรัพย์หรือทรัพยากรอะไรบ้าง

องค์ประกอบของสำนักงาน (ต่อ) ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน (ต่อ) 4. ด้านการจัดการบุคลากร ได้แก่ งานที่เกี่ยวข้องกับการจัดหารับสมัคร คัดเลือก และบรรจุพนักงานเข้าทำงานในหน่วยงาน รวมทั้งการประเมินผล เลื่อนตำแหน่ง และพัฒนาบุคลากร

องค์ประกอบของสำนักงาน (ต่อ) ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน (ต่อ) 5. ด้านการเงินและบัญชี ได้แก่ งานที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกข้อมูลและสารสนเทศเกี่ยวกับการกำหนดงบประมาณ งานรายได้และการรับเงินรายได้ การจ่ายเงิน การจัดทำบัญชีเพื่อบันทึกเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

องค์ประกอบของสำนักงาน (ต่อ) ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน (ต่อ) 6. ด้านการจัดการประชุม ได้แก่ การจัดการประชุมต่างๆภายในหน่วยงาน ระหว่างผู้บริหารกับพนักงาน ระหว่างพนักงานด้วยกันเอง ระหว่างพนักงานกับผู้บริหารกับลูกค้า 7. งานประชาสัมพันธ์ ได้แก่ การประชาสัมพันธ์หน่วยงานให้บุคคลภายนอกรู้จักและเข้าใจกิจการของหน่วยงาน การจัดทำเอกสารรายงานหลากหลายรูปแบบ อาจเป็นแผ่นพับ หรือรายงานประจำปี

องค์ประกอบของสำนักงาน (ต่อ) เครื่องใช้สำนักงาน เครื่องใช้ที่สำคัญนอกเหนือจากโต๊ะและเก้าอี้ทำงาน มีดังต่อไปนี้ เครื่องพิมพ์ดีด เป็นสิ่งประดิษฐ์ที่มีประโยชน์มาก ที่สุดอย่างหนึ่งต่องานสำนักงาน โทรศัพท์ เป็นเครื่องมือสำหรับการใช้สื่อสารติดต่อสนทนา ระหว่างบุคลากรภายใน หรือสนทนากับบุคคลภายนอก โทรสาร เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการส่งเอกสารจาก สถานที่หนึ่งไปยังอีกสถานที่หนึ่งผ่านระบบโทรศัพท์

องค์ประกอบของสำนักงาน (ต่อ) เครื่องใช้สำนักงาน (ต่อ) ตู้เก็บเอกสาร เป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับ การจัดเก็บเอกสารต่างๆ เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นอุปกรณ์สำหรับใช้ ถ่ายสำเนาให้ได้เอกสารที่เหมือนต้นฉบับ คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลพร้อมเครื่องพิมพ์ ปัจจุบันนี้สำนักงานหลายแห่งได้หาซื้อคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานพิมพ์เอกสารมากขึ้น

ข้อมูลปฏิบัติงาน ลักษณะข้อมูลหรือเอกสารในสำนักงาน ข้อมูลบริหาร ข้อมูลจดหมายเหตุ (Archive)

ลักษณะข้อมูลหรือเอกสารในสำนักงาน คำสั่ง หมายถึง สิ่งที่กำหนดให้พนักงานและผู้บริหารต้องดำเนินการเมื่อได้รับ เช่น ใบสั่งซื้อสินค้าที่ได้รับจากลูกค้า ใบขอถอนเงินของลูกค้าธนาคาร รายงาน หมายถึง เอกสารต่างๆ เช่น รายงานการประชุม รายงานโครงการ รายงานผลการะประกอบการ

ลักษณะข้อมูลหรือเอกสารในสำนักงาน (ต่อ) บันทึกช่วยจำ ลักษณะของเอกสารที่เป็นบันทึกช่วยจำ หมายถึง รายงานเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างสั้นๆ สรุปรายละเอียดการดำเนินงาน คำขอทราบข้อมูลหรือรายละเอียดบางอย่าง คำสั่งอย่างไม่เป็นทางการ ข่าว เช่น รายงานข่าวเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นซึ่งอาจจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับองค์การเองหรือเกี่ยวกับองค์การ

ประเภทข้อมูลหรือเอกสารในสำนักงาน เอกสารพิมพ์ ข้อมูลข่าวสารที่เป็นเอกสารพิมพ์ หมายถึง เอกสารที่พิมพ์มาเสร็จเรียบร้อย อาจเป็นการพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีด หรือ คอมพิวเตอร์ หรือ จากโรงพิมพ์ขนาดใหญ่ เสียง ข้อมูลข่าวสารที่เป็นเสียง หมายถึง การพูดหรือบอกคำสั่ง รายงานหรือข้อมูลข่าวสารอื่นๆให้พนักงาน หรือผู้บริหารทราบ

ประเภทข้อมูลหรือเอกสารในสำนักงาน (ต่อ) ภาพลักษณ์ หมายถึง ภาพหรือแผนภูมิที่จัดทำขึ้นเพื่อสื่อความหมายของข้อมูลข่าวสารบางอย่าง อาจจะใช้ภาพลักษณ์ประกอบกับสื่อแบบอื่นได้ เช่น เอกสารพิมพ์ หรือเสียง สื่อที่คอมพิวเตอร์อ่านได้ หมายถึง การส่งข้อมูลข่าวสารในรูปแบบที่คอมพิวเตอร์เข้าใจและนำไปใช้งานได้ทันที รูปแบบข้อมูลที่บันทึกบนคอมพิวเตอร์เช่น บนแผ่นดิสเกตต์ หรือในเทปคอมพิวเตอร์ หรือส่งผ่านระบบสื่อสารข้อมูลมาจากระบบคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่ง คอมพิวเตอร์ที่ได้รับก็สามารถอ่านข้อมูลนั้นได้ทันที

คุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน คุณสมบัติด้านอุปนิสัย คุณสมบัติด้านมนุษยสัมพันธ์ คุณสมบัติด้านจิตใจ คุณสมบัติด้านร่างกาย คุณสมบัติด้านวุฒิภาวะ(Maturity)

คุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน คุณสมบัติด้านอุปนิสัย ไว้วางใจได้ มีความเชื่อมั่นว่าทำงานได้สำเร็จ มีความมั่นคงแน่วแน่ตั้งใจจริงในการทำงาน มีความคิดริเริ่ม มีความสามารถในหน้าที่ที่ปฏิบัติ เช่น การใช้เครื่องใช้สำนักงานต่าง ๆ มีความเป็นระเบียบในการทำงาน มีวินัยในการทำงาน มีขั้นตอนการทำงาน มีความซื่อสัตย์สุจริต ไม่เบียดบังฉ้อโกงทรัพย์สินของผู้อื่น มีความกล้าหาญในการเผชิญหน้าแก้ไขปัญหา มีความมานะพยายาม อดทนทำงานให้สำเร็จแม้มีอุปสรรค มีความทะเยอทะยาน ปรารถนาที่จะเจริญก้าวหน้าต่อไป

คุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน คุณสมบัติด้านมนุษยสัมพันธ์ มีความเข้าใจผู้อื่น มองผู้อื่นในแง่ดี พร้อมที่จะยอมรับข้อบกพร่องของตนเองและผู้อื่น มีความจริงใจต่อผู้อื่น มีความเป็นมิตร มีความกระตือรือร้น ให้ความร่วมมือกับผู้อื่นได้เป็นอย่างดี มีความพร้อมที่จะช่วยเหลือผู้อื่น ไม่นินทาผู้อื่นลับหลัง ไม่กล่าวโทษผู้อื่น

คุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน คุณสมบัติด้านจิตใจ มีวุฒิภาวะ มีความเป็นผู้ใหญ่ มีจิตใจมั่นคง หนักแน่น มีเหตุมีผลในการวิเคราะห์พิจารณาสิ่งต่าง ๆ มีความพร้อมที่จะรับฟังคำแนะนำจากผู้อื่น มีการคาดคะเนและวางแผนสำหรับอนาคต สามารถตัดสินใจได้อย่างแน่วแน่มั่นคงไม่โลเล รู้จักการสังเกตการทำงานของผู้อื่นและนำมาปรับปรุง มีจิตสำนึกที่ดีในการทำงาน รู้จักการแยกยะสิ่งใดควรไม่ควร สิ่งใดถูกหรือผิด พร้อมที่จะให้อภัยผู้อื่น

คุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน คุณสมบัติด้านร่างกาย มีสุขภาพดี แต่งกายดี มีบุคลิกภาพดี มีความสมประกอบของร่างกายดี มีศักยภาพ มีพลังในการทำงาน มีความเชื่อมั่นตนเอง มีศิลปะในการพูด มีวาจาดี มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยสะอาด มีมารยาทดี มีการแสดงออกที่ดี

คุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน คุณสมบัติด้านวุฒิภาวะ (Maturity) มีความสามารถในการรับมอบหมายงานและรับผิดชอบ สามารถรับฟังคำวิพากษ์วิจารณ์ของผู้อื่น คำนึงถึงประโยชน์ส่วนรวมมากกว่าประโยชน์ส่วนตน

 ทัศนคติในการทำงานสำนักงาน  ลักษณะนิสัยในการทำงานในสำนักงาน ลูกค้าคือ….. บุคคลที่สำคัญที่สุดที่มาเยือนเราในสถานที่นี้ เขามิได้พึ่งเรา เราต่างหากจำต้องพึ่งเขา เขามิได้มาขัดจังหวะการทำงานของเรา หากแต่การรับใช้ถือเป็นวัตถุประสงค์ของงานของเรา เรามิได้ช่วยเหลืออะไรเขาเลย เขาเป็นฝ่ายช่วยเหลือเราโดยให้โอกาสแก่เรา ที่จะรับใช้เขา มหาตมะ คานธี  ทัศนคติในการทำงานสำนักงาน  ลักษณะนิสัยในการทำงานในสำนักงาน

ทัศนคติในการทำงานสำนักงาน ยิ้มแย้มแจ่มใสให้การต้อนรับแก่ทุกคนด้วยอัธยาศัยอันดี ให้ความร่วมมือแก่ทุกฝ่าย เป็นผู้ไว้วางใจได้ มีความคิดริเริ่มและมีความรับผิดชอบ ทำงานให้เกิดผลงานที่ดี รักษาความสัมพันธ์อันดีในการปฏิบัติงาน มีความจงรักภักดีต่อหน่วยงานและต่อผู้บังคับบัญชา มีความซื่อสัตย์ มีความเข้าใจความคิดความรู้สึกของผู้อื่น รู้จักการเป็นผู้ฟังที่ดี และมีมารยาท

ลักษณะนิสัยในการทำงานในสำนักงาน การตรงต่อเวลาในการปฏิบัติหน้าที่ ระวังรักษาอุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ให้อยู่ในสภาพดี ทำงานด้วยความรับผิดชอบต่อความถูกต้องแม่นยำ ผิดพลาดน้อยหรือไม่ผิดพลาดเลย ตรวจสอบความถูกต้องของงานทุกครั้งก่อนส่งผ่านไปยังหน่วยงานอื่น หรือหน่วยภายนอก ทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลาไม่รอเก็บไว้ล่าช้าจนอาจสายเกินไป จัดลำดับของงานอย่างถูกต้อง ว่างานใดควรทำก่อน งานใดควรทำหลัง งานใดสำคัญมาก งานใดสำคัญน้อย การทำงานด้วยจิตสำนึกถึงความประหยัดทรัพยากรให้หมดไปน้อยที่สุด แต่ได้ผลงงานตามต้องการ หากเกิดข้อผิดพลาดต้องรีบแก้ไขโดยไม่ปิดบังอำพราง หรือละเลยการแก้ไข