ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับระบบ Introduction to the System

ลักษณะที่สำคัญของระบบ 1. เป้าหมายและวัตถุประสงค์ (Goals and Objective) ทุกระบบต้องมีเป้าหมายและวัตถุประสงค์ เช่น ระบบการจัดการศึกษาของสถาบัน เป้าหมายของระบบคือ “บัณฑิตที่มีคุณภาพ” 2. สภาพแวดล้อม (Environment) ทุกระบบต้องมีสภาพแวดล้อมซึ่งมีผลต่อการดำเนินงานของระบบ เช่น ระบบการจัดการเรียนการสอน

3. วิธีการดำเนินงาน (Procedure) ระบบต้องมีวิธีการดำเนินงานเพื่อแปรสภาพสิ่งนำเข้าให้ได้ผลตามเป้าหมายของแต่ละระบบ เช่น วิธีการจัดการเรียนการสอน การชำระค่าลงทะเบียน กฎระเบียบต่าง ๆ 4. การบริหารและควบคุม (Management Control) ทุกระบบต้องมีการบริหารและควบคุม เพื่อให้การดำเนินงานมีความสมบูรณ์ เช่น การจัดตารางเรียน ตารางสอนของฝ่ายหลักสูตร เป็นต้น

ระบบแบ่งออกเป็น 2 ระบบ ดังนี้ 1. ระบบปิด (Close System) คือระบบที่มีการควบคุมและการแก้ไขข้อผิดที่เกิดขึ้นด้วยตัวระบบเองโดยอัตโนมัติ 2. ระบบเปิด (Open System) ระบบที่ไม่สามารถควบคุมการทำงานได้ด้วยตัวระบบเอง อาจต้องใช้มนุษย์คอยช่วยเหลือ

องค์ประกอบพื้นฐานของระบบ (4 ส่วน) 1. ส่วนนำเข้า (Input) ทรัพยากรในรูปแบบต่าง ๆ ที่จะก่อให้เกิดการทำงาน หรือ การประมวลผงเพื่อให้บรรลุถึงเป้าหมายของระบบ เช่น ผ้าชิ้น ที่นำเข้าไปยังโรงงานผลิตเสื้อผ้า 2. ส่วนประมวลผล (Process) การแปรสภาพสิ่งนำเข้าเป็นผลลัพธ์ออกไปจากระบบ เช่น กระบวนการแปรรูปนม ให้อยู่ในรูปนมอัดเม็ด นม UHT

3. ส่วนแสดงผล (Output) เป็นผลิตผลจากระบบซึ่งเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ซึ่งจะมาผ่านส่วนนำเข้า และส่วนประมวลผล 4. ส่วนควบคุม (Control) เป็นส่วนที่ใช้ควบคุมให้ระบบทำงานบรรลุตามเป้าหมาย ส่วนควบคุมนี้อาจจะเป็นคนคอยควบคุมการทำงานให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ หรืออาจจะเป็นสภาพแวดล้อม เช่น ค่าอุณหภูมิที่เหมาะสม ความชื้นที่พอเหมาะ

ระบบธุรกิจ และระบบสารสนเทศ ระบบทั้งสองนี้เป็นระบบที่ควรทราบเพื่อประโยชน์ในการวิเคราะห์และออกแบบได้แก่ ระบบธุรกิจ และ ระบบสารสนเทศ ซึ่งทั้ง 2 ระบบนี้จะมีความสัมพันธ์กันเสมอ

ระบบธุรกิจ (Business System) ระบบที่ทำงานเพื่อจุดประสงค์ทางด้านธุรกิจ ผู้ที่ทำการวิเคราะห์ระบบจะต้องทราบขั้นตอนการทำงานในระบบที่ได้รับมอบหมายและทำความเข้าใจให้ดี ระบบธุรกิจ แบ่งออกเป็น 2 รูปแบบ คือ ธุรกิจที่เป็นอุตสาหกรรม ธุรกิจที่เป็นการพาณิชย์

Sale Information System ระบบการขาย ข้อมูล (Data) ระบบการขาย Sale Information System สรุปยอดขาย (Information)

(Management Information System) ระบบสารสนเทศ (Management Information System) คือ ระบบการจัดการข้อมูล (Data) จำนวนมากให้เหลือสารสนเทศ(Information) จำนวนน้อย ระบบนี้จะช่วยจัดการข้อมูลที่ต้องการใช้ในระบบธุรกิจ ช่วยเก็บตัวเลขและข่าวสารเพื่อช่วยในการตัดสินใจในการดำเนินงานทางธุรกิจ

Management Information System ระบบสารสนเทศ Management Information System ข้อมูล (Data) ระบบสารสนเทศ MIS สารสนเทศ (Information)

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ 1. People ได้แก่ บุคคลที่เกี่ยวข้องกับระบบทั้งหมด 2. Hardware ได้แก่ เครื่องมือหรืออุปกรณ์ต่าง 3. Software ได้แก่ โปรแกรมที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูล 4. Data ได้แก่ ข้อมูลจริงที่รวบรวมได้เพื่อนำเข้าประมวลผลให้อยู่ในรูปที่เข้าใจง่าย 5. Procedure ได้แก่ ขั้นตอนวิธีการประมวลผลข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ People MIS Hardware Procedure Data Software Information Data Input Processing Output องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

โครงสร้างขององค์กร (Organization Structure) โครงสร้างขององค์กรใด ๆ จะแสดงถึงความสัมพันธ์และความรับผิดชอบของตำแหน่งและหน้าที่ในองค์กร การแสดงถึงโครงสร้างขององค์กรมักแสดงอยู่ในรูปของแผนภูมิสายงาน หรือการจัดการ ประธาน รองฯฝ่ายบุคลากร รองฯการตลาด รองฯฝ่ายการผลิต รองฯ ฝ่ายการเงิน ผู้จัดการขาย ผู้จัดการฝ่ายบริการ ผู้จัดการวิจัยตลาด การจัดแผนภูมิสายงานตามหน้าที่

การจัดแผนภูมิสายงานตามประเภทสินค้า การจัดแผนภูมิสายงานตามพื้นที่

อำนาจหน้าที่ตามสายการบังคับบัญชา (Line of authority) อำนาจหน้าที่ หมายถึง สิทธิการตัดสินใจและการบังคับบัญชาบุคคลอื่นให้กระทำ หรือไม่ให้กระทำเพื่อความสำเร็จตามเป้าหมายขององค์กร แผนภูมิสายงานแบบงานหลักและงานที่ปรึกษา

แผนภูมิสายงานของฝ่ายประมวลผล แผนภูมิสายงานของฝ่ายประมวลผลในองค์การ

แผนภูมิสายงานของฝ่ายประมวลผลข้อมูลในองค์กรในช่วงปี ค.ศ.1950-1960 แผนภูมิสายงานของฝ่ายประมวลผลข้อมูลในองค์กรในช่วงปี ค.ศ.1950-1960