เทคนิคการเขียน คู่มือการปฏิบัติงานหลัก เรืองชัย จรุงศิรวัฒน์ ผู้เชี่ยวชาญ ระดับ 9 ประจำสำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแก่น ◙ ที่ปรึกษาอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชภัฏราชนครินทร์ ◙ ที่ปรึกษาอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชภัฏกำแพงเพชร ◙ ที่ปรึกษาอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชภัฏบุรีรัมย์ ◙ อดีตที่ปรึกษารองอธิการบดีฝ่ายวางแผน มหาวิทยาลัยราชภัฏยะลา ◙ ที่ปรึกษาคณะสัตวแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น เอกสารการอบรม เชิงปฏิบัติการให้แก่ข้าราชการ และพนักงานสายสนับสนุนระดับปฏิบัติงาน และระดับปฏิบัติการ เรื่อง การเขียนผลงานทางวิชาการจากงานประจำ : เทคนิคการเขียนคู่มือการปฏิบัติงาน จัดโดย มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตปัตตานี วันที่ 27-28 กันยายน 2554

ผลงานทางวิชาการ คู่มือการปฏิบัติงานหลัก งานวิเคราะห์ งานวิจัย/วิจัยสถาบัน สิ่งประดิษฐ์ งานสร้างสรรค์ ศิลปะ ตกแต่ง ซ่อมบำรุง

คู่มือการปฏิบัติงาน หมายถึง เอกสารที่แต่ละหน่วยงานสร้างขึ้นมาเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของหน่วยงานนั้น และใช้เป็นคู่มือสำหรับศึกษาการปฏิบัติงานของบุคลากรในหน่วยงาน อีกทั้งยังสามารถปรับปรุงให้สอดคล้องกับระเบียบ วิธี และเทคโนโลยีที่เปลี่ยน ไปในอนาคต

โครงสร้างคู่มือการปฏิบัติงาน ประกอบด้วย วัตถุประสงค์ ขอบเขต คำจำกัดความ โครงสร้างของหน่วยงาน* ความรับผิดชอบ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน เอกสารการอ้างอิง บรรณานุกรม* ที่มา : สนง.คณะกก.พัฒนาระบบราชการ(ก.พ.ร.) * วิทยากรเพิ่มขึ้นเอง

เทคนิคการเขียนคู่มือ การปฏิบัติงาน เหตุที่ต้องเน้นที่การเขียนคู่มือการปฏิบัติงาน ก็เพราะหลายมหาวิทยาลัย และส่วนราชการส่วนใหญ่ มักจะกำหนดให้คู่มือการปฏิบัติงาน เป็นหนึ่งในผลงานทางวิชาการที่จะใช้ประกอบการขอกำหนดตำแหน่งให้สูงขึ้น และ/หรือ เป็นเอกสารที่ใช้ประเมินผลการปฏิบัติงานหรือ การต่อสัญญาจ้าง(ลจ.ชค. , พนง.มหาวิทยาลัย)

สิ่งที่สำคัญในการเขียนคู่มือการปฏิบัติงาน คือต้องเขียนเรียบเรียงที่แสดงเห็นว่าสามารถนำไปปฏิบัติจริงได้ หากระบุได้ว่าได้นำไปปฏิบัติจริงมาตั้งแต่เมื่อใด ที่หน่วยงานใด มีปัญหาอย่างไร และได้แก้ไขมาแล้วอย่างไร ...จะทำให้มีน้ำหนักมากขึ้น เรียบเรียงให้เป็นแนวคิดของตนเองแล้วนำกฎ ระเบียบ หนังสือเวียน มติที่ประชุม ข้อบังคับ ฯลฯ ตลอดจน ข้อเขียนข้อคิดเห็นของผู้อื่น หรือจากประสบการณ์จริงที่เคยปฏิบัติงานมาแล้ว มาประกอบการอ้างอิงสนับสนุนแนวคิดในคู่มือที่เขียนขึ้น

แนวทางในการเรียนคู่มือการปฏิบัติงานที่แสดงความเป็นผู้ชำนาญการ ควรแบ่งออกเป็นบทๆ ในแต่ละบทควรมีรายละเอียดพอสมควรที่จะแยกเป็นบทได้ ที่สำคัญควรมีบรรณานุกรมและภาคผนวกด้วย การเขียนคู่มือการปฏิบัติงานควรยกตัวอย่างประกอบ ด้วย และตัวอย่างที่ยกประกอบนี้ต้องเป็นตัวอย่างที่ “ถูก” หรือ “สามารถทำได้” และเป็นตัวอย่างที่ “ผิด” หรือ “ไม่สามารถทำได้” เพื่อให้เห็นทั้งสองด้าน การเขียนจะเริ่มจากบทไหนก่อนก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่เราหามาได้ก่อนหลัง ควรตั้งเป็นแฟ้ม จดบันทึกเอาไว้ แล้วในแต่ละเดือนให้นำมาสรุปเป็นรายเดือน หรือ 3-4 เดือน/ครั้ง

วัตถุประสงค์ของการจัดทำ คู่มือปฏิบัติงาน ผู้ปฏิบัติงานทราบว่าควรปฏิบัติงานอย่างไร เมื่อใด กับใคร เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นมาตรฐานเดียวกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานสอดคล้องกับนโยบาย วิสัยทัศน์ ผู้ปฏิบัติงานทราบและเข้าใจว่าควรทำอะไรก่อนและหลัง ผู้บริหารสามารถคิดตามงานได้ทุกขั้นตอน เป็นเครื่องมือในการฝึกอบรม ใช้เป็นเอกสารอ้างอิงในการทำงาน บุคลากรสามารถทำงานแทนกันได้ ลดข้อผิดพลาดจากการทำงานที่ไม่เป็นระบบ

ลักษณะของคู่มือปฏิบัติงานที่ดี ชัดเจน เข้าใจง่าย เป็นประโยชน์ในการทำงานและการฝึกอบรม เหมาะสมกับหน่วยงานและผู้ใช้งานแต่ละกลุ่ม มีความน่าสนใจ น่าติดตาม มีความเป็นปัจจุบัน(Update) ไม่ล้าสมัย มีตัวอย่างประกอบ

เริ่มต้นเขียนคู่มือปฏิบัติงาน

โครงสร้างและรูปแบบของคู่มือการปฏิบัติงาน ไม่มีโครงสร้างและรูปแบบที่ชัดเจนเป็นมาตรฐาน สามารถเขียนได้หลายลักษณะตามรูปแบบของงาน คู่มือการปฏิบัติงานควรเขียนให้เข้าใจง่าย ยืดหยุ่น และรัดกุม ใช้คำศัพท์ให้เหมาะสมกับผู้ใช้งาน

คู่มือปฏิบัติงาน ของ ก.พ.ร. (มกราคม 2552)

ระดับของคู่มือปฏิบัติการงาน คู่มือการปฏิบัติงาน เมื่อแบ่งตามการปฏิบัติงาน แบ่งได้ 3 ระดับ ดังนี้..... Manual Book Manual Book เป็นคู่มือการปฏิบัติงานที่นำเอา กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ มติหนังสือเวียน หรือ หนังสือตอบข้อหารือที่เกี่ยวข้อง และนำมารวบรวมไว้ ให้เป็นหมวดหมู่ แล้วจัดทำเป็นรูปเล่ม

2. Cook Book Cook Book เป็นคู่มือการปฏิบัติงานสูงขึ้นมาอีกหนึ่งระดับ มีลักษณะเหมือน ระดับที่ 1 แต่ได้เพิ่มขั้นตอน และวิธีการปฏิบัติงานเข้าไป 3. Tip Book Tip Book เป็นคู่มือการปฏิบัติงานระดับสูงสุด ที่ลักษณะเหมือนระดับ 1 ระดับ 2 แต่เพิ่มเทคนิควิธีการ, ประสบการณ์จากการปฏิบัติงานมานาน เข้าไป

โครงร่างบทต่างๆใน คู่มือการปฏิบัติงาน* *จากประสบการณ์การเขียนเอกสารทางวิชาการ เพื่อขอกำหนดตำแหน่งให้สูงขึ้น

บทต่างๆในคู่มือปฏิบัติงาน บทที่ 1 บทนำ บทที่ 2 โครงสร้าง และ หน้าที่ความรับผิดชอบ บทที่ 3 หลักเกณฑ์วิธีการปฏิบัติงาน(กฎ ระเบียบ คำสั่ง ประกาศ ข้อบังคับ มติ เกณฑ์มาตรฐาน ฯลฯ) บทที่ 4 เทคนิคการปฏิบัติงาน/กรณีตัวอย่างศึกษา บทที่ 5 ปัญหาอุปสรรคและข้อเสนอแนะ บรรณานุกรม ภาคผนวก ประวัติผู้เขียน

บทที่ 1 บทนำ ความเป็นมาและความสำคัญของคู่มือ วัตถุประสงค์ บทที่ 1 บทนำ ความเป็นมาและความสำคัญของคู่มือ วัตถุประสงค์ ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ ขอบเขตของคู่มือ คำจำกัดความเบื้องต้น ข้อตกลงเบื้องต้น

1.1 ความเป็นมาและ ความสำคัญของคู่มือ ผู้เขียนคู่มือการปฏิบัติงาน ต้องเขียนถึงความเป็นมาและความสำคัญของคู่มือการปฏิบัติงาน(เล่มที่ตนกำลังเขียนอยู่นี้) โดยเขียนถึงความเป็นมาของงานที่ได้ปฏิบัติ อยู่ มีความสำคัญอย่างไร มีความจำเป็นอย่างไรที่ต้องมีคู่มือการปฏิบัติงาน งานนี้เป็นงานหลัก หรืองานรองของหน่วยงาน หรือ ของตำแหน่งที่ปฏิบัติ

1.2 วัตถุประสงค์ของคู่มือ ผู้เขียนคู่มือการปฏิบัติงาน ต้องเขียนอธิบายชี้แจงให้ผู้ศึกษา/ผู้ใช้คู่มือฯ ทราบถึงวัตถุประสงค์ในการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานนี้ เช่น... การทำคู่มือการปฏิบัติงานนี้ ทำขึ้นมาเพื่อให้มั่นใจว่าได้มีการปฏิบัติตามกฎ ตามระเบียบ ตามข้อบังคับ ตามหลักเกณฑ์ และวิธีการที่กำหนดไว้อย่างสม่ำเสมอ มีประสิทธิภาพ สอดคล้องกับนโยบาย และวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน/ของผู้ปฏิบัติงาน/ของผู้รับบริการ

1.3 ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ ผู้เขียนคู่มือการปฏิบัติงาน ต้องเขียนอธิบายชี้แจงให้ผู้ศึกษา/ผู้ใช้คู่มือฯ ได้ทราบประโยชน์ในการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานนี้อย่างไร เช่น...

1.4 ขอบเขตหรือข้อจำกัด ผู้เขียนคู่มือการปฏิบัติงาน ต้องเขียนอธิบายชี้แจงให้ผู้ศึกษา/ผู้ใช้คู่มือฯ คำนึงถึงขอบเขตหรือข้อจำกัดของคู่มือการปฏิบัติงานนี้ ว่ามีความคลอบคลุม กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ หนังสือเวียน มติ หลักเกณฑ์ และ วิธีการ ครอบคลุมตั้งแต่ขั้นตอนใด ถึงขั้นตอนใด หน่วยงานใด กับใคร และเมื่อใด

1.5 คำจำกัดความเบื้องต้น ผู้เขียนคู่มือการปฏิบัติงาน ต้องเขียนอธิบายชี้แจงให้ผู้ศึกษา/ผู้ใช้คู่มือฯ ทราบถึงคำจำกัดความต่างๆ ที่มีอยู่ในคู่มือการปฏิบัติงานนี้ คำศัพท์เฉพาะที่มีในคู่มืออาจเป็นภาษาไทย หรือ ภาษาต่างประเทศ หรือ คำย่อ ก็ได้ เช่น...

1.6 ข้อตกลงเบื้องต้น(ถ้ามี) ผู้เขียนคู่มือการปฏิบัติงาน ต้องเขียนอธิบายชี้แจงให้ผู้ศึกษา/ผู้ใช้คู่มือฯ ทราบถึงข้อตกลงเบื้องต้น ที่มีอยู่ในคู่มือการปฏิบัติงานนี้

บทที่ 2 โครงสร้าง และ หน้าที่ความรับผิดชอบ บทที่ 2 โครงสร้าง และ หน้าที่ความรับผิดชอบ โครงสร้างหน่วยงาน ภาระหน้าที่ของหน่วยงาน บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ ลักษณะงานที่ปฏิบัติ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

2.1 โครงสร้างของหน่วยงาน ผู้เขียนคู่มือการปฏิบัติงาน ต้องเขียนอธิบายชี้แจงให้ผู้ศึกษา/ผู้ใช้คู่มือฯ ทราบถึงโครงสร้างของหน่วยงาน ที่มีอยู่ในคู่มือการปฏิบัติงานนี้ โดยเขียนแยกเป็นโครงสร้างการบริหารของหน่วยงาน และโครงสร้างอัตรากำลังของหน่วยงาน

โครงสร้างของหน่วยงาน ประกอบด้วย โครงสร้างหน่วยงาน (Organization chart) โครงสร้างการบริหาร (Administration chart) โครงสร้างอัตรากำลัง (Activity chart)

โครงสร้างหน่วยงาน (Organization chart) ลักษณะการแสดงจะเป็นชื่อของ หน่วยงาน สำนักงานคณบดี คณะครุศาสตร์ งาน บริหารทั่วไป งาน นโยบายและแผน งาน คลังและพัสดุ

โครงสร้างการบริหาร (Administration chart) ลักษณะการแสดงจะเป็นชื่อของตำแหน่งงานบริหาร หัวหน้าสำนักงานคณบดี คณะครุศาสตร์ หัวหน้างาน บริหารทั่วไป หัวหน้างาน นโยบายและแผน หัวหน้างาน คลังและพัสดุ

โครงสร้างอัตรากำลัง (Activity chart) ลักษณะการแสดงจะเป็นชื่อของ ผู้ดำรงตำแหน่ง นาย/นาง....... หัวหน้าสำนักงานคณบดี คณะครุศาสตร์ นาน/นาง...... หัวหน้างาน บริหารทั่วไป นาย/นาง....... หัวหน้างาน นโยบายและแผน นาย/นาง...... หัวหน้างาน คลังและพัสดุ

2.2 ภาระหน้าที่ของหน่วยงาน ประกอบด้วย ภาระหน้าที่หลักของงานโดยรวม ภาระหน้าที่หลักของแต่ละหน่วยงาน ภาระหน้าที่ของแต่ละบุคคลในหน่วยงาน

ผู้เขียนคู่มือการปฏิบัติงาน ต้องเขียนอธิบายชี้แจงให้ผู้ศึกษา/ผู้ใช้คู่มือฯ ทราบถึงบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ ที่มีอยู่ในคู่มือการปฏิบัติงานนี้ โดยเขียนแยกเป็นหน้าที่ของหน่วยงาน และหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งนั้นๆ เช่น...

ตัวอย่างการเขียน บทบาทหน้าที่ของสำนักส่งเสริมฯ สำนักส่งเสริมฯ มีภารกิจและบทบาทหน้าที่ดังนี้     ۞ การสนับสนุนการบริหารและดำเนินงานด้านวิชาการ การจัดการศึกษา และการจัด การเรียนการสอนของมหาวิทยาลัย ۞ สนับสนุนการบริหารและดำเนินงานของฝ่ายวิชาการของมหาวิทยาลัย ۞ การดำเนินงานเกี่ยวกับการขอเปิดหลักสูตรและรายวิชา และการจัดการสหกิจ ศึกษาของมหาวิทยาลัย ۞ การจัดทำระเบียบ ประกาศ แนวปฏิบัติต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานด้ายวิชาการและ การจัดการศึกษาของมหาวิทยาลัย ۞ การดำเนินงานด้านระบบทะเบียนและประมวลผลการศึกษาของมหาวิทยาลัย ฯลฯ

ขั้นตอนของการปฏิบัติงาน (Work Instruction) ผู้เขียนคู่มือการปฏิบัติงาน ต้องเขียนอธิบายชี้แจงให้ผู้ศึกษา/ผู้ใช้คู่มือฯ ทราบถึงขั้นตอนของการปฏิบัติงานในแต่ละกิจกรรม ของตำแหน่งงานในคู่มือการปฏิบัติงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงานเป็นการอธิบายถึงขั้นตอนการทำงานอย่างละเอียดว่า... ทำอะไร? ทำที่ไหน? ทำอย่างไร? เมื่อไร?