รู้จักกับ Microsoft Access 2003

ทบทวนเนื้อหาเดิม 1. องค์ประกอบของ E-R Diagram มีอะไรบ้าง ตอบ มี 3 องค์ประกอบ ดังนี้ 1. Entity 2. Attribute 3.Relation 2. Entity หมายถึงอะไร ตอบ สิ่งของหรือวัตถุ อาจจะเป็น บุคคล, สถานที่, หรือเหตุการณ์ต่าง ๆ

ทบทวนเนื้อหาเดิม 3. Attribute หมายถึงอะไร ตอบ แอททริบิวต์ เป็นสิ่งที่ใช้อธิบายถึงคุณลักษณะของ Entity 4. Relation มีกี่ประเภท อะไรบ้าง ตอบ 3 ประเภท ดังนี้ 1. One To One 2. One To Many 3. Many To Many

โปรแกรม Microsoft Access 2003 Microsoft Office Access 2003 เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย Access 2003 เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่ใช้ง่าย โดยที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีความเข้าใจในการเขียนโปรแกรมก็สามารถใช้งานได้โดยที่ไม่จำเป็นต้องศึกษารายละเอียดในการเขียนโปรแกรมให้ยุ่งยาก

การเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Office Access 2003 คลิกที่ปุ่ม Start All Program Microsoft Office Microsoft Office Access 2003

ขั้นตอนการสร้างฐานข้อมูล สร้างโฟลเดอร์สำหรับเก็บงานของนักเรียนทั้งหมด ที่ไดร์ฟ D: โดยตั้งชื่อโฟลเดอร์ว่า DBM66_00 สร้างโฟลเดอร์สำหรับเก็บงานที่มีชื่อว่า Work1

ขั้นตอนการสร้างฐานข้อมูล ทำได้ 4 วิธี วิธีที่1 คลิกที่ แฟ้ม > สร้าง > ฐานข้อมูลเปล่า วิธีที่2 คลิกที่ปุ่มStandard Toolbars > ฐานข้อมูลเปล่า วิธีที่3 คลิกที่ปุ่ม สร้างแฟ้มใหม่ > ฐานข้อมูลเปล่า วิธีที่4 กดปุ่ม <Ctrl> +<n>

ขั้นตอนการสร้างฐานข้อมูล เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บฐานข้อมูลใหม่ พิมพ์ชื่อแฟ้มที่ต้องการสร้างใหม่ในช่อง File name จากนั้นกด Create

Database Window ของ MS Access 2003 มีส่วนประกอบ 3 ส่วนหลัก ๆ คือ แถบ Menu Bar พื้นที่แสดงอ็อบเจกต์ (Object Design) แถบ Object Bar

Object Bar ประกอบด้วย 7 Object ตาราง ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบของตาราง แบบสอบถาม ใช้ในการเรียกค้นข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูล ฟอร์ม ใช้สำหรับป้อนข้อมูลของผู้ใช้งาน รายงาน ใช้ในการนำเสนอข้อมูล หรือรายงานที่อยู่ในฐานข้อมูล

Object Bar ประกอบด้วย 7 Object เพจ เป็นการนำเอาฟอร์ม,แบบสอบถาม และรายงานไปแสดงผลบนบราวเซอร์ แมโคร ใช้บันทึกคำสั่งเก็บรวมเอาไว้ แล้วเรียกใช้ได้อย่างสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น โมดูล เก็บโปรแกรมย่อยที่เขียนด้วยภาษา VBA เพื่อรองรับการทำงานที่ซับซ้อนมากยิ่งขึ้น

การตั้งชื่อฟิลด์ (Filed Name) ความยาวของชื่อต้องไม่เกิน 64 ตัวอักษร ใช้ตัวอักษร ตัวเลข หรือช่องว่างในการตั้งชื่อร่วมกันได้ ใช้สัญลักษณ์พิเศษต่างๆ ในการตั้งชื่อได้ ยกเว้น จุด(.) อัศเจรีย์ (!) วงเล็บก้ามปูทั้งปิดและเปิด ([ ]) กรณีที่ใช้ช่องว่าในการตั้งชื่อฟิลด์ เวลาอ้างอิงถึงชื่อดังกล่าวใน Query หรือ Form ต้องใส่ชื่อฟิลด์ไว้ในเครื่องหมาย [ ] เช่น [Order ID] ควรตั้งชื่อเป็นภาษาอังกฤษมากกว่าภาษาไทย ควรตั้งชื่อให้สื่อความหมายกับคุณสมบัติของ Field นั้น

ชนิดข้อมูลใน MS Access ใช้สำหรับ Text ข้อความหรือการผสมของข้อความกับตัวเลขที่ไม่ต้องใช้ในการคำนวณ Memo ข้อความและตัวเลขที่ยาวมาก เช่น คำอธิบาย หรือ หมายเหตุ Number ตัวเลขที่ใช้สำหรับการคำนวณ ยกเว้นการคำนวณที่เกี่ยวข้องกับเงิน Date/Time วันที่และเวลา Currency ใช้เก็บตัวเลขทางการเงิน AutoNumber หมายเลขเรียงตามลำดับที่ไม่ซ้ำกัน (เพิ่มขึ้นทีละ 1) หรือหมายเลขลำดับที่จะถูกแทรกเข้าไปโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเพิ่มระเบียน Yes/No เขตข้อมูลที่ประกอบด้วยค่าทางเลือก เช่น Yes/No True/False หรือ On/Off

ชนิดข้อมูลใน MS Access ใช้สำหรับ OLE Object ใช้เก็บรูปภาพ หรือกราฟ เก็บได้ถึง 1 GB Hyperlink เป็นการเชื่อมโยงไปยังไฟล์ภายใน ซึ่งอยู่ใน World Wide Web หรือใน internet เก็บได้ 2,048 ตัวอักษร

การกำหนดรูปแบบการแสดงผลของฟิลด์ สัญลักษณ์ ความหมาย >  แสดงตัวอักษรทุกตัวในฟิลด์เป็นตัวใหญ่ทั้งหมด <  แสดงตัวอักษรทุกตัวในฟิลด์เป็นตัวเล็กทั้งหมด

การกำหนดรูปแบบของค่าที่ป้อนให้ฟิลด์ ตัวอักขระที่ คำอธิบาย ข้อความว่าง จะเพิ่มข้อมูลใดลงไปก็ได้ รับเฉพาะตัวเลข 0 ถึง 9 (ต้องใส่ข้อมูลเสมอ) 9 รับเฉพาะตัวเลข และ Space (ไม่ต้องใส่ข้อมูลก็ได้) # รับเฉพาะตัวเลข, Space, +, - (ไม่ต้องใส่ข้อมูลก็ได้) L รับเฉพาะตัวอักขระ A ถึง Z (ต้องใส่ข้อมูลเสมอ) A รับตัวเลขและตัวอักขระ (ไม่ต้องใส่ข้อมูลก็ได้) & ใส่ตัวอักขระได้ทุกตัวและ Space (ต้องใส่ข้อมูลเสมอ) C ใส่ตัวอักขระได้ทุกตัวและ Space (ไม่ต้องใส่ข้อมูลก็ได้) ! เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จข้อมูลจะถูกจัดชิดขวา

การกำหนดรูปแบบของค่าที่ป้อนให้ฟิลด์ ตัวอักขระที่ คำอธิบาย . , : ; / แสดงเครื่องหมายเหล่านี้ลงไปรวมกับข้อมูลที่กรอก “ตัวอักขระ” แสดงตัวอักขระที่อยู่ในเครื่องหมาย “ “ \ตัวอักขระ แสดงตัวอักขระที่ตามหลัง \ ลงไปรวมกับข้อมูลที่กรอก Password แสดงข้อมูลทั้งหมดที่กรอกด้วยอักขระ

ตัวอย่างเช่น ถ้าต้องการรูปแบบข้อมูลในลักษณะ (055) 412-8965, ( ) 412-8965 เราต้องกำหนดรูปแบบการป้อนเป็น !\(999”)” 000\-0000 โดยสามารถอธิบายการกำหนดคุณสมบัติได้ดังนี้ ! จัดเรียงข้อมูลชิดขอบขวา \( จะแสดงสัญลักษณ์ ( 999 ใส่ตัวเลข 3 ตัว จะใส่หรือไม่ใส่ก็ได้ “) ” แสดงเป็นสัญลักษณ์ ) กับเว้นวรรค (Space) 000 ใส่ตัวเลข 3 \ - แสดงสัญลักษณ์ – 0000 ใส่ตัวเลข 4 ตัว ต้องใส่เท่านั้น