คำขวัญ : ระดมความคิด ร่วมมือร่วมใจ แก้ไขปัญหา พัฒนาองค์กร QCC-58-24 ดาวลูกไก่ คำขวัญ : ระดมความคิด ร่วมมือร่วมใจ แก้ไขปัญหา พัฒนาองค์กร ลดระยะเวลาการรวบรวมข้อมูล การจัดโครงการ/กิจกรรมของคณะบริหารธุรกิจ

ผศ.ดร.อดิศักดิ์ ธีรานุพัฒนา (อ.อ้น) อาจารย์ที่ปรึกษา นางสาวศุภลักษณ์ วันปั๋น (พี่ฝ้าย) เจ้าหน้าที่หน่วยประกันคุณภาพการศึกษา ที่ปรึกษา นางสาวสกาวเดือน ณ เมธา (อัน) 561512143 เลขานุการ นางสาวธนัญญา สดใส (บี) 561512063 ประธานกลุ่ม นางสาวทัศพร จันทนานุวัฒน์กุล (พี่ไหม) เจ้าหน้าที่หน่วยประกันคุณภาพการศึกษา ที่ปรึกษา นางสาวณัฏฐ์ชนินท์ ชีวานุตระ (อิ๊บ) 561512039 สมาชิก นางสาวณัฐฐินันท์ บุญศิริ (ไข่มุก) 561512042 สมาชิก นางสาวณัฐณิชา โมหา (เฟิร์น) 561512043 สมาชิก นายปุณยวัช อินทนนท์ (หนุ่ม) 561512088 สมาชิก นางสาวศศิธร เรืองเดชสุวรรณ (ฟลุ๊ค) 561512133 สมาชิก

1 ปัญหา คะแนน 48 ความเป็นไปได้ ความรุนแรง ความถี่ รวม 1. 3 4 2. 1 12 การค้นหาปัญหา/คัดเลือกหัวข้อ ลำดับ ปัญหา คะแนน ความเป็นไปได้ ความรุนแรง ความถี่ รวม 1. ปัญหาการรวบรวมข้อมูลโครงการ/กิจกรรมเพื่อทำรายงานการประเมินตนเอง (SAR)ใช้เวลานาน 3 4 48 2. ปัญหาการตามเอกสาร/ข้อมูลของหน่วยงาน QA (หน่วยงานส่งข้อมูลไม่ตรงตามเวลา) 1 12 3. บุคลากรไม่เข้าใจในระบบการทำงานการใช้งาน PDCA 2 จากการค้นหาปัญหาและคัดเลือกปัญหา เราได้หัวข้อปัญหาที่น่าสนใจมา 3 หัวข้อ คือ 1. ปัญหาการรวบรวมข้อมูลโครงการ/กิจกรรมเพื่อทำรายงานการประเมินตนเอง(SAR) 2. ปัญหาการตามเอกสาร/ข้อมูลของหน่วยงาน QA (หน่วยงานส่งข้อมูลไม่ตรงตามเวลา) 3. บุคลากรไม่เข้าใจในระบบ PDCA ซึ่งหัวข้อที่มีความเป็นไปได้ ความรุนแรง และความถี่มากที่สุดคือ หัวข้อที่ 1

>> การประชุมระดมสมองเพื่อร่วมกันคัดเลือกปัญหา ร่วมกับพี่ๆ หน่วยประกันคุณภาพการศึกษา

2 การรวบรวมข้อมูลโครงการ/กิจกรรมของหน่วยประกันคุณภาพการศึกษา เก่า ใหม่ การสำรวจสภาพปัจจุบันและตั้งเป้าหมาย การรวบรวมข้อมูลโครงการ/กิจกรรมของหน่วยประกันคุณภาพการศึกษา เก่า ใหม่ ระบบ PDCA เก่า หน่วยงาน QA ระบบใหม่ หน่วยงาน QA ขอข้อมูลเพิ่มเติมไปยังหน่วยงาน ที่เกี่ยวข้อง ให้ส่งทาง e-mail มีข้อมูลโครงการครบถ้วน สามารถแนบไฟล์สรุปผลประเมินโครงการ หน่วยงานต่างๆสามารถดึงข้อมูลผลประเมินฯ จากระบบได้ ภาควิชา ข้อมูลโครงการไม่ครบถ้วน ไม่มีข้อมูลสรุปผลประเมินโครงการ เช่นผลประเมินความพอใจของผู้เข้าร่วมโครงการ ภาควิชา หน่วยงานอื่นๆ หน่วยงานอื่นๆ เป้าหมาย ใช้เวลานาน เนื่องจากไม่สามารถดึงข้อมูลจากระบบได้ครบทั้งหมด 1 ชม. 1 สัปดาห์ 5 นาที

Time Function Map ขั้นตอนการจัดโครงการ กรอกข้อมูลโครงการ สรุปผลการจัด โครงการ ขั้นตอนในการจัดทำโครงการต่างๆ จะเริ่มจาก เสนอโครงการในระบบ MIS คณะบริหารธุรกิจ (PDCA) ตรวจสอบการนำเสนอโครงการ หากไม่ผ่านจะกลับไปเสนอโครงการใหม่ แต่ถ้าผ่าน ขั้นตอนต่อไปจะพิจารณาอนุมัติโครงการ เบิกงบประมาณ ติดต่อสถานที่ ตรวจสอบความพร้อมของสถานที่และวิทยากร หากไม่ผ่านก็จะกลับไปตรวจสอบความพร้อมใหม่ แต่ถ้าผ่านก็จะสู่ขั้นตอนต่อไป ขั้นตอนประชาสัมพันธ์ ผู้ที่สนใจเข้าลงทะเบียน ดำเนินกิจกรรม ตรวจสอบการเข้าร่วม ประเมินผลความพึงพอใจการจัดกิจกรรมของผู้เข้าร่วมกิจกรรม ทำการสรุปผล และบันทึกผลการเข้าร่วมกิจกรรม 6 .1 วัน ใหม่5.8 วัน

ข้อมูลสภาพปัจจุบัน : ระยะเวลาที่ใช้ของผู้ปฏิบัติงาน หน่วยงาน/ภาควิชา ระยะเวลาร่างโครงการ/กรอกข้อมูล (ชั่วโมง) (P) ระยะเวลาสรุปผลการจัดทำโครงการ (ชั่วโมง) (A) ภาควิชาบัญชี 1 3 ภาควิชาการเงินและการธนาคาร ภาควิชาการจัดการ 2 8 หน่วยพัฒนาคุณภาพนักศึกษา 0.5 หน่วยวิจัย หน่วยทำนุบำรุง/ศิลปะและวัฒนธรรม 1.5 หน่วยงานนโยบายแผน ศูนย์ MIC หน่วยพัฒนาคุณภาพ หน่วยงานบริการการศึกษาฯ ป.ตรี หน่วยงานบริการการศึกษาฯ ป.โท หน่วยงานบริการการศึกษาฯ ป.เอก 0.25 ค่าเฉลี่ย 1.56 2.65 จากตารางข้างต้นแสดงให้เห็นถึง ระยะเวลาในการจัดทำโครงการ จนถึงเสนอโครงการ ของแต่ละภาควิชา/หน่วยงาน ในช่วงของระยะเวลาร่างโครงการ/กรอกข้อมูล (ชั่วโมง) มีค่าเฉลี่ยออกมาคือ 1.56 และระยะเวลาสรุปผลการจัดทำโครงการ (ชั่วโมง) มีค่าเฉลี่ยออกมาคือ 2.65 ชั่วโมง เป้าหมาย 15 นาที

3 ตาราง Gantt Chart การวางแผนกิจกรรม = Plan = Actual 7 step of QC story สิงหาคม 58 กันยายน 58 ตุลาคม 58 พฤศจิกายน 58 1 2 3 4 1.การค้นหา/คัดเลือกปัญหาหัวข้อ   2.การสำรวจสภาพปัจจุบันและตั้งเป้าหมาย 3.การวางแผนกิจกรรม 4.การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา 5.การกำหนดมาตรการแก้ไขและการปฏิบัติ 6.การตรวจสอบผล 7.การกำหนดมาตรฐานปฏิบัติงาน 8.นำเสนอผลงานในวัน QCC Day จากตารางการวางแผนกิจกรรมข้างต้น จะแสดงให้เห็นถึงช่วงระยะเวลาของการจัดทำแต่ละขั้นตอน จนถึงวันนำเสนอผลงาน QCC

ผู้บริหารที่พิจารณาโครงการ 4 การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา ผู้จัดทำโครงการ คณบดี ผู้บริหารที่พิจารณาโครงการ ขั้นตอนการทำงาน ระบบ PDCA

ขั้นตอนการทำงาน

ระบบ PDCA

ตารางแสดงความถี่สาเหตุของปัญหา 4 การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา (ต่อ) ตารางแสดงความถี่สาเหตุของปัญหา ลักษณะของปัญหา ความถี่ %ความถี่ ความถี่สะสม  การใช้ระบบ PDCA ระบบเก่าทำให้การทำงานซ้ำซ้อน 12 28% 12.00 ระบบ PDCA ไม่เสถียร 10 51% 22.00 ระบบ PDCA เก่ามีการกำหนดเวลาในการกรอกข้อมูล 4 60% 26.00 การกรอกข้อมูลในระบบ PDCA เก่า มีความเสี่ยงทำให้ข้อมูลในระบบหาย 70% 30.00 แต่ละหน่วยงานไม่เห็นความสำคัญของการกรอกระบบ PDCA 3 77% 33.00 คีย์ข้อมูลแล้วโปรแกรมไม่จัดรูปแบบให้ 2 81% 35.00 ระบบใช้งานยาก 86% 37.00 แบบฟอร์มไม่เป็นมาตรฐาน 91% 39.00 หน้าเว็บไซต์ปัจจุบันไม่มีระบบ PDCA 1 93% 40.00 ข้อมูลของเว็บไซต์เก่าและใหม่ ไม่ประสานกัน 95% 41.00 บุคลากรบางคนไม่รู้จักหรือไม่เคยใช้งานระบบ 98% 42.00 พื้นที่กรอกในระบบ PDCA ไม่เพียงพอต่อปริมาณข้อมูลที่ต้อง กรอก 100% 43.00 เข้าสู่ขั้นตอนการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา ปัญหาของการใช้ระบบ PDCA นั้นมาจากหลายสาเหตุ และจากการสำรวจปัญหาและลงความถี่ จะสรุปได้ว่าสาเหตุของปัญหาที่พบมากที่สุดคือ การใช้ระบบ PDCA เดิม ทำให้การทำงานซ้ำซ้อน

แผนภูมิ Pareto

ระบบ PDCA เก่า >> ระบบe-Project ใหม่ 5 การกำหนดมาตรการแก้ไขและการปฏิบัติ ระบบ PDCA เก่า >> ระบบe-Project ใหม่ ศึกษาดูงาน+นำระบบต้นแบบ e-Project ของคณะวิทยาศาสตร์มาปรับใช้

>>จัดประชุมผู้ปฏิบัติงานที่รับผิดชอบการเขียนโครงการของภาควิชาและหน่วยงานเพื่อทดสอบระบบ e-Project รวมทั้งให้ข้อมูลความต้องการและข้อเสนอแนะ (requirement) อื่นๆ ในการปรับปรุงและพัฒนาระบบต่อไป เมื่อวันที่ 16 พฤศจิกายน 2558 เวลา 14.00 – 15.00 ณ ห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์ชั้น 2

>>จัดประชุมผู้ปฏิบัติงานที่รับผิดชอบการเขียนโครงการของภาควิชาและหน่วยงานเพื่อทดสอบระบบ e-Project รวมทั้งให้ข้อมูลความต้องการและข้อเสนอแนะ (requirement) อื่นๆ ในการปรับปรุงและพัฒนาระบบต่อไป เมื่อวันที่ 16 พฤศจิกายน 2558 เวลา 14.00 – 15.00 ณ ห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์ชั้น 2

6 การตรวจสอบผล การรวบรวมข้อมูลโครงการ/กิจกรรมของหน่วยประกันคุณภาพการศึกษา เก่า ใหม่ ระบบ PDCA เก่า หน่วยงาน QA ระบบใหม่ e-Project หน่วยงาน QA ขอข้อมูลเพิ่มเติมไปยังหน่วยงาน ที่เกี่ยวข้อง ให้ส่งทาง e-mail มีข้อมูลโครงการครบถ้วน สามารถแนบไฟล์สรุปผลประเมินโครงการ หน่วยงานต่างๆสามารถดึงข้อมูลผลประเมินฯ จากระบบได้ ภาควิชา ข้อมูลโครงการไม่ครบถ้วน ไม่มีข้อมูลสรุปผลประเมินโครงการ เช่นผลประเมินความพอใจของผู้เข้าร่วมโครงการ ภาควิชา หน่วยงานอื่นๆ หน่วยงานอื่นๆ เป้าหมาย ใช้เวลานาน เนื่องจากไม่สามารถดึงข้อมูลจากระบบได้ครบทั้งหมด 1 ชม. 1 สัปดาห์ 5 นาที

6 ระยะเวลาที่ใช้ของผู้ปฏิบัติงาน (ระบบ e-Project ใหม่) การตรวจสอบผล (ต่อ) ระยะเวลาที่ใช้ของผู้ปฏิบัติงาน (ระบบ e-Project ใหม่) หน่วยงาน/ภาควิชา   ระยะเวลาร่างโครงการ/กรอกข้อมูล (นาที) (P) ระยะเวลาการสรุปผลการจัดทำโครงการ (นาที) (A) ภาควิชาบัญชี 10 5 ภาควิชาการเงินและการธนาคาร 30 ภาควิชาการจัดการ 1 หน่วยพัฒนาคุณภาพนักศึกษา 2 หน่วยวิจัย หน่วยทำนุบำรุง/ศิลปะและวัฒนธรรม 12 หน่วยงานนโยบายและแผน 15 ศูนย์ MIC 3 หน่วยพัฒนาคุณภาพ หน่วยงานบริการการศึกษาฯ ป.ตรี หน่วยงานบริการการศึกษาฯ ป.โท หน่วยงานบริการการศึกษาฯ ป.เอก ค่าเฉลี่ย 10.30 นาที 10.2 นาที จากการตรวจสอบผล จะได้ค่าเฉลี่ยระยะเวลาร่างโครงการ/กรอกข้อมูล คือ 10.30 นาที และระยะเวลาการสรุปผลการจัดทำโครงการ คือ 10.2 นาที เป้าหมาย 15 นาที

>>ทำเอกสารแนวทางเขียนโครงการผ่านระบบ e-Project 7 การกำหนดมาตรฐานปฏิบัติงาน >>ทำเอกสารแนวทางเขียนโครงการผ่านระบบ e-Project

เปรียบเทียบรูปแบบรายงานโครงการที่พิมพ์ออกมา ระหว่างระบบ PDCA เก่า กับ ระบบ e-Project ใหม่

Cost Saving ของต้นทุนกระดาษ 23,939.86 บาท/ปี จำนวนโครงการ/ปี จำนวนกระดาษที่ใช้แต่ละโครงการ (รวมที่ปริ้นเสีย) (แผ่น) ต้นทุนกระดาษต่อแผ่น (บาท) จำนวนกระดาษที่ใช้เมื่อนำระบบเก่ามาใช้ ต้นทุนกระดาษ ระบบเดิม (บาท/ปี) จำนวนกระดาษที่ใช้เมื่อนำระบบใหม่มาใช้ ระบบใหม่ (บาท/ปี) ต้นทุนที่ประหยัดได้ (บาท/ปี) 100 6 0.20 600 120 20 Cost saving ของผู้ปฏิบัติงาน เงินเดือนเฉลี่ย(บาท/ต่อปี/คน) เงินเดือนเฉลี่ย (บาท/นาที) ระยะเวลาที่ประหยัดได้ในการกรอกข้อมูลโครงการ (นาที/เดือน) ระยะเวลาที่ประหยัดได้การสรุปผลการจัดทำโครงการ (นาที/เดือน) จำนวนเงินที่ประหยัดได้ (บาท/เดือน) (บาท/ปี) 28,113.45 3.35 106.70 140.80 828.343 9,940.11 Cost saving ของผู้ใช้ข้อมูลผลประเมิน (หน่วยงานประกันคุณภาพการศึกษา) เงินเดือนเฉลี่ยต่อ(บาท/ปี/คน) เงินเดือนเฉลี่ย (บาท/นาที) ระยะเวลาที่ประหยัดได้ในการรวบรวมผลประเมิน (นาที) จำนวนเงินที่ประหยัดได้ (บาท/ปี) 26,000 3.10 2,155 6,680.50 Cost saving ของผู้ใช้ข้อมูลผลประเมิน (หน่วยงานอื่นๆอื่น) เงินเดือนเฉลี่ยต่อ(บาท/ปี/คน) เงินเดือนเฉลี่ย (บาท/นาที) ระยะเวลาที่ประหยัดได้ในการรวบรวมผลประเมิน (นาที) จำนวนเงินที่ประหยัดได้ (บาท/ปี) 28,113.45 3.35 2,155 7,219.25

1.ปัญหาในการสำรวจข้อมูล 2.ปัญหาในการติดต่อสื่อสาร 1.ลดต้นทุนกระดาษที่ใช่ในการเสนอโครงการ 2.ลดการทำงานซ้ำซ้อนของบุคลลากร 3.แบบฟอร์มในการเสนอโครงการมีรูปแบบที่ เป็นมาตรฐาน 4.บุคลากรมีความพึงพอใจในการใช้ระบบใหม่ 5.ผู้บริหารสามารถติดตามและดูแลว่า โครงการใดสอดคล้องกับพันธกิจ/กลยุทธ์ ของคณะข้อใด 6.ระบบสามารถพัฒนาและใช้ได้อย่างต่อเนื่อง และยั่งยืน ผลจากการปรับปรุง ช่วยลดระยะเวลาในการรวบรวมข้อมูลการจัดโครงการ/กิจกรรมของหน่วยประกันคุณภาพการศึกษาและหน่วยงานอื่นๆ 1.ปัญหาในการสำรวจข้อมูล 2.ปัญหาในการติดต่อสื่อสาร 3.ปัญหาภาระงานอื่นของ สมาชิกในกลุ่ม คณะสามารถนำระบบe-projectไปพัฒนาต่อให้เข้ากับระบบงานของคณะและผู้ปฏิบัติงาน