การทักทาย Greeting

การใช้โทรศัพท์ในทางธุรกิจนั้นเหมือนกับการใช้โทรศัพท์เพื่อวัตถุประสงค์ อย่างอื่น ตรงที่จะมีบทให้เราเล่นอยู่สองบทคือ บทผู้เรียกสายและบทผู้รับสาย แต่ภาษาที่พูดในทางธุรกิจนี้จะแตกต่างไปจากภาษาที่เราใช้พูดทางโทรศัพท์ ในกรณีทั่วๆไปบ้างเล็กน้อย กล่าวคือ การใช้โทรศัพท์ในทางธุรกิจจะเป็นภาษาพูดที่ค่อนข้างเป็นงานเป็นการ มีความจริงจังมากขึ้น มีลูกเล่นน้อยหรือแทบจะไม่มีเลย อย่างเช่นในกรณีที่มีคนโทรศัพท์มาที่บ้าน เมื่อรับสาย เราอาจจะพูดทักทายไปเพียง hello หรือ hi เท่านั้น แต่การพูดทักทายทางโทรศัพท์ในวงธุรกิจนั้นแตกต่างกันไป หากคุณเป็นผู้เรียกสาย คุณมักไม่ได้คุยกับบุคคลที่ต้องการในทันที แต่จะพบโอเปอเรเตอร์ หรือผู้รับสาย (บางหน่วยงานอาจไม่มีโอเปอเรเตอร์ไว้รับสายเป็นการเฉพาะ แต่ให้พนักงานช่วยกันรับสาย) เป็นด่านแรก คำพูดที่ใช้ในการทักทายก็แตกต่างกันออกไป หรือหากคุณเป็นผู้รับสาย กรณีที่คุณเป็นโอเปอเรเตอร์ และไม่ใช่โอเปอเรเตอร์ ก็มีวิธีพูดที่แตกต่างกันออกไป

การทักทายกันทางโทรศัพท์ในการติดต่อทางธุรกิจในสถานการณ์ต่างๆ มีดังนี้ เมื่อรับสายในห้องทำงานรวม  ชื่อบริษัท/ชื่อกอง/ชื่อแผนก ซึ่งอาจสลับที่กัน Good morning / afternoon/evening และอาจปิดท้ายด้วย May/Can/Could I help you ? เช่น Thai Airways. Good morning. Good afternoon. Customer Service. Can I help you? สำหรับการพูดชื่อบริษัทนั้นนิยมไม่นิยมพูดชื่อเต็ม เช่น Thai Airways International Public Company Limited โดยเฉพาะสามคำหลัง คือ Public Company Limited นั้นไม่เป็นที่นิยมพุดกัน นอกจากนี้ คำกล่าวสวัสดี ก็นิยมใช้ Good morning / afternoon /evening แทน Hello หรือ Hi ที่ให้ความรู้สึกเป็นกันเองมากไป

เมื่ อรับสายในห้องทำงานส่วนตัว ชื่อและนามสกุล ตามด้วย May I help you?  ชื่อและนามสกุล’s office อาจตามด้วย May I help you? เช่น John Campisi. May I help you> Good morning. Mr.Nolan Mayer’soffice. May I help you? Bob Ivy’s office.

ในกรณีที่คุณเป็นผู้เรียกสาย หลังจากที่ผู้รับสายปลายทางได้กล่าวทักทายแล้วคุณอาจเลือกพูดอย่างใดอย่างหนึ่งตามสถานการณ์ที่เกิดขึ้น ดังต่อไปนี้ ในสถานการณ์ทั่วไป (เมื่อผู้รับไม่ใช่โอเปอเรเตอร์)  Good morning/afternoon/evening. This is ชื่อและนามสกุลของเรา of ชื่อบริษัท  My name is ชื่อและนามสกุลของเรา. I’m calling from ชื่อบริษัท  This is ขื่อและนามสกุล (speaking) เช่น  Good morning. This is Paul Burke of Nestle.  My name is Jill Brown. I’m calling from Fedmart.  This is Clark Kent.

ในกรณีที่โอเปอเรเตอร์เป็นผู้รับ เราไม่จำเป็นต้องแจ้งชื่อหรือชื่อบริษัทจองเราให้โอเปอเรเตอร์ทราบ เราสามารถแจ้งวัตถุประสงค์ของการโทรศัพท์ไปได้เลยว่าต้องการพูดกับใครหรือติดต่อกับหมายเลขใด แต่หากจะกล่าว Good morning/ afternoon /evening ก่อนที่จะแจ้งวัตถุประสงค์ให้โอเปอเรเตอร์ทราบก็ไม่เป็นการเสียหาย และกลับเป็นสิ่งที่ดี

สถานการณ์ตัวอย่างการทักทายเมื่อเริ่มพูดโทรศัพท์ 1. เมื่อรับสายในห้องทำงานรวม ผู้รับ Good morning. IBM. May I help you? ผู้เรียก Good morning. My name is Larry Brown. I’m calling from Sony. 2. เมื่อรับสายในห้องทำงานส่วนตัว ผู้รับ John Campsiri’s office. Can I help you? ผู้เรียก Good morning. This is Steve Ellis of Chrysler. เมื่อโอเปอเรเตอร์เป็นผู้รับสาย ผู้รับ Operator ผู้เรียก Good afternoon

Exercise 1 เมื่อรับโทรศัพท์ในห้องทำงานรวมและใช้ชื่อบริษัท Example: Norcom. Good morning. May I help you? IBM. ……….. afternoon. Can …………….? Xerox, ………….. evening. Could …………..? Nestle. ………… morning. Can …………..? CP. ………….. afternoon. May …………..? Telecom. ……….. evening. Could …………?

Exercise 2 เมื่อรับโทรศัพท์ในห้องทำงานรวมและใช้ชื่อฝ่ายหรือชื่อแผนก Example: Good morning. Customer Service. Can I help you? ……. afternoon. Guest Relations. May ……….? ……. evening. Advertising Department. Can……? ……. morning. Sales Section. Could …….? ……. afternoon. Marketing Division. May …….? ……. evening. Personnel Section. Can ……….?

Exercise 3 เมื่อรับโทรศัพท์ในห้องทำงานส่วนตัว Exercise 3 : Marc Platt. May I help you? Susan Jones. Can …………? Brian Forster. Could ……….? Jodie Bloom. May …….? Kate Mos. Could ………? Alex Schroeder. Can ………..?

Exercise 4 ในกรณีที่เราเป็นฝ่ายเรียกสาย Example : ผู้รับ Nolan Mayer’s office. May I help you? ผู้เรียก Good morning. This is Melody Bradford of IBM. ผู้รับ ……………………………..? ผู้เรียก ……………….. My name is Judy Holiday. I’m calling from JC Penny. 2. ผู้รับ ……………………………………? ผู้เรียก ………………….. This is David Simon of Ford.

ผู้รับ ………………………..? ผู้เรียก ………………. This is Dawn Pearson speaking. ผู้เรียก ……… I’m Bobby Burke. I’m calling from Fed Express. ผู้รับ ………………………? ผู้เรียก ……………. This is Amy Grant speaking. I’m calling from Foodmart.

Go to the next lesson