การปรับเปลี่ยนการดำเนินการ ด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล เพื่อรองรับการปฏิบัติงานในระบบ MU-ERP-HR

ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล (MU-ERP-HR) ระบบบริหารเงินเดือนและค่าตอบแทน (Payroll :PY) ระบบงานทะเบียนประวัติบุคลากร Personnel Administration: PA) ระบบงานโครงสร้างองค์กร (Organization Management: OM) ส่วนงานดำเนินการบันทึกข้อมูลประวัติบุคลากรทุกประเภทและประมวลผลเงินเดือนผ่านระบบ

แผนการดำเนินการโครงการ MU – ERP – HR 1 Nov 10 OM PA Go Live 18 - 19 & 23 – 25 Nov 10 PY End Users Training 29 – 30 Nov 10 & 1 Dec 10 PY Simulation#1 16 – 17 Dec 10 PY Simulation#2 29 – 30 Dec 10 Run Payroll for Jan 11 1 Jan 11 PY Go Live

ระบบบริหารเงินเดือนและค่าตอบแทน : PY ประมวลผลเงินเดือนรอบปกติ (Regular Run) ของเดือนที่ 2 วันทำการสุดท้ายของเดือนที่ 1 วางฎีกาไปยังมหาวิทยาลัย ภายในวันที่ 5 ของเดือน ประมวลผลเงินเดือน นอกรอบ (Off-Cycle Run) ภายในวันที่ 7 ของเดือน ภายในวันที่ 10 ของเดือน จ่ายเงินเดือน เดือนที่ 2 ให้บุคลากร 3 วันทำการสุดท้ายก่อนสิ้นเดือน เดือนที่ 1 เดือนที่ 2

แนวปฏิบัติด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล เพื่อรองรับการปฏิบัติงานในระบบ MU-ERP-HR 1.1. การบรรจุและแต่งตั้งบุคลากรใหม่ วางแผนและดำเนินการล่วงหน้า ระบุผลผลิต แหล่งเงิน และศูนย์ต้นทุนของบุคลากร ตัวอย่าง : พนักงานมหาวิทยาลัยบรรจุใหม่วันที่ 1 กุมภาพันธ์ 2554 พนักงานได้รับเงินเดือน เดือน ก.พ. ณ สิ้นเดือน ก.พ.54 บันทึกข้อมูลในระบบ ก่อนวันที่ 30 ม.ค.54 พนักงานได้รับเงินเดือนตกเบิก เดือน ก.พ. ณ สิ้นเดือน มี.ค54 หลังวันที่ 30 ม.ค.54 สิทธิในการสมัครสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ซึ่งดำเนินการได้ต่อเมื่อมีคำสั่ง

แนวปฏิบัติด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล เพื่อรองรับการปฏิบัติงานในระบบ MU-ERP-HR กระบวนการ แนวปฏิบัติ 1.2.การตัดโอนตำแหน่งและอัตราเงินเดือน / การย้าย (กรณีข้ามส่วนงาน) ส่งผลกระทบถึงการเปลี่ยนแปลงศูนย์ต้นทุนของบุคลากร ส่วนงานที่รับตัดโอน ฯ / ย้าย ส่งเรื่องไปยังมหาวิทยาลัยภายในวันที่ 15 ของเดือนก่อนถึงเดือนที่จะมีผล กำหนดวันที่บังคับใช้ไปล่วงหน้า โดยมีผลตั้งแต่วันที่ 1 ของเดือนถัดไป(ไม่ให้ดำเนินการย้อนหลังหรือให้มีผลระหว่างเดือน) 1.3.การพ้นจากงาน บันทึกข้อมูลเข้าระบบ หรือ ระงับการจ่ายเงินเดือนของบุคลากรทันทีเมื่อทราบข้อมูล การติดตาม เรียกเงินคืนเป็นหน้าที่ของ HR ของส่วนงาน 1.4.การเปลี่ยนประเภทบุคลากร ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงแหล่งเงิน ส่วนงานดำเนินการล่วงหน้า

แนวปฏิบัติด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล เพื่อรองรับการปฏิบัติงานในระบบ MU-ERP-HR ตัวอย่าง : กรณีดำเนินการตามข้อ 1.2, 1.3 และ 1.4 หลังจากการประมวลผลเงินเดือน ชี้แจงงานคลังและทำเอกสารขอปรับปรุงบัญชี งานคลังดำเนินการปรับปรุงบัญชีในระบบ AP งานทรัพยากรบุคคลบันทึกข้อมูลเข้าระบบ และประมวลผลย้อนหลังเดือนถัดไป บันทึกรายการปรับปรุงลงในระบบ PY

แนวปฏิบัติด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล เพื่อรองรับการปฏิบัติงานในระบบ MU-ERP-HR 1.5. การเบิกจ่ายเงินประจำตำแหน่งพนักงานมหาวิทยาลัยตำแหน่งประเภทผู้บริหาร กรณีตำแหน่งประเภทบริหารระดับสูง ระดับกลาง และระดับต้น (ตามประกาศมหาวิทยาลัย ฯ) กำหนดให้เบิกจ่ายตรงที่ระบบการเงินและบัญชี (AP) เฉพาะกรณีสังกัดส่วนงาน แต่ไปดำรงตำแหน่งบริหารข้ามส่วนงาน ตัวอย่าง : อาจารย์ ก สังกัดส่วนงาน A ดำรงตำแหน่งผู้ช่วยอธิการบดี ณ สำนักงานอธิการบดี ส่วนงาน A จ่ายเงินเดือนผ่านระบบ PY สำนักงานอธิการบดี จ่ายเงินประจำตำแหน่งประเภทบริหารที่ระบบ AP

แนวปฏิบัติด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล เพื่อรองรับการปฏิบัติงานในระบบ MU-ERP-HR 1.6. การประมวลผลจ่ายเงินเดือนและค่าตอบแทน จ่ายค่าตอบแทนบุคลากรทุกประเภทผ่านระบบ PY โดยเฉพาะรายการเงินได้หลักที่นำมาคำนวณภาษี ยกเว้นค่าตอบแทนบางประเภทจ่ายตรงที่ระบบการเงินและบัญชี (AP) PY เงินเดือนและค่าตอบแทนบุคลากรทุกประเภท รอบปกติ (รายการเงินได้-เงินหักตามเอกสารหมายเลข 1) รอบพิเศษ AP เงินประจำตำแหน่งประเภทบริหาร (กรณีข้ามส่วนงาน) ค่ารักษาพยาบาลข้าราชการ / ลูกจ้างประจำเงินงบประมาณ ค่าเล่าเรียนบุตรข้าราชการ / ลูกจ้างประจำเงินงบประมาณ ค่ารักษาพยาบาลพนักงานเงินรายได้ เบี้ยประชุม เงินรางวัลกรรมการสอบ ค่าตอบแทนวิทยากร ค่าตรวจกระดาษคำตอบ เงินรางวัลผู้บอกภาษา ค่าตอบแทนคณะกรรมการตรวจการจ้าง เงินสมนาคุณกรรมการสอบสวนวินัยข้าราชการ ค่าตอบแทนครูสอนดนตรี-นาฎศิลป์

แนวปฏิบัติด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล เพื่อรองรับการปฏิบัติงานในระบบ MU-ERP-HR 1.7. รอบการประมวลผลจ่ายเงินเดือนและค่าตอบแทน กำหนดไว้ 2 รอบ ได้แก่ รอบปกติ (Regular Run) และรอบพิเศษหรือการประมวลผลเงินเดือนนอกรอบ (Off-Cycle Run) ส่วนงานสามารถกำหนดวันประมวลผลจ่ายเงินเดือนได้ตามความเหมาะสมให้สอดคล้องกับการวางฎีกาของมหาวิทยาลัย เงินได้ – เงินหัก ตามเอกสารหมายเลข 1 รอบปกติ (Regular Run) เงินได้ – เงินหักนอกเหนือจากเอกสารหมายเลข 1 อาทิ - ค่าล่วงเวลา - ค่าสอนพิเศษ - ค่ารักษาพยาบาล (OPD/IPD) ของ พม. และ พ.ส่วนงาน - เงินรางวัลประจำปี - เงินชดเชย -เงินบำเหน็จลูกจ้างชั่วคราวชาวต่างประเทศ - ฯลฯ รอบพิเศษ (Off-Cycle Run)

แนวปฏิบัติด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล เพื่อรองรับการปฏิบัติงานในระบบ MU-ERP-HR 1.8. รอบการเบิกจ่ายเงินเดือนและค่าตอบแทน เบิก 2 รอบ ได้แก่ รอบปกติ (Regular Run) และรอบพิเศษหรือการประมวลผลเงินเดือนนอกรอบ (Off-Cycle Run) จ่ายเงินเดือน 1 ครั้ง – 3 วันทำการก่อนสิ้นเดือน

แนวปฏิบัติด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล เพื่อรองรับการปฏิบัติงานในระบบ MU-ERP-HR 1.9. การเบิกเงินสวัสดิการของพนักงานมหาวิทยาลัย และพนักงานมหาวิทยาลัย (ชื่อส่วนงาน) บันทึกข้อมูลเพื่อประมวลผลรอบพิเศษ (Off-Cycle Run) จ่ายเดือนละ 1 ครั้งพร้อมเงินเดือน

แนวปฏิบัติด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล เพื่อรองรับการปฏิบัติงานในระบบ MU-ERP-HR 1.9. การเบิกเงินสวัสดิการของพนักงานมหาวิทยาลัย และพนักงานมหาวิทยาลัย (ชื่อส่วนงาน) ขั้นตอนการดำเนินการเบิกจ่ายเงินสวัสดิการ ฯ พนักงานมหาวิทยาลัย งาน HR ของส่วนงาน กองทรัพยากรบุคคล ตรวจสอบสิทธิ์ บันทีกข้อมูลเข้าระบบ ส่งเรื่องไปยังมหาวิทยาลัย ภายในวันที่ 27 ตรวจสอบสิทธิ์ อนุมัติข้อมูลเข้าระบบ ส่งเรื่องคืนส่วนงาน ภายในวันที่ 5 ของเดือนถัดไป เสนอเรื่องขอเบิกเงิน ภายในวันที่ 20 รับเงินสวัสดิการ ฯ พร้อมเงินเดือนผ่านบัญชี 3 วันทำการก่อนสิ้นเดือนในถัดไป ตรวจสอบผลการอนุมัติ ประมวลผลเงินเดือน นอกรอบ (Off-Cycle Run)

2.การมอบอำนาจ อธิการบดี หรือรองอธิการบดีที่ได้รับมอบหมาย ตัดโอนตำแหน่งและอัตราเงินเดือน / ย้ายข้ามส่วนงาน หัวหน้าส่วนงาน หรือรองหัวหน้าส่วนงานที่ได้รับมอบหมาย ตัดโอนตำแหน่งและอัตราเงินเดือน / ย้ายภายในส่วนงาน ลาออกจากราชการ / ลาออกจากงานของบุคลากรในส่วนงาน - 14 -

แผนรองรับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหลัง PY Golive บุคลากร ผู้ปฏิบัติงาน PY ส่วนงาน HR Support Team ตรวจสอบข้อมูล กรณีไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ แจ้งเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบระบบงาน PY ของส่วนงาน แจ้ง Support Team รับเรื่องจากส่วนงาน กรณีแก้ไขข้อมูลได้เอง กรณีไม่ต้องขอเบิก เงินสำรองจ่าย ตรวจสอบข้อมูล ดำเนินการแก้ไขข้อมูล/ทำเอกสารที่เกี่ยวข้อง แจ้งส่วนงานให้แก้ไขข้อมูล บุคลากรรับทราบ แจ้งบุคลากรรับทราบ กรณีต้องขอเบิก เงินสำรองจ่าย จบ แจ้งส่วนงานให้แก้ไขข้อมูลและทำเรื่องขอยืมเงินสำรองจ่าย

แผนรองรับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหลัง PY Golive บุคลากรรับเงินเดือนไม่ถูกต้อง ประเภทปัญหา การป้องกันก่อน Golive การดำเนินการหลัง Golive กรณีบุคลากรไม่ได้รับเงินเดือน หรือ ได้รับเงินเดือนไม่ครบ แจ้งส่วนงานตรวจสอบข้อมูล PA กับคำสั่งต่าง ๆให้ครบถ้วนสมบูรณ์ที่สุดก่อนการประมวลผลเงินเดือน ผลการกระทบยอดใน Simulation 1 และ 2 หลังจากได้รับแจ้งปัญหาจากส่วนงาน ดำเนินการตรวจสอบข้อมูลและประสานงานกับส่วนงาน เพื่อให้ส่วนงานจ่ายเงินจากเงินยืมทดรองจ่ายของส่วนงานให้เสร็จสิ้นภายใน 1 วัน กรณีบุคลากรได้รับเงินเดือนเกิน กรณีผู้รับผิดชอบทราบก่อน ให้จัดทำ bank file ใหม่ให้ถูกต้องก่อนส่งธนาคาร ส่วนงานทำหนังสือแจ้งบุคลากรถึงสาเหตุที่ได้รับเงินเดือนเกินและติดตามทวงเงินบุคลากรคืนทันทีที่งานคลังของส่วนงาน

แผนรองรับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหลัง PY Golive 2. บุคลากรรับค่าตอบแทนไม่ถูกต้อง ประเภทปัญหา การป้องกันก่อน Golive การดำเนินการหลัง Golive กรณีบุคลากรไม่ได้รับค่าตอบแทน หรือ ได้รับค่าตอบแทนไม่ครบ แจ้งส่วนงานตรวจสอบข้อมูล PA กับคำสั่งต่าง ๆให้ครบถ้วนสมบูรณ์ที่สุดก่อนการประมวลผลเงินเดือน ผลการกระทบยอดใน Simulation 1 และ 2 - แจ้งให้บุคลากรทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้น และให้ทำการเบิกจ่ายให้ในเดือนถัดไป กรณีบุคลากรได้รับเงินค่าตอบแทนเกิน กรณีผู้รับผิดชอบทราบก่อน ให้จัดทำ bank file ใหม่ให้ถูกต้องก่อนส่งธนาคาร ส่วนงานทำหนังสือแจ้งบุคลากรถึงสาเหตุที่ได้รับเงินค่าตอบแทนเกินและติดตามทวงเงินบุคลากรคืนทันทีที่งานคลังของส่วนงาน

แผนรองรับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหลัง PY Golive 3. รายการเงินหักต่าง ๆ ของบุคลากรไม่ถูกต้อง ประเภทปัญหา การป้องกันก่อน Golive การดำเนินการหลัง Golive กรณีหักเงินไม่ครบถ้วน / ไม่ได้หักเงิน / หักเงินเกิน แจ้งส่วนงานตรวจสอบข้อมูลกับรายการเงินหักต่าง ๆ จากข้อมูลเดิมหรือจากเอกสารให้ครบถ้วนสมบูรณ์ที่สุดก่อนการประมวลผลเงินเดือน ผลการกระทบยอดใน Simulation 1 และ 2 - แจ้งให้บุคลากรทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้น และให้บุคลากรติดต่อหน่วยงานที่เป็นเจ้าหนี้เพื่อชำระเงิน / เรียกเงินคืน - บันทึกข้อมูลในระบบให้ถูกต้อง กรณีหักเงินบุคลากรผิดราย ส่วนงานติดต่อหน่วยงานที่เป็นเจ้าหนี้เพื่อนำเงินคืนให้กับบุคลากรที่บุคลากรที่หักผิดราย บุคลากรทีไม่ได้นำส่งเงินให้หน่วยงานเป็นเจ้าหนี้ นำเงินไปชำระกับเจ้าหนี้ -18-

แผนรองรับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหลัง PY Golive 4. บุคลากรจ่ายภาษีสูง ประเภทปัญหา การป้องกันก่อน Golive การดำเนินการหลัง Golive บุคลากรมีเงินได้ ณ เดือนนั้น สูง แจ้งส่วนงานให้ประชาสัมพันธ์ให้บุคลากรกรอกข้อมูลการลดหย่อนภาษี และสอนส่วนงานบันทึกข้อมูลการลดหย่อยภาษีในระบบตั้งแต่วันที่ 7 พฤศจิกายน 2553 ประมวลผลข้อมูลบุคลากรที่มีการหักภาษีเกิน 10% และแจ้งส่วนงานเพื่อแจ้งบุคลากรทราบ - หลังจากการประมวลผลเงินเดือนและค่าตอบแทน ให้ออกรายงานข้อมูลภาษี เพื่อตรวจสอบว่ามีบุคลากรท่านใดจ่ายภาษีที่สูงผิดปกติ - ตรวจสอบค่าลดหย่อนของบุคลากร พร้อมทั้ง สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมจากบุคลากรว่ามีการแจ้งค่าลดหย่อนครบหรือไม่ - อธิบายถึงสาเหตุว่าเหตุใด บุคลากรมีการจ่ายภาษีที่สูง ฐานคำนวณภาษีของบุคลากร เข้า rate 20 % -19-