การจัดเอกสารในสำนักงาน เนณุภา สุภเวชย์ นิสิตจ๊ะ slide นี้ มีไว้สำหรับทดสอบ animation ข้อมูลใน slide อาจมีทั้งข้อมูลจริง และข้อมูลสมมุตินะจ๊ะ : ) โปรดใช้วิจารณญาณ

เอกสารในสำนักงาน เอกสารธุรการ Business Files บริหาร Administration เช่น ประกัน กฎหมาย/ระเบียบ รายงานการประชุม ประชาสัมพันธ์ เอกสาร Equipment, supplies, services เช่น คู่มือ pricelist เครื่องเขียน พัสดุ การเงิน Finance เช่น บัญชี รายรับรายจ่าย บัตรเครดิต ค่าเดินทาง เงินเดือน/ค่าจ้าง อาคารและที่ดิน Premises เช่น ค่าเช่า ค่าซ่อม ค่าดูแลอุปกรณ์ต่างๆ เอกสารในสำนักงาน ประกอบด้วย...

เอกสารในสำนักงาน เอกสารตามภาระกิจ Operational Files แตกต่างกันไปตามภาระกิจ เช่น Business plan, customers/clients, inventory, marketing, presentations, project, supplies จดหมายเหตุ Permanent Files เช่น สัญญา เอกสารสรุปการเงิน รายงานการประชุม ภาพถ่าย เอกสารโครงการ สิ่งพิมพ์ของหน่วยงาน เอกสารอ้างอิง Reference Files เช่น รายชื่อหนังสือใหม่ รายชื่อคู่แข่ง เอกสารประกอบการสัมมนา ข่าวธุรกิจ (ข่าวในวงการที่เราอยู่) แผนที่

เอกสารในสำนักงาน อื่นๆ นอกจากนี้ ยังมีเอกสารที่เรียกว่า Finger Tips Files ปฏิทิน นามบัตร ใบเสร็จ To-do list Reference เช่น คู่มือ directory โบรชัวร์ ฯลฯ เอกสารเหล่านี้ อยู่รอบๆโต๊ะทำงาน ไม่ได้เข้าแฟ้ม

เป้าหมายของการจัดการเอกสาร เพื่อให้สามารถติดตามเอกสารได้ เรียกใช้ได้ทุกครั้งที่ต้องการ เอกสารที่เกิด ต้องมีการจัดเก็บเพื่อให้ค้นคืนได้ ดังนั้น มีภาระค่าใช้จ่าย ต้องควบคุมการเกิดของเอกสาร และปริมาณ เพื่อให้หยิบง่ายใช้สะดวก ลดพื้นที่จัดเก็บ จัดเอกสารรกในที่ทำงาน ทำไมต้องจัดเอกสาร

เอกสารเกิดขึ้นได้อย่างไร มาดูก่อนว่า เอกสารเกิดได้อย่างไร

Potential Customer Customer หน่วยงานหนึ่งๆ อาจมีการติดต่อกับ ลูกค้า ผู้ที่สนใจสินค้า/บริการ สั่งซื้อของ อุปกรณ์สำนักงาน หรือวัตถุดิบ และอาจต้อง deal กับหน่วยงานของรัฐอื่นๆ ทำให้เกิดเอกสาร Supplier Law Government

Announcement Procedure Memo Call for Meeting R&D Sales Project files Admin files CEO Newsletter Customer Relation เอกสารยังเกิดจากการสร้างขึ้นเพื่อสื่อสารภายใน จดหมายที่ใช้สื่อสารภายใน เรียกว่า “บันทึก” จัดเป็น “หนังสือภายใน” (oppose to “หนังสือภายนอก” ถ้าเป็นราชการ = ตราครุฑ) นอกจากนี้ ยังมีเอกสารที่ทำขึ้นเพื่อใช้งานภายใน เช่น คำสั่ง ประกาศ ระเบียบ จดหมายข่าว ฯลฯ รูปแบบการสื่อสาร อาจเป็น Top-Down, แนวขวาง หรือแบบกระจาย Admin

Potential Customer Copy Customer นอกจากนี้ ในการส่งเรื่องตอบไปยังลูกค้า หรือหน่วยงานภายนอก เราจะเก็บสำเนาเก็บไว้ Supplier Law Government

วงจรชีวิตของเอกสาร Current / Active Semi-current Semi-active Chart ด้านขวา เป็น variant model จากทฤษฎีของ Shellenberg Non-current จะทำลาย-ถ่ายโอนเป็นจดหมายเหตุ จากเอกสารที่จัดทำ 5-10% เท่านั้นที่เหลือเป็นเอกสารจดหมายเหตุ (สมสรวง พฤติกุล, 2544: 15 - หลักและแนวปฏิบัติในการจัดการเอกสาร) Disposal อาจเป็นการทำลาย หรือจัดเก็บถาวร เป็นจดหมายเหตุ เอกสารระหว่างปฏิบัติ – เอกสารระหว่างกระแสการใช้ เอกสารกึ่งปฏิบัติ – เอกสารระหว่างกึ่งกระแสใช้งาน คัดเอกสารบางส่วนออก เก็บในศูนย์เอกสารกลาง เอกสารที่ไม่ใช่งานแล้ว – เอกสารสิ้นกระแสการใช้ คัดเอกสารบางส่วนออกทำลาย หรือถ่ายโอนเอกสารที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ 5-10 % ของเอกสารที่จัดทำขึ้น Non-current Non-active

ปริมาณเอกสารในสำนักงาน ปริมาณเอกสาร มีเพิ่มขึ้นทุกปี

แล้วจะจัดการเอกสารอย่างไร

ระบบบริหารเอกสารที่สมบูรณ์ Policy Document Control Version, copy, draft control Privacy & Security Corporate & Workgroup Requirement Management of active records Management of Records creation And capture Document System ต้องดูแลทุกด้าน ทั้งเอกสารสำคัญ เอกสาร active, semi-active, active ต้องมีระเบียบปฏิบัติ แนวปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสาร และอบรมวิธีการจัดการเอกสารของบริษัทนั้นๆ / หน่วยงานนั้นๆ Vital Records Protection Management of inactive records Training Vital Records & Business Continuity Life Cycle Management

ขั้นตอน สำรวจเอกสาร เพื่อให้ทราบว่ามีเอกสารอะไรในองค์กรบ้าง กำหนด Retention Schedule ของเอกสารแต่ละประเภท สร้าง File Classification System ขององค์กร ซึ่งควรมีลักษณะ Retention Conscious แยกเอกสารบริหารซึ่งมักเก็บถาวรออกจากหมวดเอกสารปฏิบัติงาน จัดหมวดหมู่เอกสารในองค์กร บันทึกลงระบบ (โดยมากเป็นคอมพิวเตอร์) ประเมินค่าเอกสารทุกปีเพื่อ Transfer หรือทำลาย ชุดเอกสารนี้ ต้องบันทึกในระบบด้วย เพื่อติดตามเอกสารที่เคยอยู่ในสำนักงาน อบรมวิธีการจัดการเอกสารแก่พนักงาน รวมถึงการเข้าถึงคู่มือเอกสารที่ update ล่าสุด ขั้นตอนการจัดการเอกสาร เริ่มจากศูนย์

ตัวอย่างหมวดหมู่และ Retention คู่มือเอกสาร หมวดหมู่เอกสาร และรหัสแฟ้ม ตารางกำหนดอายุเอกสาร (Retention Schedule) Records series no Records description Suggested in office Suggested total FGA.9 Important Accounting files F+1 F+7 FGA.10 Insurance records CF+7V P FGA.10.1 Insurance policy register T(policy)+7 FGA.10.2 Insurance policy documents (public liability, worker compensation) CF+7 FGA.10.3 Insurance claim register FGA.10.4 Insurance claim records CP+7 เมื่อสำรวจเอกสารแล้ว จะได้อันนี้ เป็นผลผลิต ออกมา

ไม่ควรสร้างหมวดหมู่เอกสารตามโครงสร้างองค์กร ทั้งนี้ หมวดหมู่เอกสาร ไม่ควรเป็นโครงสร้างองค์กร เนื่องจากโครงสร้างองค์กรมีการเปลี่ยนแปลงได้

เมื่อได้หมวดหมูแล้ว ก็ Filing และบันทึกระยะเวลาทำลายไว้เลย

เอกสารเข้ามาจากภายนอก เอกสารภายใน และเอกสารที่สร้างขึ้นไว้ใช้ มีอัตราเพิ่มขึ้นมากกว่าอัตราทำลายเอกสาร คอยดูเอกสารที่ถึงอายุทำลายอยู่เรื่อยๆ (ทุกปี) อาจถ่ายลงสื่ออื่นก่อนทำลายก็ได้

สำนักงานก็จะสะอาดสะอ้าน น่าอยู่

Contact Us ติดต่อเราได้ที่

MAP  We are HERE!!! Go to Min Buri Go to Lak Si POLICE HEAD QUARTER Ramindra 21 Ramindra 23 Ramindra 19 POLICE FLATS We are HERE!!!

Thank you for your attention