โครงการ พัฒนาการจัดเก็บและค้นหาเอกสาร ส่วนบริหารกิจการจัตุรัสจามจุรี โครงการ พัฒนาการจัดเก็บและค้นหาเอกสาร ส่วนบริหารกิจการจัตุรัสจามจุรี โดย กลุ่ม CLEAR

ประเภทของโครงการ เป็นโครงการ Cross Function หน่วยงานที่ร่วมในโครงการ 1.ส่วนบริหารกิจการจัตุรัสจามจุรี 2.ส่วนระบบสารสนเทศ

กระบวนการที่นำมาพัฒนา (VSM) นำกระบวนการจัดเก็บเอกสารมาพัฒนา เพื่อให้ใช้เวลาในการค้นหาเอกสารลดลง

ที่มา/มูลเหตุจูงใจของโครงการ การค้นหาเอกสารใช้เวลามาก การเก็บรักษาเอกสารใช้พื้นที่มาก และขาดความเป็นระเบียบเรียบร้อย ความปลอดภัยในการเก็บรักษาข้อมูล การสูญหายของเอกสาร ปัญหาสุขภาพของเจ้าหน้าที่เก็บรักษา และสืบค้นเอกสาร

เป้าหมายและตัวชี้วัด ก่อนทำโครงการ หลังจากทำโครงการสำเร็จแล้ว 1.จำนวนครั้งที่ค้นหาเอกสารไม่พบ 1 ครั้ง 0 ครั้ง 2. ระยะเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสารที่หาไม่พบ 1 สัปดาห์ 1นาที 3.จำนวนครั้งที่ค้นหาเอกสารพบ 100% 4.ระยะเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสารที่หาพบ 22 นาที–12 ชม.38 นาที 1 นาที 5.พื้นที่ใช้ในการเก็บเอกสาร 12 ตารางเมตร 8 ตารางเมตร

VSM การจัดเก็บเอกสาร

VSM ค้นหาเอกสาร

สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา

แนวทางการแก้ไขปัญหา ใช้การ Scan เอกสารจัดเก็บในรูปแบบ Digital File ใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ โดยคุณสมบัติของโปรแกรมที่จะนำมาใช้งาน ต้องเป็น Enterprise Resource Planning (ERP) หรือมีคุณลักษณะใกล้เคียงกับ ERP คือ - ต้องสามารถเก็บข้อมูลทุกอย่างเป็น Common Database ที่นำเข้าโดยหน่วยงานต่างๆไว้ในโปรแกรมนี้ และทุกหน่วยงานสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ - ต้องสามารถกำหนดสิทธิ์ในการสืบค้นข้อมูลของแต่ละหน่วยงาน และแต่ละบุคคลได้ เพื่อความปลอดภัยในการเก็บรักษาข้อมูล ใช้วงเงินงบประมาณไม่เกิน 450,000 บาท

แนวทางการปฏิบัติงาน ให้แต่ละหน่วยงานเป็นผู้จัดเก็บเอกสารของตนเอง โดย Scan เอกสารของตนเอง เพื่อที่ไม่ต้องเพิ่มหน่วยงานหรือเจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าที่ Scan เอกสารโดยเฉพาะ โปรแกรมที่ใช้มีคุณสมบัติเป็น ERP ทุกคนสามารถดึงเอกสารที่มีผู้ Scan ไว้แล้วในระบบมาเป็นเอกสารประกอบของตนเองได้ เป็นการ Track เอกสารที่ Scan แล้วส่งต่อไปให้ผู้ใช้งานลำดับถัดไป ดึงไปใช้งานต่อ ภายใต้สิทธิ์ในการสืบค้นข้อมูลของตนเอง ทำให้ประหยัดทั้งเวลาในการทำงาน เนื่องจากผู้ที่เป็นต้นเรื่องไม่ต้องถ่ายสำเนาแจกจ่ายให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง และประหยัดทั้งพื้นที่ในการเก็บเอกสาร เนื่องจากผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเรียกดูเอกสารได้จากในโปรแกรม ไม่ต้องมีสำเนาที่เป็นภาระให้ต้องจัดเก็บ

Action Plan สาเหตุของปัญหา โปรแกรมคอมพิวเตอร์ แนวทางอื่นๆ แนวทางแก้ไข โปรแกรมคอมพิวเตอร์ แนวทางอื่นๆ 1.การจัดการ คัดเลือกโปรแกรม : QDOC ต่อรองราคาให้อยู่ในวงเงินงบประมาณที่กำหนดไว้ : 433,446.30 บาท 2. บุคลากร 1.กำหนดวิธีการทำงานให้เหมาะสมกับแต่ละคน 2.จัดอบรมการใช้โปรแกรม 3.จัดทำคู่มือการใช้งาน ทำความเข้าใจกับพนักงานให้สแกนเอกสารก่อนเก็บเข้าแฟ้มทุกครั้ง

Action Plan สาเหตุของปัญหา โปรแกรมคอมพิวเตอร์ แนวทางอื่นๆ แนวทางแก้ไข โปรแกรมคอมพิวเตอร์ แนวทางอื่นๆ 3.สถานที่ กำหนด Index เป็นการกำหนดการเรียงลำดับการจัดเก็บข้อมูลในโปรแกรม เพื่อให้สอดคล้องกับลักษณะงาน และพื้นที่การจัดเก็บ 1.กำหนดแผนผังในการจัดเก็บเอกสาร 2.กำหนดการจัดเรียงแฟ้มเอกสาร 4. กฎเกณฑ์/ระเบียบข้อบังคับ กำหนดสิทธิในการเข้าถึง และสืบค้นเอกสาร กำหนดตารางเวลาในการใช้เครื่อง Scanner

ผลลัพธ์ของการพัฒนา 1.ผลการปรับปรุง ลดระยะเวลาสืบค้นเอกสารเหลือ 1 นาที ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารเหลือ 8 ตารางเมตร

2.VSM หลังทำ Lean

หลังจากทำโครงการสำเร็จแล้ว 3.ผลลัพธ์ตามตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ เริ่มโครงการวันที่ 25 ส.ค. 54 จนถึงวันที่ 31 ธ.ค.54 มีการค้นหา เอกสาร 15 ครั้ง ได้ผลลัพธ์ตามเป้าหมายครบถ้วน ตัวชี้วัด ก่อนทำโครงการ หลังจากทำโครงการสำเร็จแล้ว 1.จำนวนครั้งที่ค้นหาเอกสารไม่พบ 1 ครั้ง 0 ครั้ง 2. ระยะเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสารที่หาไม่พบ 1 สัปดาห์ 1นาที 3.จำนวนครั้งที่ค้นหาเอกสารพบ 100% 4.ระยะเวลาที่ใช้ในการค้นหา เอกสารที่หาพบ 22 นาที–12 ชม.38 นาที 1 นาที 5.พื้นที่ใช้ในการเก็บเอกสาร 12 ตร.ม. 8 ตร.ม.

4.ผลพลอยได้ ลดการส่งสำเนาเอกสารเป็น Hard Copy หากไม่มีความจำเป็นต้องใช้เป็นเอกสารประกอบ หรือไม่มีข้อบังคับในระเบียบการปฏิบัติงาน จึงเป็นการช่วยลดสภาวะโลกร้อนในรูปแบบ Paper Less

Creative Idea Innovation โครงการนี้ถือได้ว่าเป็น Creative Idea Innovation เนื่องจากเป็นแนวคิดที่นำโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้ในการ Scan เอกสาร ที่มีอยู่ทั่วไปในตลาด Software มาเพิ่มแนวความคิดการ Tracking Document และจัดเรียงลำดับการจัดเก็บเอกสารให้เรียงลำดับตามกระบวนการทำงาน ซึ่งทำให้โปรแกรมมีลักษณะเป็น Enterprise Resource Planning (ERP) เป็นการเพิ่มคุณค่าให้กับสินค้า ทำให้มี Commercial Value เพิ่มขึ้น นับเป็นการต่อยอดความคิดเดิม