ระบบบัญชีเกณฑ์คงค้าง โดย นางวนิดา ริ้วสุวรรณ สำนักงานสาธารณสุขจังหวัดเชียงราย

ความหมายของการบัญชี (Accounting) การบัญชี หมายความถึง การนำรายการทางการเงินมาจดบันทึก มาจัดหมวดหมู่ ประเมินผลและวิเคราะห์การปฏิบัติงาน ตามหลักวิชาการบัญชี จากความหมายของบัญชีข้างต้น จะเห็นว่าบัญชีจะประกอบด้วย การกระทำดังนี้ 1. การจดบันทึก (recording) คือ การบันทึกรายการค้าและเหตุการณ์ทางการเงินที่เกิดขึ้นกับกิจการ เช่น การขายสินค้าหรือบริการ การรับชำระค่าสินค้าหรือบริการ เป็นต้น 2. การจัดหมวดหมู่ (classifying) การนำข้อมูลที่บันทึกรายการไว้มาจัดหมวดหมู่ เช่น การนำข้อมูลบันทึกรายการเกี่ยวกับหมวดหมู่สินทรัพย์ มาจัดไว้ด้วยกัน การนำข้อมูลบันทึกรายการเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายมาจัดไว้ด้วยกัน

ความหมายของการบัญชี (Accounting) ๓. การสรุปผล (summarizing) คือ การนำข้อมูลที่จดบันทึก และจัดหมวดหมู่แล้วมาสรุปผล เพื่อแสดงเหตุการณ์ทางการเงินที่เกิดขึ้นในรายงานทางบัญชี เช่น งบกำไรขาดทุน เพื่อแสดงถึงผลการดำเนินงานในช่วงระยะเวลาหนึ่ง งบดุลแสดงถึงฐานะการเงินของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่ง ๔. การวิเคราะห์และตีความ (interpreting) คือ การนำรายงานทางบัญชี (งบการเงิน) มาวิเคราะห์ โดยการเปรียบเทียบรายการที่สำคัญที่เกิดขึ้นในระหว่างรอบระยะเวลาทางบัญชี ในอดีตและการคาดการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

บัญชีที่ต้องจัดทำ บัญชีรายวัน ประกอบด้วย 1. บัญชีเงินสด 2. บัญชีธนาคาร แยกเป็นแต่ละเลขที่ บัญชีธนาคาร 3. บัญชีรายวันซื้อ 4. บัญชีรายวันขาย 5. บัญชีรายวันทั่วไป

บัญชีที่ต้องจัดทำ บัญชีแยกประเภท ประกอบด้วย ๑ บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สินและทุน ๒ บัญชีแยกประเภทรายได้และค่าใช้จ่าย ๓ บัญชีแยกประเภทลูกหนี้ ๔ บัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้

การจัดหมวดหมู่รายการทางการบัญชี หมวด 1 สินทรัพย์ (Assets) หมวด 2 หนี้สิน (Liabilities) หมวด 3 ส่วนของเจ้าของ (Owner) – ทุน หมวด 4 รายได้ (Revenue) หมวด 5 ค่าใช้จ่าย (Expense)

สมการบัญชี (Accounting Equation) สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ (ทุน) งบดุล รายได้ – ค่าใช้จ่าย = กำไรขาดทุน งบกำไรขาดทุน

หลักการบัญชีคู่ (Double – Entry Concept รายการค้าที่เกิดขึ้น 1 รายการ จะต้องบันทึกบัญชีอย่างน้อย 2 บัญชี คือ ด้านเดบิตด้านหนึ่ง และด้านเครดิตอีกด้านหนึ่งในจำนวนเงินที่เท่ากัน รายการค้าบางรายการต้องบันทึกบัญชี โดยเดบิต หรือเครดิตหลายบัญชีก็ได้ แต่จำนวนเงินรวมทางด้านเดบิต และด้านเครดิตต้องเท่ากัน รายการเช่นนี้เรียก Compound Entry

การจดบันทึกบัญชีตามวงจรบัญชี วงจรบัญชี หมายถึง ขั้นตอนในการจดบันทึก รายการค้าที่เกิดขึ้นในสมุดบัญชีต่าง ๆ จนถึงการตรวจสอบความถูกต้องในการจดบันทึกบัญชี การปิดบัญชี การทำรายงานข้อมูลทางการเงิน

แสดงวงจรบัญชี สรุปเป็นขั้นตอนที่เกิดขึ้นในรอบระยะเวลาบัญชี 1. วิเคราะห์รายการค้าที่เกิดขึ้นแล้ว, บันทึก ในสมุดบัญชีรายวัน 2. ผ่านรายการจากสมุดรายวันไปบัญชี แยกประเภท 3. ทางบทดลองพิสูจน์ ความถูกต้อง 4. ปรับปรุงรายการ ณ วันสิ้นรอบ แล้วผ่าน ไปบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง 5. งบทดลองหลังปรับปรุง 6. งบการเงิน

วงจรการบันทึกทางการบัญชี รายการค้า สมุดรายวันทั่วไป เอกสารประกอบ บันทึก รายการปรับปรุง งบทดลอง ก่อนรายการปรับปรุง บัญชีแยกประเภท งบการเงิน งบทดลอง หลังรายการปรับปรุง

ความหมายของงบการเงิน งบการเงิน (Financial Statement) หมายถึง งบที่กิจการจัดทำขึ้นมาเพื่อแสดง ผลการดำเนินงานของกิจการ ตลอดจนฐานะของกิจการในวันใดวันหนึ่ง ดังนั้น งบการเงินคือผลิตผลของการบัญชี โดยปกติแล้วงบการเงิน ประกอบด้วย งบดุล (Balance Sheet) งบกำไรขาดทุน (Income Statement หรือ Profit and Loss Statement) งบใดงบหนึ่งซึ่งอาจเป็นงบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ (Statement of change in Owner’s Equities) หรือ งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ (Comprehensive Income Statement) งบกระแสเงินสด (Statement of Cash Flow) นโยบายการบัญชีและหมายเหตุประกอบงบการเงิน (Accounting Policy and Note to the Finance Statement) ในประเทศไทยส่วนใหญ่งบการเงินที่จัดทำขึ้นจะประกอบด้วยงบดุล งบกำไรขาดทุนและหมายเหตุประกอบงบการเงินเท่านั้น โดยกิจการจะจัดทำงบการเงินขึ้นมาตามงวดบัญชี (Accounting Period)

งบการเงิน งบการเงินไม่ใช่งานชิ้นแรกของข้อมูลทางการเงินที่ได้จากการบัญชี แต่เป็นผลผลิตขั้นสุดท้ายของข้อมูลทางการเงิน การเริ่มต้นศึกษาการบัญชีจากงบการเงิน เพราะว่างบการเงินเป็นสื่อกลางที่ชัดเจนในการแสดงให้เห็นถึงความสามารถในการทำกำไร ตลอดจนฐานะการเงินของกิจกรรมรวมทั้งการได้มาและใช้ไปของเงินสด เพื่อให้เข้าใจถึงส่วนประกอบและความหมายอย่างชัดเจนจึงควรศึกษาขั้นตอนการบันทึกบัญชีและการจัดประเภทของรายการค้าของธุรกิจอย่างต่อเนื่อง

งบการเงิน งบดุล = งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน =งบแสดงผลดำเนินงาน งบดุล = งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน =งบแสดงผลดำเนินงาน (งบรายได้ – ค่าใช้จ่าย) งบกระแสเงินสด หมายเหตุประกอบงบการเงิน รายงานของผู้สอบบัญชี

งบดุล ( Balance Sheet) คือ งบที่แสดงฐานะทางการเงินของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่งว่ากิจการมีสินทรัพย์ หนี้สินและ ทุน เท่ากับเท่าไร ข้อมูลดังกล่าวในงบดุลเมื่อนำไปวิเคราะห์งบการเงินจะชี้ให้เห็นถึงสภาพคล่องของกิจการ

งบกำไรขาดทุน ( Income Statement) คือ งบที่แสดงผลการดำเนินงานของกิจการ ณ งวดบัญชีหนึ่ง ๆ ว่ากิจการมีรายได้และค่าใช้จ่ายเท่าไร ถ้ามีรายได้มากกว่าค่าใช้จ่ายผลต่างที่ได้คือกำไร ในทางตรงกันข้ามหากค่าใช้จ่ายมากกว่ารายได้ผลต่างที่ได้คือขาดทุน ส่วนประกอบที่มีในงบกำไรขาดทุน ประกอบด้วย งวดบัญชีรายได้ และค่าใช้จ่าย

งบกระแสเงินสด หมายถึง รายการที่แสดงถึงการได้มา และใช้ไปของเงินสด และรายการเทียบเท่าเงินสด ในระหว่างรอบระยะเวลาบัญชีโดยจำแนกเป็น กระแสเงินสดจากกิจกรรมดำเนินงาน กระแสเงินสดจากกิจกรรมลงทุน กระแสเงินสดจากกิจกรรมจัดหาเงิน

งบทดลอง (Trial Balance) งบทดลอง คือ งบแสดงยอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภททุกบัญชีไว้ด้วยกัน เพื่อตรวจสอบการลงบัญชี ว่าถูกต้องตามระบบบัญชีคู่หรือไม่ (เดบิต เท่ากับเครดิต)

เกณฑ์ในการบันทึกบัญชี 1. เกณฑ์เงินสด (Cash Basis) บันทึกรายได้ หรือค่าใช้จ่ายเมื่อได้รับเงินหรือจ่ายเงินไปจริง 2. เกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis) หรือเกณฑ์พึงรับพึงจ่ายหรือเกณฑ์สิทธิบันทึกรายได้ หรือค่าใช้จ่ายให้อยู่ในงวดเวลาต่าง ๆ โดยคำนึงถึงรายได้ที่พึงรับ และค่าใช้จ่ายที่พึงจ่ายไม่คำนึงถึงเงินสดที่ได้รับหรือจ่าย

การปรับปรุงบัญชีในวันสิ้นงวด รายได้รับล่วงหน้า รายได้ค้างรับ ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย การคิดค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ สินค้าคงเหลือ วัสดุคงเหลือ การคิดค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ถาวร การตัดจำหน่ายสินทรัพย์ไม่มีตัวตน

รายการค้าและการวิเคราะห์รายการค้า การบันทึกจะเริ่มต้นจากการวิเคราะห์รายการค้าก่อน รายการค้า (Business Tranaction) หมายถึง เหตุการณ์ที่ให้เกิดการแลกเปลี่ยน หรือโอนสิ่งอ้นมีมูลค่าเป็นเงินตรา ระหว่างกิจการกับบุคคลต่าง ๆ การวิเคราะห์รายการค้าหมายถึง การแยกแยะว่าเหตุการณ์ทางการเงินที่เกิดขึ้นแต่ละครั้งนั้นกระทบกระเทือนลักษณะขั้นมูลฐานของการบัญชีการเงิน คือ สินทรัพย์ หนี้สิน รายได้ ค่าใช้จ่าย อย่างไร

การบันทึกรายการทางบัญชี ประเภทของบัญชี เพิ่มขึ้น ลดลง ยอดคงเหลือ สินทรัพย์ เดบิต เครดิต หนี้สิน ทุน รายได้ ค่าใช้จ่าย

สมุดบัญชี 1. สมุดบันทึกรายการขั้นต้น 2. สมุดบัญชีแยกประเภท

สมุดบันทึกรายการขั้นต้น 1. สมุดรายวันรับเงิน 2. สมุดรายวันจ่ายเงิน 3. สมุดรายวันขาย 4. สมุดรายวันซื้อ 5. สมุดรายวันทั่วไป

สมุดบัญชีแยกประเภท แบบมาตรฐาน หรือแบบบัญชีรูปตัวที (T – account) แบบมาตรฐาน หรือแบบบัญชีรูปตัวที (T – account) แบบแสดงยอดคงเหลือ มีลักษณะเป็นช่องแสดงจำนวนเงิน 3 ช่อง คือเดบิต เครดิต และยอดคงเหลือ

ประเภทของการบัญชี 1. บัญชีการเงิน (Financial accounting) 2. บัญชีบริหาร (Managerial accounting) 3. บัญชีต้นทุน (Cost accounting) 4. การสอบบัญชี (Auditing) 5. บัญชีคอมพิวเตอร์ (Computerize to accounting)

บัญชีการเงิน (Financial accounting) เป็นข้อมูลที่มักจะเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่ผ่านไปแล้ว ซึ่งจะต้องนำมาบันทึกรายการบัญชีเพื่อให้สอดคล้องกับข้อบังคับของกฎหมาย และข้อกำหนดต่าง ๆ ของประมวลรัษฎากร

บัญชีบริหาร (Managerial accounting) เป็นการนำเอาข้อมูลจากบัญชีการเงินมาผ่านกระบวนการของการบัญชีบริหารเพื่อทำให้ได้ข่าวสารใหม่ที่มีคุณค่าต่อการบริหารงานของนักบริหารเป็นอย่างมาก เช่นการวิเคราะห์งบการเงิน การวิเคราะห์ทุนหมุนเวียนขององค์การเป็นต้น

บัญชีต้นทุน (Cost accounting) เป็นการบัญชีที่มุ่งเน้นและให้ความสำคัญกับข้อมูล และข่าวสารที่เกี่ยวข้องกับต้นทุนโดยเฉพาะ ตั้งแต่การเกิดขึ้นของต้นทุนในแง่มุมต่าง ๆ ตลอดจนการควบคุมต้นทุนให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม

การสอบบัญชี (Auditing) เป็นองค์ความรู้ทางการบัญชี ที่มุ่งเน้นไปทางด้านตรวจสอบบัญชีใช้ในการพิสูจน์ความน่าเชื่อถือ และความถูกต้องของการประมวลผลทางการบัญชีว่างบการเงินของหน่วยงานมีความถูกต้องและได้จัดทำขึ้นตามมาตรฐานการบัญชี และหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปหรือไม่ จะแสดงให้เห็นถึงเทคนิคการตรวจสอบรายการต่าง ๆ อย่างมากมาย เพื่อให้เป็นไปตามข้อบังคับของกฎหมาย

บัญชีคอมพิวเตอร์ (Computerize to accounting) เป็นองค์ความรู้ว่าด้วยเครื่องมือ หรือคอมพิวเตอร์ที่จะนำมาใช้เป็นเครื่องทุ่นแรงของการบัญชีทั้ง Hard wore และ Software เพื่อให้นักบัญชีมีความสะดวก คล่องตัว และง่ายต่อการประมวลผลทางการบัญชีแขนงต่าง ๆ

ระบบบัญชี ประกอบด้วย 1. เอกสารประกอบการระบบ 2. ทางเดินของเอกสาร 3. คำอธิบายการใช้เอกสารและจำนวนสำเนา 4. รหัสบัญชี – ชื่อบัญชี - คำนิยาม 5. การบันทึกรายการทางบัญชี 6. รายงานทางการเงินแบบทั่วไป 7. รายงานทางการเงินแบบเพื่อการบริหาร

การจัดทำบัญชี

ขั้นตอนการจัดทำบัญชี 1. บันทึกรายการธุรกิจที่ตีความหมายเป็นตัวเงินใน สมุดรายวันขั้นต้น 2. ผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภท 3. สรุปยอดหาผลทางด้านเดบิต และเครดิตของแต่ละ บัญชี 4. หาผลต่างของผลรวมทางด้านเดบิต และเครดิต 5. นำผลต่างที่ได้จาก 4 มาจัดทำงบทดลอง โดยนำ ผลต่างที่เหลือทางด้านเดบิต บันทึกในช่องเดบิต ของงบทดลองและนำผลต่างที่เหลือทางด้านเครดิต บันทึกในเครดิตของงบทดลอง

ขั้นตอนการจัดทำบัญชี(ต่อ) 6. พิจารณารายการในงบทดลองว่าได้บันทึก รายการบัญชีครบถ้วน 7. ทำการบันทึกการปรับปรุงในสมุดรายวัน 8. ผ่านรายการปรับปรุงไปบัญชีแยกประเภทที่ ต้องปรับปรุง 9. สรุปยอดหาผลทางด้านเดบิต และเครดิต ของแต่ละบัญชีหลังบันทึกปรับปรุง 10. นำผลต่างที่ได้จาก 9 มาจัดทำงบทดลอง หลังปรับปรุงทำเช่นเดียวกับข้อ 5 11. นำรายการค่าใช้จ่ายจัดทำรายงานค่าใช้ จ่ายในการขายและบริหาร

การปรับปรุงบัญชี หากการพิสูจน์ตัวเลขด้วยงบทดลองแล้วยังไม่เพียงพอต่อการนำข้อมูลไปออกงบการเงินเนื่องจาก มีรายการที่เกิดขึ้นแล้วของงวดบัญชียังไม่ได้บันทึก เช่น 1. ค่าไฟฟ้า น้ำประปา ค่าโทรศัพท์ ที่ใช้ บริการแล้วยังไม่ได้มาเก็บตามเวลาที่ใช้ 2. สินทรัพย์ที่ใช้ไปแล้วเกิดเสื่อมสภาพ ต้อง นำค่าเสื่อมราคามาบันทึกเป็นรายจ่ายของ งวดที่ได้ประโยชน์

การตั้งค้างจ่าย ถือว่าประโยชน์ที่ได้รับของงวดใด เป็นรายจ่ายของงวดนั้น ถือว่าประโยชน์ที่ได้รับของงวดใด เป็นรายจ่ายของงวดนั้น การบันทึกบัญชี เดบิต บัญชีค่าใช้จ่าย..... ตามประเภทที่เกิด และขณะเดียวกันเกิดภาระหนี้สิน เครดิต บัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ตามประเภท

การคิดค่าเสื่อมราคา ตัวอย่าง ซื้อรถยนต์มาใช้งาน ราคา 500,000 บาท ประมาณว่าใช้งาน 5 ปี หมายความว่ารถคันนี้จะให้ประโยชน์การใช้งานแก่กิจการ 5 ปี จึงแบ่งค่าของสินทรัพย์ คือค่าของรถยนต์เป็นค่าใช้จ่ายของงวดดำเนินงาน ที่ได้ใช้ประโยชน์ 5 งวด ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นคือ ค่าเสื่อมราคา

ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ เนื่องจากกิจการมีความเสี่ยงที่จะเก็บเงินไม่ได้ ซึ่งเกิดจากการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ จำนวนที่คาดว่าจะเก็บไม่ได้ หาได้หลายวิธี ดูจากลูกหนี้รายตัว หรืออัตราร้อยละ ของลูกหนี้ที่ค้างชำระ จำนวนที่ประมาณได้นี้จะถือเป็นค่าใช้จ่ายของงวด เรียกว่า หนี้สงสัยจะสูญ เนื่องจากลูกหนี้ยังไม่สูญจริง จึงไม่สามารถนำจำนวนที่ประมาณการไปหักจากบัญชีลูกหนี้แต่จะตั้งความเสี่ยงที่คำนวณได้ เข้าบัญชีประเภท บัญชีประกอบ Contra Accoun คือบัญชีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ นำไปแสดงหักจากลูกหนี้การค้าเมื่อจัดทำงบดุล

กระดาษทำการ เป็นกระดาษที่ทำขึ้น เพื่อช่วยให้นักบัญชีทำงบการเงินได้สะดวก และรวดเร็ว สามารถเสนอผลงานต่อผู้บริหารก่อนจะบันทึก ในบัญชีแยกประเภทให้เสร็จเรียบร้อยตามขั้นตอน

ร้านธนวัฒน์ กระดาษทำการ สำหรับปีสิ้นสุด 31 ธันวาคม 2551 ร้านธนวัฒน์ กระดาษทำการ สำหรับปีสิ้นสุด 31 ธันวาคม 2551 รหัสบัญชี ชื่อบัญชี งบทดลองก่อนรายการปรับปรุง รายการปรับปรุง งบทดลองหลังรายการปรับปรุง งบดุล งบกำไรขาดทุน เดบิต เครดิต

เอกสารทางการบัญชี

เอกสารมีส่วนช่วยในการดำเนินงานดังนี้ 1. สามารถบันทึกเหตุการณ์ต่าง ๆ ได้ ครบถ้วน ถูกต้อง 2. ลดข้อผิดพลาด 3. เป็นสื่อระหว่างบุคคลที่เกี่ยวข้อง 4. เอกสารบางเรื่องสามารถใช้เป็น รายละเอียดของบัญชี