Accounting Information Systems: แนวคิดและการประยุกต์ใช้ระบบสารสนเทศทางการบัญชี บทที่ 2: สิ่งแวดล้อมในธุรกิจกับสารสนเทศทางการบัญชี (The Business Environment and the AIS)

ระบบธุรกิจกับระบบสารสนเทศทางการบัญชี (The Business Firm as a System) Organization Information System Operational Organization’s functions Business Firm Environment of the Firm AIS Transaction Cycles Business Events from Operations Figure 2-1

ลักษณะของระบบที่ใช้ในธุรกิจ (System Characteristics of Business Firms) วัตถุประสงค์ (Objectives) สิ่งแวดล้อม (Environment) ข้อจำกัด (Constraints) กระบวนการ (Input-Process-Output) ผลสะท้อนกลับ (Feedback) การควบคุม (Controls) ระบบย่อย (Subsystems)

ตัวอย่างระบบย่อยของสารสนเทศทางการบัญชี (AIS Subsystems) (ซื้อมาขายไป) ระบบสินค้าคงคลัง ระบบบัญชีแยก ประเภท ระบบการขาย ระบบการรับชำระหนี้/ รับเงินสด ระบบซื้อ/ชำระหนี้ ระบบการบริหาร ทรัพยากร มนุษย์ (Payroll) System Revenue Cycle Expenditure Shipping Receiving Ext/Fin. reporting Tax & req. reporting Internal reporting No Planning/Control, Investment, or Production Cycles reflected here

ตัวอย่างระบบย่อยสารสนเทศทางการบัญชี: ธุรกิจบริการ Examples of AIS Subsystems: Service Firm Revenue General Ledger System Human resource Management (payroll) Service firm Revenue Cycle Billing/ A.Receivables Cash Receipts No Purchasing, Production, Planning/Control, Investment Cycles reflected here

ตัวอย่างระบบย่อยสารสนเทศทางการบัญชี: วงจรกิจการผลิต Examples of AIS Subsystems: Production Cycle Inventory System Human Resource Management (Payroll General Ledger Purchasing/ A. Payable/ Cash Disb. Production Production Cycle No Revenue, and Investment Cycles reflected here

โครงสร้างการจัดองค์ในธุรกิจ (Organizational Structure in Business Firms) ลำดับชั้น (Hierarchical) แบบผสม (Matrix: Blend functional and project-oriented structures) แบบกระจายอำนาจ (Decentralized) แบบเครือข่าย (Network)

A Networked Organizational Structure Consultant Training Marketing Consulting Services Consultant Recruitment Operation Management Customer Project Team Customer Services Management Figure 2-5

ระบบการดำเนินงานของผู้ผลิต (The Operational System of a Manufacturing Firm) Facilities Labor (human services) Data Funds Acquiring Materials Producing Finished Goods Storing Shipping to Customer Supporting Operations AIS Information Material from Supplier Manufacturing Firm Data and information flow Physical flows Figure 2-7

องค์ประกอบของข้อมูลธุรกิจ Useful Data Elements Concerning a Business Event ธรรมชาติขององค์ประกอบการเกิดข้อมูล (The nature of the element and when it occurred) มีตัวแทนใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับการเกิดรายการธุรกิจ(Which “agents” were involved) มีทรัพยากรได้บ้างที่เกี่ยวข้องและจำนวน (What kinds of resources were involved and in what quantities) แหล่งเกิดรายการข้อมูล (Where the event took place)

การจัดการข้อมูล Data Management: Some Specifics Records { File

การจัดแฟ้มข้อมูลเฉพาะ Some More Specifics การบันทึกบัญชีด้วยมือในสมุดรายวัน (Journalizing transactions) เทียบได้กับการบันทึกด้วยคอมพิวเตอร์ในแฟ้มรายการรายวัน (Transaction file) ผังบัญชี(chart of accounts)ในบัญชีแยกประเภทที่เป็นบัญชีคุมยอด และบัญชีย่อยรายคนของการทำด้วยมือ (Manual general ledger and subsidiary ledgers) เทียบเท่าแฟ้มข้อมูลหลักที่มีข้อมูลไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลงบ่อย (Master files) เมื่อทำด้วยคอมพิวเตอร์ ตัวอย่าง เช่น แฟ้มหลักบัญชีลูกหนี้ Accounts Receivable Master File แฟ้มหลักบัญชีเจ้าหนี้ Accounts Payable Master File แฟ้มหลักสินค้าคงคลัง Inventory Master File 12

กฎผังการไหลของข้อมูล 1 Basic Rules of Flowcharting - I 1) การไหลข้อมูลจากซ้ายไปขวา และจากบนลงล่าง 2) มีการนำเสนอขั้นตอนตามลำดับก่อนหลังอย่างชัดเจน 3) สัญลักษณ์ แทนในแต่ละขั้นตอนของผังการไหลของข้อมูล Examples: What is what? Figure 2-9

กฎข้อที่ 2 ของการทำผังการไหลของข้อมูล Basic Rules of Flowcharting - II 4) การแสดงการไหลของข้อมูลควรจะมีจุดสิ้นสุดของผังการไหลของข้อมล เช่น การส่งข้อมูลให้กับผู้ขาย หรือผู้ซื้อซึ่งเป็นหน่วยงานภายนอก หรือเมื่อมีการนำเสนอข้อมูลให้ผู้บริหารแล้ว อาจมีขั้นตอนการทำลายเอกสาร ก็จะเป็นตามตัวอย่างข้างล่าง Source Document Destroy From prior processing Figure 2-9 - continued

กฎข้อที่ 3 ของการทำผังการไหลของข้อมูล Basic Rules of Flowcharting - III 5) ควรมีสัญลักษณ์ input – Process-Output Input document Output Manual Process Figure 2-9 - continued

กฎข้อที่ 4 ของการทำผังการไหลของข้อมูล Basic Rules of Flowcharting - IV 6) เมื่อมีการส่งเอกสารข้ามหน่วยงานย่อยในองค์กร ควรมีการแสดงสัญลักษณ์ของเอกสารนั้นในหน่วยงานย่อยใหม่อีกครั้ง 7) ในทุก ๆสัญญลักษณ์ที่ใช้ควรเขียนอธิบายสั้น ๆ ไว้ภายในสัญลักษณ์นั้น 8) ถ้ามีเอกสารหลาย copy ก็ให้เขียนภาพสัญลักษณ์ให้เหลื่อมกันหลาย ๆ ภาพ Figure 2-9 - continued

กฎข้อที่ 5 ของการทำผังการไหลของข้อมูล Basic Rules of Flowcharting - V 9) มีการเพิ่มการอธิบายสัญลักษณ์ให้เหมาะสมในแต่ละสัญลักษณ์ 10) สัญลักษณ์การเชื่อมโยงระหว่างหน้า (Terminal symbol) Figure 2-9 - continued

กฎข้อที่ 6 ของการทำผังการไหลของข้อมูล Basic Rules of Flowcharting - VI 11) เมื่อมีข้อยกเว้นเกิดขึ้น (Exceptional Occurrences) ควรมีการเขียนข้อความให้ชัดเจนในสัญลักษณ์ ดังนี้ (i) เขียนข้อความในสัญลักษณ์ (ii) แยกผังการไหลของข้อมูลจากการผังหลักอย่างชัดเจน หรือ (iii) แสดงการแยกการตัดสินใจดังรูปข้างล่าง Customer Credit Satisfactory? Reject Order Accept Rejection Letter Acknowledgement Sales Order To Customer To sales Order Processing From prior processing Figure 2-9 - continued