บทที่ 3 การทำงานกับฟอร์ม (Form) Microsoft Access มี tool ช่วยในการทำงาน เพื่อให้ผู้ใช้ทำงานจัดการกับข้อมูลได้สะดวกขึ้น Tool ที่จะกล่าวถึงในบทเรียนนี้คือ Form เราจะสร้างและทำงานกับ Form เรียบเรียงโดย ผศ.วาสนา นัยโพธิ์ ภาควิชาวิทยาการคอมพิวเตอร์ คณะวิทยาศาสตร์ มช.

การสร้าง Form สามารถทำได้ 3 วิธีคือ - Form Wizard เป็นการสร้างฟอร์มโดยใช้ตัวช่วย (Wizard) ฟอร์มที่สร้างด้วยวิธีนี้ง่ายและไม่ซับซ้อน ทำตามขั้นตอนที่ระบุ - AutoForm เป็นการสร้างฟอร์มอัตโนมัติ เราเพียงระบุรูปแบบของฟอร์มที่ต้องการ โปรแกรม Microsoft Access จะสร้างให้โดยอัตโนมัติ - Design View เป็นการสร้างฟอร์มในมุมมองของนักออกแบบ ทำให้เรากำหนดรายละเอียดหรือรูปแบบตามที่เราต้องการได้ จากนี้เราจะศึกษาวิธีการสร้างฟอร์มทั้ง 3 รูปแบบตามลำดับ

ในการทำงานเรามีฐานข้อมูล MyStudent.mdb และมี Table Student 3.1 Form Wizard เราจะสร้างฟอร์มโดยใช้ Form Wizard เพื่อช่วยในการทำงานกับข้อมูลมีขั้นตอนดังนี้ ในการทำงานเรามีฐานข้อมูล MyStudent.mdb และมี Table Student 1. ทำการเลือกดังนี้ 1.1 click เลือก Forms 1.2 Click เลือก New 1.2 1.1

2. จะปรากฏหน้าต่างดังรูป ให้เรา click ทำงานดังนี้ 2.1 click เลือก Form Wizard 2.2 click ที่ เพื่อระบุแหล่งข้อมูล .ตย.เราใช้ Table Student 2.3 click ปุ่ม OK 2.1 2.32 2.2 2.3

3. จะปรากฏหน้าต่างดังรูป ให้เรา click เลือกทำงานดังนี้ 3.1 click ที่ เพื่อระบุแหล่งข้อมูล ตย.ใช้ Table Student 3.2 click เลือก field ที่ต้องการนำไปแสดงที่ฟอร์ม (click field , click ปุ่ม หรือ double click ที่ field หรือเลือกทุก field click ) ตัวอย่างนี้ เราเลือกทุก field 3.3 click Next 3.1 3.2 3.3

4.1 click เลือกรูปแบบของฟอร์ม ตัวอย่างเลือกแบบ Columnar 4.2 click Next 4.1 4.2

5.จะปรากฏหน้าต่างให้เลือกพื้นหลัง ให้ทำงานดังนี้ 5.จะปรากฏหน้าต่างให้เลือกพื้นหลัง ให้ทำงานดังนี้ 5.1 click เลือกพื้นหลัง ตัวอย่างเลือกแบบ Standard 5.2 click Next 5.1 5.2

6. จะปรากฏหน้าต่างให้เราระบุชื่อฟอร์ม ทำงานดังนี้ 6. จะปรากฏหน้าต่างให้เราระบุชื่อฟอร์ม ทำงานดังนี้ 6.1 click พิมพ์ชื่อฟอร์ม ตัวอย่างนี้ใช้ชื่อว่า FormStudent 6.2 ที่ Option click Open the form to view or enter information 6.3 click Finish 6.1 6.2 6.3

7. จะปรากฏหน้าต่าง FormStudent ซึ่งเป็นผลลัพธ์จากการสร้างฟอร์มที่เราทำมาตั้งแต่ต้น ดังรูป Formนี้ บรรทัดสุดท้าย มีรายละเอียดบอกให้เราทราบว่า table นี้มี 6 record กำลังแสดงข้อมูล record ที่ 1 เราสามารถทำงานเพื่อจัดการกับข้อมูลได้ เรียกดูข้อมูล แก้ไขข้อมูล เพิ่มข้อมูล โดย Click ดังนี้

recordแรก record ก่อนหน้า record ถัดไป record สุดท้าย เพิ่มข้อมูลคือเพิ่ม record ที่ 7

3.2 AutoForm เป็นแบบฟอร์มอัตโนมัติที่โปรแกรม Microsoft Access เตรียมไว้ให้เราเลือกใช้งาน มีทั้งหมด 5 รูปแบบ - AutoForm Columnar เป็นฟอร์มอัตโนมัติเรียงตามแนวนอน - AutoForm Tabular เป็นฟอร์มอัตโนมัติจัดเรียงเป็นตาราง - AutoForm Datasheet เป็นฟอร์มอัตโนมัติ เป็น sheet - AutoForm PivotTable เป็นฟอร์มอัตโนมัติแบบ pivot Table คือฟอร์มนี้จะแสดงข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน 2 ชุด ในรูปแบบของตารางวิเคราะห์และสามารถแจกแจงรายละเอียดได้ - AutoForm PivotChart เป็นฟอร์มอัตโนมัติที่เพื่อแสดงข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน 2 ชุด ในรูปแบบของแผนภูมิ

2.2 2.1 ขั้นตอนการทำงานเพื่อสร้าง AutoForm 1. เราทำงานกับฐานข้อมูล MyStudent ฐานข้อมูลนี้มี Table Student 2. ทำงานดังนี้ 2.1 click เลือก Forms 2.2 Click เลือก New 2.2 2.1

3. จะปรากฏหน้าต่างดังรูป ให้เราทำงานดังนี้ 3. จะปรากฏหน้าต่างดังรูป ให้เราทำงานดังนี้ 3.1 click เลือกรูปแบบฟอร์มอัตโนมัติที่เราต้องการ ตัวอย่างนี้เลือก AutoForm: Columnar 3.2 click ที่ เพื่อระบุแหล่งข้อมูล ในที่นี้เราใช้ Table Student 3.3 click ปุ่ม OK 3.1 3.2 3.3

4. ผลลัพธ์ จากการเลือกฟอร์ม AutoForm: Columnar แสดงดังรูป ส่วนรูปแบบ AutoForm PivotTable และ AutoForm PivotChart นั้นข้อมูลต้องซับซ้อนมากกว่านี้ ในที่นี้ไม่กล่าวถึง

จากนี้เราทำตามขั้นตอน 1-3 แต่เปลี่ยนขั้นตอนที่ 3.1 โดยเลือกรูปแบบ AutoForm: Tabular ได้ผลลัพธ์ดังรูป

เลือกรูปแบบ AutoForm: Datasheet ได้ผลลัพธ์ดังรูป

3.3 Design View ฟอร์มนี้เราต้องทำเอง โดยเราสามารถออกแบบจัดวาง field ด้วยตัวเราเอง เราสามารถเลือกรูปแบบต่างให้ตรงกับความต้องการของเราได้ ขั้นตอนการทำงานเพื่อสร้าง form ในรูปแบบ Design View

1. เราทำงานกับฐานข้อมูล MyStudent ฐานข้อมูลนี้มี Table Student 2. ทำงานดังนี้ 2.1 click เลือก Forms 2.2 Click เลือก New 2.2 2.1

3.1 click เลือก Design View 3. จะปรากฏหน้าต่าง 3.1 click เลือก Design View 3.2 click ที่ เพื่อระบุแหล่งข้อมูล .ในที่นี้เราใช้ Table Student 3.3 click ปุ่ม OK 3.1 3.2 3.3

4. จะปรากฏหน้าต่าง form ดังรูป

ให้เรา click text box แล้วนำมาวางที่ form click&drag ขนาดที่เหมาะสม แล้วปล่อย mouse

การจัด Form เพื่อความสวยงาม ค่อยข้างใช้เวลาในการปรับแต่งความสวยงาม - ขยายจอภาพ นำเมาส์วางที่มุมแล้วลากเพิ่ม-ลดขนาดฟอร์ม จัดตำแหน่ง field (รูปมือดำ 5 นิ้ว) - ย้ายบาง field (รูปนิ้วชี้ดำ) - เลือกหลาย Field เพื่อการจัดการต่างๆ ให้ click เลือก field แล้วกด shift ค้าง แล้ว click เลือก field ที่ต้องการ - เปลี่ยน font ใส่สีพื้น เปลี่ยนสีตัวอักษร สีพื้นของฟอร์ม ใช้เมาส์คลิกที่ field แล้ว click ขวาจะปรากฏเมนูให้ click เลือกตามต้องการ ตัวอย่างนี้เราต้องการแสดงทุก flied บน Form ดังนั้นเราเลือกทุก field แล้วจัดแต่งตามต้องการ ดังรูป

จัดเก็บ form นี้ ให้ click save พิมพ์ชื่อ form ตัวอย่างนี้จัดเก็บชื่อ FormStu ดูผลลัพธ์คือดู form ที่เกิดขึ้น บน toolbarให้ click ที่ปุ่ม view แล้ว click Form View ดูผลลัพธ์

เราจะได้ form ที่เราปรับแต่งเอง ดังรูป

Form ที่เราออกแบบนี้เราสามารถทำงานเพื่อจัดการกับข้อมูล เราสามารถสร้าง Control เช่น Button Option Combo box List box เพื่อทำงานช่วยอำนวยความสะดวก หรือใส่รูปภาพเพื่อแต่ง form ให้สวยงาม ก็สามารถทำได้ แต่ที่นี้เราไม่กล่าวถึง คำแนะนำ สำหรับผู้สนใจการออกแบบ Form ขึ้นกับข้อมูลที่เราจัดเก็บ และผสานกับ Control ต่างๆ ที่ไปด้วยกันได้ ทั้งนี้ทั้งนั้นก็เพื่อให้ผู้ใช้ทำงานได้สะดวกนั่นเอง