โครงการพัฒนาสนับสนุน การควบคุมงบประมาณและ การกันเงินไว้เบิกเหลื่อมปีด้วยระบบ Online – Real time

การควบคุมงบประมาณของกรมชลประทาน วัตถุประสงค์ เพื่อให้สำนัก / โครงการ / กอง / กลุ่ม ใช้เงินได้ถูกประเภท และไม่เกินกว่า วงเงินที่ได้รับอนุมัติ ทำให้ทราบความเคลื่อนไหวของการใช้จ่ายเงินงบประมาณทุกสถานะ สามารถให้ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับการใช้จ่ายเงินงบประมาณแก่หน่วยงานต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้อง หน่วยงานเจ้าของงบประมาณใช้เป็นข้อมูลในการตรวจสอบการใช้จ่ายเงิน จัดทำรายงานการใช้จ่ายเงินงบประมาณในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อให้หน่วยงานที่ เกี่ยวข้อง รวมทั้งผู้บริหารใช้ในการบริหารติดตามการใช้จ่ายเงินงบประมาณ 1 2 3 4 5 กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

แผนภาพสรุปขั้นตอนการดำเนินการควบคุมงบประมาณ สำนักงบประมาณ หน่วยงานภายในกองการเงินและบัญชี อนุมัติเงินประจำงวด กรมชลประทาน กองแผนงาน ค่าล่วงเวลา , เบี้ยเลี้ยง , ใบยืมเงินทดรอง บิลใบแจ้งหนี้ ฯลฯ เอกสารการเบิกจ่ายเงิน แบบโอนลด-เพิ่ม เงินประจำงวด กองการเงินและบัญชีกลุ่มควบคุมงบประมาณ ดำเนินการควบคุมงบประมาณด้วย Cost Sheet ค่าล่วงเวลา , เบี้ยเลี้ยง , ใบยืมเงินทดรอง ฯลฯ หน่วยงานเจ้าของงบประมาณ (กลุ่ม/กอง/สำนัก) เอกสารการเบิกจ่ายเงิน พ.ด.01 พ.ด.01 กองพัสดุ

ขั้นตอนการดำเนินงานแบบเดิม ลงคุมในกระดาษทำการ (COST SHEET) 3 ตรวจสอบ วิเคราะห์ 5 ตรวจสอบ วิเคราะห์ 2 6 7 เบิกจ่าย 4 1 รับใบสำคัญต่าง ๆ รายการผูกพัน รับใบอนุมัติเงินงวดจัดสรร คำนวณเลขเพื่อออกรายงาน กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

ใบควบคุมงบประมาณ (Cost sheet) แบบเดิม

ข้อเสียของการควบคุมงบประมาณแบบเดิม งานล่าช้า ขั้นตอนในการดำเนินงานผิดพลาด ในการทำรายงานภาพรวม ส่วนภูมิภาคต้องเสียค่าใช้จ่ายในการส่ง ข้อมูลให้ส่วนกลาง (การส่งแฟกซ์, การส่งไปรษณีย์, การเดินทาง) ข้อมูลดูได้เฉพาะหน่วยงานที่รับผิดชอบ ไม่สามารถให้ผู้อื่นเข้าดูได้ ในการประมวลผลเพื่อจัดทำรายงานอาจผิดพลาดได้ง่าย รวมทั้ง ล่าช้า 1 2 3 4 5 กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

ระบบบริหารงบประมาณกรมชลประทาน BIS Budget Information System แนวคิดที่จะนำระบบเทคโนโลยีมาใช้ในการควบคุมงบประมาณแทนที่จัดทำด้วยวิธีการเดิม เป็นการบูรณาการ (Intregrated) โดยนำระบบย่อยหลายระบบรวมเข้าด้วยกัน ได้แก่ ระบบการจัดสรรเงินงบประมาณ การผูกพันงบประมาณ การควบคุมสัญญา การเบิกจ่าย เน้นควบคุมเฉพาะงบประมาณประจำปี และคุมงบประมาณเป็นราย ประมาณการ 1 2 3

โครงการพัฒนาสนับสนุนการควบคุมงบประมาณและการกันเงินไว้เบิกเหลื่อมปี ด้วยระบบ Online Real time เป็นการขยายขอบเขตการปฏิบัติงาน จากเดิมคุมเฉพาะงบประมาณประจำปี เพิ่มให้สามารถคุมเงินกันไว้เบิกเหลื่อมปีด้วย เป็นการพัฒนาระบบฐานข้อมูลให้สามารถใช้งานได้ทั้งส่วนกลางและส่วนภูมิภาค เพื่อให้การควบคุมการใช้จ่ายเงินงบประมาณและเงินกันไว้เบิกเหลื่อมปี มีรูปแบบและมาตรฐานการปฏิบัติงานเดียวกันทั้งองค์กร ทำให้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกัน รวมทั้งจัดทำรายงานทางการเงินที่เที่ยงตรง รวดเร็ว ทันกาล เพื่อให้ผู้บริหารใช้ในการวิเคราะห์ตัดสินใจ สั่งการเร่งรัดการใช้จ่ายเงินงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบใหม่นี้ปฏิบัติงานในระบบ Online Real time ผ่านระบบเครือข่าย Intranet ของกรมชลประทาน กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

ขั้นตอนการดำเนินงานแบบใหม่ บันทึกข้อมูล Online Real Time ตรวจสอบความถูกต้อง เบิกจ่าย 4 6 2 ผู้บริหารสามารถดูรายงานได้ทันที 3 รับใบจัดสรรเงินงวดและเอกสารใบสำคัญต่าง ๆ 7 1 5 เจ้าหน้าที่หรือผู้ควบคุมงานตรวจสอบและสามารถดูรายงานต่าง ๆ ได้ทันที ประมวลผลข้อมูลออกรายงาน

ข้อดีจากการควบคุมงบประมาณในระบบ BIS 1 เป็นความคิดริเริ่มในการนำนวัตกรรม (Innovation) ระบบสารสนเทศควบคุมงบประมาณ ผ่านระบบเครือข่ายกรม ด้วยเทคโนโลยี Web base Application ทำให้การควบคุมงบประมาณเป็นมาตรฐานเดียวกัน ยอดคงเหลือเป็นปัจจุบัน ถูกต้อง ไม่ผิดพลาดสามารถใช้ฐานข้อมูลเดียวกัน ส่วนกลางสามารถตรวจสอบ และดูข้อมูลของส่วนภูมิภาคได้ 2 ทำให้สามารถออกรายงานได้ทันทีและสามารถจัดรูปแบบรายงานได้มากขึ้นตามความ ประสงค์ของผู้บริหาร ในการวิเคราะห์เพื่อกำหนดแนวทางและวิธีปฏิบัติงานของกรม ชลประทาน 3 กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

ข้อดีจากการควบคุมงบประมาณในระบบ BIS 4 มีคู่มือในการควบคุมงบประมาณในระบบ BIS ใช้บุคลากรลดลงแต่สามารถทำงานในระบบได้เป็นอย่างดีบุคลากรได้มีโอกาสพัฒนางาน 5 6 ไม่เปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บข้อมูล

ตัวอย่าง Cost sheet จากระบบ BIS กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

ตัวอย่างสรุปผลการเบิกจ่ายจากระบบ BIS

เปรียบเทียบระบบมือกับระบบ BIS ลงลายมือในทะเบียน Cost sheet บันทึกในระบบ การคำนวณผลใช้เครื่องบวกเลข ระบบคำนวณอัตโนมัติ รายละเอียดการควบคุมการใช้จ่ายดูได้ ส่วนกลางสามารถเปิดดูรายละเอียด แต่เฉพาะผู้จัดทำ ได้ทุกหน่วยเบิกจ่าย การจัดทำรายงานตรวจสอบต้องรวบรวม รายงานสามารถเรียกข้อมูลได้จากระบบ ข้อมูลโดยมือทั้งส่วนกลางและส่วนภูมิภาค และสามารถทำรายงานในรูปแบบ ทำให้รายงานผู้บริหารล่าช้าและบางครั้งไม่ หลากหลายตามที่ต้องการ ถูกต้อง กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

การควบคุมงบประมาณระบบ BIS และ GFMIS ซ้ำซ้อนกันหรือไม่ รองรับการปฏิบัติงานภายในของกรมชลประทาน จำแนกเป็น งานจ้างเหมา/ทำเอง ค่าจ้างชั่วคราว งบล่ำซำ ระบุค่าใช้จ่าย แต่ละประเภท ไม่สามารถรองรับการปฏิบัติงานภายในของกรมชลประทาน จำแนกเป็น งานจ้างเหมา/ทำเอง ค่าจ้างชั่วคราว งบล่ำซำ (ค่าซ่อมแซมบำรุงรักษาโครงการ) แสดงรายการผูกพันงบประมาณหรือการจองเงินในระบบ (พด.01 , อนุมัติล่วงเวลา , เงินยืมทดรอง , ค่าเช่าบ้าน ) แสดงรายการที่เบิกจ่ายแล้วหรือรายการที่ผูกพัน/สัญญาผ่านระบบแล้วเท่านั้น (PO, จ่ายจริง) ยอดคงเหลือเป็นยอดที่แท้จริงในปัจจุบัน ยอดคงเหลือไม่เป็นยอดปัจจุบัน

ปัญหาที่เกิดจากระบบ BIS หน่วยเบิกจ่ายส่วนภูมิภาคมีบุคลากรจำนวนน้อย บุคลากรอาวุโส การบันทึกข้อมูลไม่ถูกต้องครบถ้วนตามกระบวนงาน หน่วยเบิกจ่ายส่วนภูมิภาคทำรายงานในระบบ Excel ไม่ต้องการเปลี่ยนวิธีทำงานให้เป็นแบบใหม่ รายงานที่ทำยังไม่สมบูรณ์ ครบถ้วนตามความต้องการของส่วนภูมิภาค ระบบยังไม่สมบูรณ์ ต้องพัฒนาเพิ่มเติม 1 2 3 4 5 กลุ่มควบคุงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

แผนในการปรับปรุง จ้างบริษัทพัฒนาและบำรุงรักษาต่อเนื่อง ให้ความรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานในระบบที่ได้เพิ่มขึ้น ในเว็บไซด์ของกองการเงินและบัญชี กลุ่มควบคุมงบประมาณ และให้คำปรึกษาฝึกปฏิบัติแก่หน่วยเบิกจ่ายได้ตลอดเวลา ติดตามเร่งรัดให้หน่วยเบิกจ่ายดำเนินการในระบบให้ครบทุกหน่วยเบิกจ่ายและครบถ้วนถูกต้องทุกกระบวนงาน หน่วยรับงบประมาณ (ศูนย์ต้นทุน) เป็นผู้บันทึกในระบบ โดยหน่วยเบิกจ่ายเป็นผู้ตรวจสอบระบบ 1 2 3 4

แนวทางการปฏิบัติงานในระบบ BIS ระบบการจัดสรรงบประมาณ ระบบงานบริหารเงินงบประมาณ ระบบงานบริหารเงินกันเหลื่อมปี 1 2 3 กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

เข้าสู่เว็บไซด์ของกรมชลประทาน

เข้าหน่วยงานในสังกัด กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

เข้าสำนัก/กอง

เข้ากองการเงินและบัญชี กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

เข้าระบบ BIS

เข้าระบบ BIS เข้าระบบ BIS กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

เข้าระบบ BIS สำหรับผู้ปฏิบัติงาน

คลิกระบบการจัดสรรงบประมาณ กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

ระบบการจัดสรรงบประมาณ

หน้าหลักระบบการจัดสรรงบประมาณ กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

เข้าสู่หน้าจอบันทึกเงินจัดสรร

คลิกระบบงานบริหารเงินงบประมาณ กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

ระบบบริหารเงินงบประมาณ

หน้าหลักของระบบบริหารเงินงบประมาณส่วนบน กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

หน้าหลักของระบบบริหารเงินงบประมาณส่วนล่าง

กราฟเปรียบเทียบเงินจัดสรร ผูกพัน เบิกจ่าย ตามพื้นที่ กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

กราฟเปรียบเทียบ ผูกพัน กับเบิกจ่าย ประจำปีงบประมาณ

รายงานแยกตามรหัส GL กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

ทะเบียนคุมสัญญา

รายงานสถิติบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบ แยกตามศูนย์ต้นทุน รายงานสถิติบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบ แยกตามศูนย์ต้นทุน กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

คลิกระบบงานบริหารเงินกันเหลื่อมปี

เข้าสู่ระบบบริหารเงินกันเหลื่อมปี กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

หน้าหลักของระบบบริหารเงินกันเหลื่อมปี ส่วนบน

หน้าหลักของระบบบริหารเงินกันเหลื่อมปี ส่วนล่าง กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

โอนงบประมาณคงเหลือเงินกันเหลื่อมปี

รายงานตรวจสอบข้อมูลสำรองเงินแยกตามพื้นที่ กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

กราฟเปรียบเทียบ ผูกพัน กับ เบิกจ่ายเงินกันเหลื่อมปี

รายงานการบันทึกรายการทรัพย์สิน (สท.) กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

รายงานสรุปสถานภาพเงินกันไว้เบิกเหลื่อมปี

รายงานสรุปสถานะเงินกันไว้เบิกเหลื่อมปี แยกตามส่วนกลาง และส่วนภูมิภาค กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

ระบบ BIS สำหรับบุคคลทั่วไป

หน้าหลักระบบ BIS สำหรับบุคคลทั่วไป กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี

คู่มือในการจัดทำระบบ BIS

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม งานงบประมาณ 4 กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี โทร. 0 2241 4429 ภายใน 2281

ขอบคุณค่ะ จัดทำโดย กลุ่มควบคุมงบประมาณ กองการเงินและบัญชี โทร. 0 2241 4429 Email : budget_four@hotmail.com