พัฒนาคุณภาพงานและจดทะเบียนตั้งกลุ่ม รุ่นที่ 1 – 6 (ปีที่ 2) โครงการจัดทำหนังสือรับรองเงินเดือนบุคลากรผ่านระบบ CU-HR กลุ่มน้ำใจจามจุรี

โครงการจัดทำหนังสือรับรองเงินเดือนบุคลากรผ่านระบบ CU-HR หน่วยงานที่ร่วมในทีม สำนักบริหารทรัพยากรมนุษย์ ศูนย์การจัดการทรัพยากรมหาวิทยาลัย (CU-ERP) ที่มา/มูลเหตุจูงใจของโครงการ ขั้นตอนการขอหนังสือรับรอง (หลายขั้นตอน) ระยะเวลาที่ใช้ในการจัดทำ (ล่าช้า) ลดการใช้ทรัพยากร (การเก็บสำเนาเอกสารเพื่อใช้เป็นหลักฐาน) เป้าหมายและตัวชี้วัด ระยะเวลาการขอหนังสือรับรองลดลงจาก 1 วัน เป็น 10 นาที ลดปริมาณกระดาษ (ตัวสำเนาที่ต้องจัดเก็บ และแบบขอหนังสือรับรอง) อัตราความพึงพอใจของบุคลากร ร้อยละ 80

กระบวนการออกหนังสือรับรองเงินเดือน (เดิม) ในวันถัดไป 180 นาที บุคลากรกรอกเอกสารเพื่อแสดงความจำนงขอหนังสือรับรอง เจ้าหน้าที่ดำเนินการจัดทำหนังสือรับรอง เสนอลงนาม บุคลากรมารับเอกสารและลงนามในตัวสำเนา 30นาที 5 นาที

ประเด็นปัญหา ระยะเวลาในการออกหนังสือเดิมต้องใช้เวลา 1 วันทำการ เนื่องจากต้องรอรวบรวมหนังสือเพื่อลงนามครั้งละหลายๆ ฉบับ ทำให้บุคลากรต้องรอรับหนังสือรับรองในวันถัดไป รูปแบบหนังสือที่บุคลากรมาขอมีหลากหลายประเภท/รูปแบบ มีข้อผิดพลาดในการนำข้อมูลมาจัดทำหนังสือรับรอง

สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ ระยะที่ 1 (มิ.ย. – ก.ย. 54) กำหนดแบบฟอร์มการออกหนังสือรับรองให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ปรับลดขั้นตอนในการเสนอลงนาม โดยการให้ผู้มีอำนาจลงนามในแบบฟอร์มเปล่าไว้ จัดทำทะเบียนคุมการออกเลขที่หนังสือรับรองเอง เพื่อลดขั้นตอนในการขอออกเลขหนังสือจากส่วนกลาง พัฒนาโปรแกรมเพื่อออกหนังสือรับรอง ทดลองจัดทำหนังสือรับรองเงินเดือนผ่านระบบ CU-HR เพื่อสำรวจความพึงพอใจ และตรวจสอบรอบระยะเวลาที่ใช้งานจริง ระยะที่ 2 (ต.ค. – ธ.ค. 54) เริ่มจัดทำหนังสือรับรองผ่านระบบ CU - HR ประชาสัมพันธ์ให้หน่วยงานคณะ/สถาบัน ที่สนใจใช้โปรแกรมจัดพิมพ์หนังสือรับรองเงินเดือนผ่านระบบ CU-HR ในกรณีที่ใช้แบบฟอร์มมาตรฐานเดียวกัน จัดอบรมการใช้งานโปรแกรมให้กับหน่วยงานคณะ/สถาบันที่สนใจ

ผลลัพธ์ของการพัฒนา

ผลการปรับปรุง เจ้าหน้าที่สามารถจัดทำหนังสือรับรองได้ในเวลา 10 นาที บุคลากรได้รับความสะดวกรวดเร็วในการรับบริการขอหนังสือรับรอง และมีความพึงพอใจในการรับบริการ ระบบบริหารงานบุคคล (CU-HR) มีข้อมูลที่ครบถ้วน ถูกต้อง และทันสมัยต่อการใช้งาน 1 2 3

กระบวนการออกหนังสือรับรองเงินเดือน (ใหม่) รอรับได้ทันที 8 นาที บุคลากรแจ้งความจำนงขอหนังสือรับรองโดยยื่นบัตรประจำตัวพนม./บัตรประจำตัวประชาชน เจ้าหน้าที่ดำเนินการจัดทำหนังสือรับรองจากระบบ CU-HR บุคลากรเซ็นต์รับเอกสาร 1นาที

ผลลัพธ์ตามตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ ระยะเวลาการขอหนังสือรับรอง ก่อนปรับปรุง 1 วันทำการ หลังปรับปรุง 10 นาที

ผลลัพธ์ตามตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ ผลการสำรวจความพึงพอใจ ระหว่างวันที่ 19 กันยายน – 28 กันยายน 2554 จำนวนผู้มาใช้บริการ จำนวนผู้ตอบแบบสอบถาม % ของผู้ตอบแบบสอบถาม 96 คน 45 คน 46.87 %

ผลลัพธ์ตามตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ ผลการสำรวจความพึงพอใจ ระหว่างวันที่ 19 กันยายน – 28 กันยายน 2554

ผลลัพธ์ตามตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ ผลการสำรวจความพึงพอใจ ระหว่างวันที่ 19 กันยายน – 28 กันยายน 2554

สถิติการขอหนังสือรับรองตั้งแต่เดือน ก.ย. 54 – ธ.ค. 54