การใช้ Microsoft Word 2007 / 2010 เพื่อการจัดการงานเอกสารเชิงวิชาการ โครงการอบรมเชิงปฏิบัติการ เพื่อพัฒนาศักยภาพบุคลากร คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ ประจำปี 2555 การใช้ Microsoft Word 2007 / 2010 เพื่อการจัดการงานเอกสารเชิงวิชาการ โดย บรรพต พิจิตรกำเนิด

เนื้อหาในการอบรม ทบทวน Ribbon ต่างๆ Ribbon – หน้าแรก Ribbon – แทรก

ทบทวน Ribbon ต่างๆ

Ribbon - หน้าแรก

เราสามารถกำหนดรูปแบบตัวอักษร ที่ใช้เป็นประจำได้ ตามขั้นตอนต่อไปนี้

กำหนดชื่อรูปแบบอักษร ปรับแต่งรูปแบบตามต้องการ

ขั้นตอนนี้มีความเชื่อมโยงกับการทำสารบัญอัตโนมัติ เลือกลักษณะของอักษร ขั้นตอนนี้มีความเชื่อมโยงกับการทำสารบัญอัตโนมัติ

เราจะได้รูปแบบตัวอักษรตามต้องการ

Ribbon - แทรก

Ribbon – เค้าโครงหน้ากระดาษ

การกำหนดระยะขอบเท่าใดนั้น ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของแต่ละหน่วยงาน

การอ้างอิงแทรกในเนื้อหา Ribbon – การอ้างอิง การอ้างอิงแทรกในเนื้อหา

ขั้นตอนแรก – เลือกรูปแบบการอ้างอิง ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของแต่ละหน่วยงาน ขั้นตอนแรก – เลือกรูปแบบการอ้างอิง ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของแต่ละหน่วยงาน

พิมพ์เนื้อหาตามปกติ และเมื่อต้องการแทรกอ้างอิง จำไว้ว่า Cursor ต้องอยู่ในตำแหน่งที่ต้องการแทรกอ้างอิง

กรณียังไม่เคยมีข้อมูลการอ้างอิง เลือก เพิ่มแหล่งข้อมูลใหม่

จะปรากฏหน้าจอดังภาพ

เลือกรูปแบบ ของทรัพยากร ที่นำมาอ้างอิง

เลือกภาษา ของทรัพยากร ที่นำมาอ้างอิง

กรณีผู้แต่งเป็นชาวต่างประเทศ จำไว้ว่า ให้ใส่ในช่อง “ผู้เขียน”

กรณีผู้แต่งเป็นชาวไทย จำไว้ว่า ให้ใส่ในช่อง “ผู้เขียนที่เป็นองค์กร”

กรอกข้อมูลให้ครบถ้วน โดยเฉพาะช่องที่มี (*) แล้วเลือก “ตกลง”

หากต้องการใส่เลขหน้าที่อ้างอิงถึง ให้พิมพ์เพิ่มที่ตำแหน่งนั้นๆ ได้เลย

Ribbon – การอ้างอิง บรรณานุกรม

ขั้นตอนแรก – ให้นำ Cursor ไปไว้ยังตำแหน่งที่ต้องการสร้างบรรณานุกรม ขั้นตอนที่สอง – เลือกบรรณานุกรม - เลือกรูปแบบของบรรณานุกรม

ผลลัพธ์ที่ได้คือบรรณานุกรมตามรูปแบบการอ้างอิงที่เลือกไว้

หากรูปแบบอักษรไม่ถูกต้อง สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามปกติ

หากต้องการแก้ไขรายการบรรณานุกรมที่ไม่ถูกต้อง ให้ลบข้อมูลบรรณานุกรมทั้งหมดก่อน

กรณีต้องการปรับเปลี่ยนข้อมูลการอ้างอิง เลือก “จัดการแหล่งข้อมูล” จะปรากฏหน้าจอดังภาพ หลักจากนั้น เลือกรายการที่ต้องการแก้ไข แล้วเลือก “แก้ไข”

แก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง แล้วเลือก “ตกลง”

เลือกบรรณานุกรม – เลือกรูปแบบของบรรณานุกรม อีกครั้ง

Ribbon – การอ้างอิง สารบัญ

ปรับแต่งรูปแบบอักษร ตามข้อกำหนดของหน่วยงาน

ข้อมูลที่จะนำไปเป็นหัวข้อในสารบัญ ถูกกำหนดในรูปแบบอักษรไว้แล้ว

เลือกสารบัญ – เลือกรูปแบบของสารบัญที่ต้องการ

ผลลัพธ์ที่ได้ คือ สารบัญที่ได้นำหัวข้อต่างๆ มาจัดทำพร้อมเลขหน้า ตามที่กำหนด

หากรูปแบบที่ได้ ไม่ถูกต้อง ไม่สวยงาม สามารถปรับแต่งได้ตามปกติ

Ribbon – จดหมายเวียน

ขั้นตอนแรก – เลือก “เริ่มจดหมายเวียน” – เลือกรูปแบบของจดหมายเวียน

ตัวอย่างการทำซองจดหมายเวียน – เลือกขนาดซองจดหมาย แล้วเลือก “ตกลง”

เลือก “เริ่มจดหมายเวียน” – เลือก “ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน”

ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน

พิมพ์ข้อความของซองจดหมาย ตามตำแหน่งที่ต้องการ จำไว้ว่า ข้อมูลของผู้รับ ไม่ต้องพิมพ์ข้อมูล หลังจากนั้น เลือก “ถัดไป: กำลังเริ่มเอกสาร”

เลือก “ถัดไป: เลือกผู้รับ”

กรณีไม่เคยมีฐานข้อมูลผู้รับ ให้เลือก “พิมพ์รายการใหม่” แล้วเลือก “สร้าง”

หน้าจอจะปรากฏหน้าต่างจัดการข้อมูลของผู้รับ หากต้องการปรับแก้เขตข้อมูล ให้เลือก “กำหนดคอลัมน์เอง”

ปรับเปลี่ยนเขตข้อมูลตามต้องการ ซึ่งทำได้ทั้ง เพิ่ม / ลบ / เปลี่ยนชื่อ จำไว้ว่า ต้องการกระทำกับข้อมูลใด ต้องเลือกเขตข้อมูลนั้นก่อน หลังจากนั้น เลือก “ตกลง”

เริ่มกรอกข้อมูลผู้รับ ตามเขตข้อมูลให้ถูกต้อง หลักจากนั้นเลือก “ตกลง”

เลือก “ถัดไป: จัดเรียงซองจดหมายของคุณ” v เลือก “ถัดไป: จัดเรียงซองจดหมายของคุณ”

เลือก “รายการเพิ่มเติม...” จะปรากฏหน้าจอ “การแทรกเขตข้อมูล...” ให้ทำการจัดวางเขตข้อมูลตามตำแหน่งที่ต้องการ หลักจากนั้นเลือก “ถัดไป: แสดงตัวอย่างซองจดหมาย”

หากข้อมูลไม่ถูกต้อง ให้เลือก “ก่อนหน้า: จัดเรียงซองจดหมาย”

ปรับแต่งข้อมูลตามต้องการ แล้วเลือก “ถัดไป: แสดงตัวอย่างซองจดหมาย”

เลือก << หรือ >> เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง เลือก << หรือ >> เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง

เลือก “ถัดไป: ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์” เลือก “ถัดไป: ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์”

เลือก “การพิมพ์ ...”

กำหนดการพิมพ์ตามต้องการ แล้วเลือก “ตกลง”

การแก้ไขจดหมายเวียน – ครั้งต่อไป

เปิดไฟล์ตามวิธีการปกติ

เลือก “ใช่” เพื่อยืนยันการเปิดเอกสารเรียกใช้คำสั่ง SQL

เลือก “แก้ไขรายชื่อผู้รับ”

เลือก รายการฐานข้อมูล – แล้วเลือก “แก้ไข”

แก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง แล้วเลือก “ตกลง”