โครงการเพิ่มช่องทางการรับชำระเงินค่าหอพัก งานหอพักนิสิต สำนักงานนิสิตสัมพันธ์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

แนะนำสมาชิก 1. นายประสาท จูมพล หัวหน้าฝ่าย 1. นายประสาท จูมพล หัวหน้าฝ่าย 2. นางเยาวพร หนูแป้นน้อย ประธานกลุ่ม 3. นางสาวกรกช นาคบุญช่วย สมาชิก 4. นายมนัส สมคะเน สมาชิก 5. ผู้แทนสายงานการเงิน ส่วนการคลัง สมาชิก 6. ผู้แทนสายงานการเงิน ส่วนการคลัง สมาชิก 7. นางสาวนิพัทธ์พร วงษ์หิรัญ เลขานุการ

โครงสร้างหน่วยงาน-ภารกิจ-กลุ่มลูกค้า ภารกิจหลัก : ให้บริการหอพักนิสิตในระดับปริญญาตรี-โท-เอก ทั้งภายใน และภายนอกมหาวิทยาลัย จำนวน 6 หอพัก กลุ่มลูกค้า : นิสิต ป.ตรี ,ป.โท, ป.เอก กว่า 3,200 คน

สภาพปัจจุบัน :บริการรับชำระเงินค่าหอพัก กระบวนการรับชำระเงินค่าหอพัก นิสิตรับแบบฟอร์มขอรับชำระ นิสิตเขียนแบบฟอร์มขอรับชำระ ยื่นชำระที่ส่วนการคลัง ได้รับใบเสร็จ จำนวนนิสิตที่ใช้บริการหอพักมากกว่า 3,200 คน รอบเวลารับชำระ 3 ครั้ง/ปี (เทอมละ 1 ครั้ง) กำหนดระยะเวลารับชำระ 2 สัปดาห์ (เฉพาะวันทำงาน จ-ศ.) ช่วงเวลารับชำระ 8.30-15.00 น. (พัก 12.00-13.00 น.) มีช่องทางชำระเงิน 1 ช่องทาง คือ ส่วนการคลัง อาคารจามจุรี 5 ชั้น 3 และมี 1 สถานีรับชำระ (ให้บริการรับชำระหลายรายการ)

ประเด็นปัญหาที่พบ นิสิตที่ใช้บริการมีความไม่พอใจในความไม่สะดวกของการรับชำระเงินค่าหอพัก ช่วงเวลารับชำระ ตรงกับช่วงเวลาเรียน (โดดเรียน) ต้องเสียเวลาเดินทางจากคณะมาที่ส่วนการคลัง มีคิวรอรับชำระยาว โดยเฉพาะในช่วงวันสุดท้าย (มีช่องรับชำระช่องเดียว มีนิสิตที่ชำระค่าหอพักไม่ทัน ทำให้พ้นสภาพนิสิตหอพัก (การดำเนินการขอคืนสภาพนิสิตหอพักมีหลายขั้นตอน ใช้เวลานาน) มีการรับชำระเงินค่าหอพักผิดพลาด (นิสิตหยิบแบบฟอร์มผิด, เขียนไม่ชัดเจน/เขียนผิด และจนท.บันทึกข้อมูลผิดพลาด) เจ้าหน้าที่ส่วนการคลังรับภาระงานหนัก ในช่วงรับชำระเงิน ค่าหอพัก (ต้องรับชำระบริการอื่นๆด้วย)

“เพิ่มช่องทางการรับชำระเงินค่าหอพัก” หัวข้อโครงการ โครงการ “เพิ่มช่องทางการรับชำระเงินค่าหอพัก” วัตถุประสงค์ : เพิ่มความพึงพอใจของนิสิตในการให้บริการรับชำระเงินค่าหอพัก ตัววัดผลสำเร็จ : - ความพึงพอใจของนิสิตเพิ่มขึ้น - จำนวนนิสิตพ้นสภาพนิสิตหอพักจากการชำระเงินค่าหอพักเกินกำหนดลดลง

การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา ระดมสมองหาทางเลือกในแก้ไขปัญหา Action 1 : เพิ่มช่องทางการรับชำระเงินค่าหอพัก (สะดวกทุกที่…ทุกเวลา) ปัญหาช่วงเวลารับชำระ => ชำระได้ 24 ชั่วโมง ปัญหาต้องเดินทางมาส่วนการคลัง => ชำระได้ทุกที่ online, ตู้ATM Action 2 : ปรับปรุงฐานข้อมูล Website ลดความผิดพลาดในการรับชำระ (นิสิตหยิบแบบฟอร์มผิด, เขียนไม่ชัดเจน/เขียนผิด และจนท.บันทึกข้อมูลผิดพลาด) ลดภาระงาน และความเครียดของเจ้าหน้าที่ส่วนการคลัง

Action 1 : เพิ่มช่องทางการรับชำระเงินค่าหอพัก ก่อนปรับปรุง หลังปรับปรุง มีช่องทางการชำระเงินเพียง 1 ช่องทาง 1. ส่วนการคลัง เพิ่มช่องทางการชำระเงินค่าหอพัก โดยชำระผ่าน เคาน์เตอร์ ธ.ไทยพาณิชย์ ตู้ ATM Easy Net ส่วนการคลัง สถานะ : -กำลังดำเนินการ ตามแผนที่แนบมา- เป้าหมาย : เปิดใช้ 7 มีนาคม 54

Action 2 : ปรับปรุงฐานข้อมูล Website ก่อนปรับปรุง หลังปรับปรุง ภาพแบบฟอร์มเดิม 4 แบบฟอร์ม (ลายมือ) - ภาพแบบฟอร์มใหม่ (Design ใหม่ใน Web) / print หน้า Website สถานะ : - เสร็จสมบูรณ์ -

ปัญหา/อุปสรรคที่พบ และ แนวทางแก้ไข ปัญหา /อุปสรรคที่พบ ผลกระทบ (ถ้ามี) แนวทางแก้ไข 1. การจัดทำสัญญากับธนาคาร กลุ่มไม่มีความเชี่ยวชาญในภาษาที่เกี่ยวกับการเงิน และกฎหมาย ทำให้โครงการล่าช้า - ประสานความร่วมกัน 3 ฝ่าย (หอพักนิสิต ส่วนการคลัง และสายงานนิติการ) โดยจัดทำ To Do List มอบหมายงานตามความรับผิดชอบ 2. การขอเปิดบัญชีที่จะนำโอนเงินค่าธรรมเนียมหอพัก - ประสานความร่วมกัน 2 ฝ่าย (หอพักนิสิตและส่วนการคลัง) โดยจัดทำ To Do List มอบหมายงานตามความรับผิดชอบ

สรุปสิ่งที่ได้เรียนรู้ และการนำไปประยุกต์ใช้ การนำไปใช้ การทำงานร่วมกันเป็นทีม การประสานงานกับแต่ละฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับโครงการ การบริหารโครงการระหว่างหน่วยงาน (งานหอพักนิสิต ส่วนการคลัง สำนัก ERPและธนาคารไทยพาณิชย์ ) การบริหารจัดการเวลาระหว่างงานประจำกับงานพัฒนา ตระหนักในความต้องการของลูกค้า (นิสิต) =>Customer focus การมีส่วนของพนักงานในการปรับปรุงงานบริการ สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับโครงการอื่นๆในอนาคต ประสบการณ์ในการดำเนินโครงการระหว่างหน่วยงาน

Next Step : สิ่งที่จะปฏิบัติต่อไป หัวข้อ / กิจกรรม ดูแล ปรับปรุงและพัฒนาระบบเว็บไซต์ฐานข้อมูลนิสิตหอพัก ปรับปรุงระบบการรับ – จ่าย ค่าธรรมเนียมหอพักแบบรายวัน รายเดือนเพื่อรองรับอาคารหอพักนิสิต 17 ชั้น หลังใหม่

จบการนำเสนอ ขอบคุณครับ